Tietosuojailmoitus työnhakijalle

Julkaistu 3.2.2020 | Päivitetty 18.2.2021

1. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

HR-palvelut, HR- ja palvelujohtaja Riikka Mäki-Ontto
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 500 806 161

2. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

Henkilöstösuunnittelija Anne Kilpeläinen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 50 348 4539

3. Tietosuojavastaava

Katso tietosuojavastaavan yhteystiedot Taideyliopiston tietosuojasivulta.

4. Rekisterin nimi ja lyhyt kuvaus

Työnhakijarekisteri

Tässä hakijalle suunnatussa tietosuojailmoituksessa kuvaillaan tietosuojakäytäntöjämme, jotka koskevat hakijan (”sinä” ja ”sinun”) henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä Taideyliopiston rekrytointiprosesseissa.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Työnhakijatietojen käsittelyn lainmukaisuus perustuu:

• Taideyliopiston oikeutettujen etujen toteuttamiseen avointen työpaikkojen täyttämisessä;
• Taideyliopiston oikeutetut edut perustuvat Taideyliopiston ja rekisteröidyn väliseen asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy rekisteröidyn jättäessä Taideyliopistolle avoimen tai kohdennettuun hakuun liittyvän työhakemuksen. Työnhakijan henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä työhakemusten käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi;
• Työnhakijan / kolmansien osapuolten antamaan suostumukseen;
• Taideyliopiston pakottaviin lakisääteisiin velvoitteisiin tai oikeuksiin työoikeuden alalla.

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallisena tarkoituksena on avointen työpaikkojen täyttäminen kohdennetuissa hauissa, urajärjestelmän mukaisessa etenemisprosessissa, resurssipankin muodostaminen (avoimet hakemukset) ja rekrytointiprosessien hallinnointi.

Saatamme käsitellä työnhakijatietoja myös seuraaviin tarkoituksiin:

• Raportointi ja tilastointi;
• Työnhakijan ja Taideyliopiston oikeuksien turvaaminen sekä rekrytoinnissa sovellettavien lakien noudattamisen varmistaminen.

Työnhakijatietoja ei käytetä suoramarkkinointiin tai muihin kuin tässä ilmoituksessa mainittuihin tarkoituksiin.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

6. Mitä tietoja käsittelemme?

Keräämme aina yksinomaan kyseisen rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tietoja.

Jotkut pyydetyt tiedot voivat olla olla välttämättömiä, jotta hakemuksesi voidaan käsitellä ja arvioida, ja ilman näitä tietoja mahdollisuutemme harkita sinua tehtävään valittavaksi henkilöksi voivat olla rajalliset. Kerättävät tiedot ilmoitetaan hakukohtaisesti hakuilmoituksessa ja / tai on määritelty sähköisessä rekrytointijärjestelmässä.

Käsittelemme mm. seuraavia tietoja:

• Perustiedot kuten kuten nimi, syntymäaika, äidinkieli, kansalaisuus ja muut rekisteröidyn itsensä mahdollisesti ilmoittamat tiedot.
• Yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot tai muut rekisteröidyn itsensä mahdollisesti ilmoittamat tiedot.
• Ammatillista pätevyyttä osoittavat tiedot kuten esim. opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, työhistoriaa koskevat tiedot, tieteelliset, taiteelliset, opetukselliset ja muut haetun tehtävän kannalta keskeiset ansiot ja osaaminen, kielitaito ja muu erityisosaaminen.
• Muita hakemukseen liittyviä tietoja, kuten esim. CV, valokuva, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit tai osaamisnäytteet (tallenne soitosta tai laulusta), joilla hakija haluaa osoittaa ansioitaan ja sopivuutta hakemaansa tehtävään.

