Tietosuojailmoitus väärinkäytösten ilmoituskanavalle

Julkaistu 1.2.2023 | Päivitetty 1.2.2023

Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Kehittämispalvelut, Suunnittelupäällikkö Alina Savolainen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 400 792 089

Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilöt

Kehittämispalvelut, Suunnittelupäällikkö Alina Savolainen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 400 792 089

Lakipalvelut, Lakimies Titti Luukkainen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 50 570 3211

Tietosuojavastaava

Taideyliopiston tietosuojavastaavana toimii lakimies Minna Eskola
Sähköpostiosoite: tietosuoja@uniarts.fi
Puhelin: +358407200588
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

Rekisterin nimi ja lyhyt kuvaus

Ilmoituskanavaan liittyvä henkilörekisteri.

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvaillaan Taideyliopiston tietosuojakäytäntöjä, jotka koskevat Euroopan unionin lainsäädännön rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun direktiivin (EU) 2019/1937 ja Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun lain (1171/2022, ns. Ilmoittajansuojelulaki) tarkoittamia laiminlyöntien ja väärinkäytösten ilmoitus- ja selvitysprosessissa käsiteltäviä henkilötietoja.

Tämä tietosuojailmoitus täydentää työntekijärekisteriä koskevaa tietosuojailmoitusta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakiin perustuva tehtävä. Taideyliopisto on Ilmoittajansuojelulain 10 §:n perusteella velvollinen perustamaan ja ottamaan käyttöön ilmoituskanavan, koska se on julkisoikeudellinen oikeushenkilö. Taideyliopisto käsittelee laiminlyönti- ja väärinkäytösilmoitusten osapuolena ja kohteena olevien työntekijöiden henkilötietoja siten lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi.

Ilmoittajansuojelu- eli Whistleblowing -kanavan kautta kertyneitä henkilötietoja käsitellään siinä laajuudessa kuin on tarpeen palautekanavan (sähköposti vaarinkaytosilmoitus@uniarts.fi) kautta ilmoitetun asian asianmukaisen ja riittävän käsittelyn osalta.

Väärinkäytösepäilyn selvittäminen saattaa edellyttää henkilöiden kuulemista, kuulemisten/selvitysten dokumentointia, päätöksiä selvityksen johdosta tehtävistä toimenpiteistä. Henkilötietojen käsittely tapahtuu Taideyliopiston työvälineillä, sovelluksilla ja tallennustilassa.

Käsittelemme vain selvitystehtävien kannalta välittömästi tarpeellisia tietoja.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsiteltävät tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietoryhmät ovat:

• Ilmoittajaa koskevat perustiedot (esim. ilmoittajan nimi, sähköpostiosoite ja muut ilmoituksessa mahdollisesti annetut ilmoittajan henkilötiedot, mikäli ilmoittaja on ne antanut);
  • Ilmoituksen sisältämät tiedot (siinä laajuudessa kuin ne on annettu), joita ovat kaikki ilmoittajan antamat tiedot, kuten esimerkiksi väitetyn väärintekijän henkilöllisyys, sijaintitiedot, väitetyn väärinkäytöksen kuvaus perusteluineen, tositteet, dokumentit, kuvat, mahdolliset ääni- tai videotallenteet sekä kaikki muut asiaan kuuluvat tiedot sisältäen mahdollisia tietoja kolmansista osapuolista tai muista asianosaisista;
  • väitettyä väärinkäytöstä koskevan selvitystyön yhteydessä kerättävät tutkimuksessa tarvittavat tiedot, kuten työsuhteeseen liittyvät tiedot, taloustiedot, kolmannen osapuolen raporteista ja arvioinneista ilmenevät tiedot sekä käyttäjä-, käytös- ja kirjautumistiedot sekä mahdollisia kolmansia osapuolia koskevat tiedot.

Ilmoittaja käyttää päätösvaltaa siitä, millaisia henkilötietoja ilmoituksen kohteesta tai tapaukseen liittyvistä kolmansista osapuolista. Käsiteltävät tiedot saattavat sisältää julkisuuslain 24 §:n eri perusteilla salassa pidettävää tietoja.

Mistä saamme tietoja?

Tietoja saadaan ensivaiheessa ilmoituskanavaan tehdyistä ilmoituksista. Tutkinnan aikana keräämme mahdollisia lisätietoja ilmoituksentekijältä, työtekijöiltä, Taideyliopiston työntekijärekisteristä sekä muista sisäisistä lähteistä kulloinkin käytössä olevien sähköisten järjestelmien kautta.

Työntekijästä kertyy tietoja myös esim. sähköisten palvelupyyntöjen, kulunvalvonnan, työajanseurannan sekä kameravalvonnan kautta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojailmoituksessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös Taideyliopiston työntekijöiltä, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisin tai automaattisin keinoin.

Lakiin perustuvan poikkeussäännöksen (Ilmoittajansuojelulaki 31.1 §) perusteella työntekijälle ei ilmoiteta saamistamme tiedoista ennen kuin niitä mahdollisesti käytetään työntekijää koskevassa päätöksenteossa lain määrittelemässä tarkoituksessa.

Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Ainoastaan nimetyt ilmoituskanavasta vastaavat henkilöt, tai erikseen Taideyliopiston nimeämisprosessin mukaisesti yksittäisen ilmoituksen selvittämiseen nimettävät asiantuntijat, ja tietohallinnon edustajat, joilla on oikeus työtehtäviensä puitteissa käsitellä ilmoituskanavan teknistä toteutusta, Taideyliopiston työvälineillä ja tallennustilassa osapuolten henkilötietoja. Luovutamme henkilötietoja selvitystehtävään nimetyille asiantuntijoille ja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten mm. poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle.

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Tietojasi käsittelevät vain ne Taideyliopiston työntekijät tai Taideyliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn.

Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita, joiden kanssa on laadittu henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Järjestelmään tallennettujen henkilötietojen ja selvitysprosesseissa syntyvien asiakirjojen säilytysajat perustuvat lakiin ja Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelmaan. Tiedot poistetaan viimeistään viiden (5) vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, ellei tiedon säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Emme säilytä nykyisistä tai entisistä työntekijöistä tarpeettomia tietoja. Työsuhteen päättymisen jälkeen työntekijöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan tai anonymisoidaan, ellei niiden käsittelylle ole edelleen soveltuvaa käsittelyperustetta. Säilytysajoissa otetaan huomioon esimerkiksi lainsäädännön mahdollistamat kanneajat sekä työnantajan velvollisuudet. Huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyn oikeutta henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta käsiteltäessä ilmoituskanavan kautta saapuvia ilmoituksia. Rekisteröidyn oikeutta tutustua tietoihin voidaan rajoittaa ilmoitettujen henkilötietojen osalta, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Muualta kuin työntekijältä itseltään kerättävien tietojen osalta työntekijälle ilmoitetaan saaduista tiedoista ennen kuin niitä käytetään työntekijää koskevassa päätöksenteossa.

Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen siihen tapaan, jolla yliopisto on käsitellyt hänen henkilötietojaan, rekisteröity voi vaatia asian selvittämistä kansallisen tietosuojaviranomaisen toimesta (jollaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi).

Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 3 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 11 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 4 nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.

Oma vastuusi

Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Taideyliopiston saataville. Sinun tulee varmistaa, että tiedot ovat totuudenmukaisia ja tarkkoja, eivätkä millään tavalla harhaanjohtavia. Varmistahan, että antamasi tiedot eivät sisällä materiaalia, joka on jonkin kolmannen osapuolen oikeuksia loukkaavaa tai on haitallista Taideyliopistolle.

Ilmoitukseen tehtävät muutokset

Tämä tietosuojailmoitus ei ole osa työsopimusta tai muuta sopimusta ja päivitämme sitä tarvittaessa. Kun ilmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoituksen alkuun. Jos teemme sisällöllisiä muutoksia, saatamme toteuttaa aiheellisia toimenpiteitä tiedottaaksemme sinua tavalla, joka on johdonmukainen suhteessa muutosten merkittävyyteen.