Lisäksi käsittelemme seuraavia tietoja:

• Haettuun työtehtävään liittyvät tiedot kuten haettavan työtehtävän tiedot mukaan lukien tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä tiedot työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä.
• Rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot tulossa olevasta jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä.
• Arviointilausunnot kuten valmistelevien työryhmien esitykset tai rekrytointiprosessissa teetetyt hakija-arviot (kuten tieteellisten, taiteellisten tai opetuksellisten ansioiden arviointi sekä mahdollisten toimielinten tai vastaavien lausunnot hakijoiden ansioista tai soveltuuvudesta tehtävään.
• Soveltuvuusarviointi: Mahdollisesti toteuttavan psykologisen soveltuvuusarvioinnin suorittaa suostumuksellasi Taideyliopiston sopimuskumppani, jolla on käytössä luotettavat testausmenetelmät.
• Henkilöluottotietojen tarkistaminen: Mikäli kyse on sellaisesta työtehtävästä, että tehtävään valittavalta henkilöltä edellytetään luottotietojen tarkistamista, informoimme tästä asiasta jo hakuilmoituksessa.
• Rikosrekisteriotteen tarkistaminen tehtävään valittavalta / Sibelius Akatemian nuoriskoulutuksen opettajan tehtävät. Rikosrekisteriotteen tarkistamisesta ilmoitamme hakuilmoituksessa. Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002) velvoittaa Taideyliopistoa pyytämään alle 18-vuotiaiden henkilöiden kanssa työskenteleviltä työntekijöiltä (työsuhde yli 3 kk) nähtäväkseen rikostaustaotteen. Ennen kuin henkilö voidaan valita tällaiseen tehtävään, tulee hänen esittää nähtäväksi rikostaustaote ennen työsopimuksen laatimista.

Arkaluontoiset henkilökohtaiset tiedot: Taideyliopisto ei pyydä eikä kerää arkaluontoisia henkilötietoja rekrytoinnin yhteydessä. Jos kuitenkin annat näitä tietoja, ne eivät ole näkyvillä rekrytointiprosessissa.

• Arkaluontoisiin henkilökohtaisiin tietoihin kuuluvat esimerkiksi rotua tai etnistä alkuperää, fyysistä tai psyykkistä kuntoa, poliittisia mielipiteitä tai uskonnollista vakaumusta, seksuaalista suuntausta, ammattiliiton jäsenyyttä, geneettisiä tietoja.

7. Mistä saamme tietoja?

Taideyliopistossa on käytössä sähköinen rekrytointijärjestelmä (Saima), johon rekisteröitymällä annat ja tallennat itse tietosi. Sähköisessä rekrytointijärjestelmässä varmistamme rekrytointikohtaisesti tietojesi käsittelyyn tarvittavan suostumuksen. Annetun suostumuksen perusteella antamiasi henkilötietoja voivat käsitellä Taideyliopiston sisäiset rekrytointiin osallistuvat arvioijat ja tarvittaessa henkilötietoja voidaan rekrytoinnin niin edellyttäessä siirtää sähköisesti ja käsitellä ulkopuolisten asiantuntijoiden toimesta Euroopan unionin alueella tai sen ulkopuolella.

Tietoja kerätään sinulta myös mm. työhaastattelussa ja opetusnäytetilaisuudessa. Suostumuksellasi tietoja voidaan kerätä esim. entiseltä/nykyiseltä työnantajalta ja suosittelijoilta. Suostumuksellasi toteutetun psylogisen soveltuvuusarvionnin tuloksen saamme kulloiseltakin nimetyltä palveluntuottajalta. Luottotietojen tarkistamiseen liittyvät tiedot saamme suostumuksellasi luottotietotietorekisteristä.

Tietoja muista kolmansien osapuolien lähteistä:

Voit sallia meille pääsyn tiettyihin kolmansien osapuolten tallentamiin henkilökohtaisiin tietoihin, kuten sosiaalisen median sivustoihin (esimerkiksi LinkedIn -palveluun). Antaessasi Taideyliopistolle luvan päästä käsiksi näihin tietoihin suostut siihen, että Taideyliopisto voi kerätä, tallentaa ja käyttää näitä tietoja tämän ilmoituksen mukaisesti.

8. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

Saatamme luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:

• Lakiin perustuva tilastointi ja raportointi Tilastokeskukselle ja Opetus- ja kulttuuriministeriölle.
• Lakien tai toimivaltaisen lainvalvontaviranomaisen, valtion viraston, tuomioistuimen tai kolmannen osapuolen vaatimusten noudattaminen, jotta voimme täyttää oikeusprosessiin tai lainvalvontaan liittyvät vaatimukset tai käyttääksemme tai puolustaaksemme laillisia oikeuksiamme.
• Rekrytointia koskevat tietopyynnöt. Toimintaamme Taideyliopistossa ohjaa julkisuuslain (621/1999) soveltaminen. Julkisuuslain soveltamisen johdosta yliopisto voi olla velvollinen luovuttamaan henkilötietoja sisältäviä tietoja sivullisille.
• Ulkopuolinen palveluntuottaja (soveltuvuusarviointi)

Pääsääntöisesti käsittelemme henkilötietojasi vain EU:n tai ETA:n sisällä. Tietyissä rekrytoinneissa henkilötietoja käsittelevät Taideyliopiston lukuun ulkopuoliset asi- antuntijat, jotka voivat toimia EU/ETA alueen ulkopuolella (ns. kolmannessa maassa). Yliopisto varmistaa, että käsittelijöinä toimivat ulkopuoliset asiantuntijat sitoutuvat noudattamaan yliopiston antamia tietosuoja- ja tietoturvaohjeita.

Mikäli henkilötietojasi siirretään EU/ETA alueen ulkopuolelle, voi tämä tapahtua vain EU:n tietosuoja-asetuksen mahdollistamissa tilanteissa ja edellytyksillä.

9. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita, joiden kanssa on laadittu henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Kohdennetuissa hauissa säilytämme hakuasiakirjoja ja muita työnhakijan antamia tietoja 3 vuotta (36 kk) hakemuksen jättämisestä, jonka jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti sähköisestä rekrytointijärjestelmästä. Avointen hakemusten vastaava säilytysaika rekrytointijärjestelmässä on 6 kk. Muu rekrytointiin liittyvä materiaali säilytetään pääsääntöisesti 36 kuukautta valintapäätöksestä, poikkeuksena tutkimuksen kannalta merkittävä aineisto, joka säilytetään Tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti pysyvästi.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyisä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

10. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus

• Saada pääsy työnhakijatietoihisi
• Tarkistaa järjestelmään tallennettujen työnhakijatietojesi oikeellisuus;
• Pyytää puutteellisten, virheellisten ja vanhentuneiden työnhakijatietojesi muokkaamista tai poistamista;
  • Voit koska tahansa hakuajan kuluessa itse tarkistaa, päivittää tai poistaa tietosi sähköisestä rekrytointijärjestelmästä. Kohdennetussa haussa hakemuksen peruuttaminen poistaa hakemusasiakirjat, jolloin järjestelmään jää merkintä hakemuksen peruuttamisesta.
  • Kohdistettuun hakuun kirjattuja tietoja et voi itse päivittää enää hakuajan päättymisen jälkeen. Tietojen korjaamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa ko. rekrytoinnin hr-yhteyshenkilönä toimivalle Taideyliopiston työntekijälle.
• Tulla tietyin ehdoin unohdetuksi: Tällöin voit esittää meille pyynnön poistaa sinua koskevat tiedot järjestelmistämme. Mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole muuta laillista perustetta, niin poistamme tiedot.
• Rajoittaa tietyin ehdoin työnhakijatietojesi käsittelyä (esimerkiksi jos uskot, että hallussamme olevat henkilötietosi ovat väärät tai ne ovat laittomasti hallussamme).
• Saada meille toimittamasi työnhakijatiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
• Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi työnhakijatietojesi käsittelyyn sekä tietojen siirtämiseen:
  • Huomioi, että rekrytointiprosessin toteuttaminen edellyttää tarpeellisiksi pyydettyjen tietojen antamista sekä suostumusta tietojen käsittelyyn ja siirtämiseen. Em. tietojen antamatta jättäminen / suostumuksen peruuttaminen voi johtaa siihen, että mahdollisuutemme harkita sinua tehtävään valittavaksi henkilöksi voivat olla rajalliset.
  • Mikäli peruutat hakemuksesi ennen ko. rekrytoinnissa tehtävää valintapäätöstä, tietosi poistetaan sähköisestä rekrytointijärjestelmästä.
  • Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta käsittelyn laillisuuteen siltä osin, kun tietojasi käsiteltiin ennen kuin peruutit suostumuksesi.

11. Oma vastuusi

Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Taideyliopiston saataville. Sinun tulee varmistaa, että tiedot ovat totuudenmukaisia ja tarkkoja, eivätkä millään tavalla harhaanjohtavia. Varmistahan, että antamasi tiedot eivät sisällä materiaalia, joka on jonkin kolmannen osapuolen oikeuksia loukkaavaa tai on haitallista Taideyliopistolle.

Jos annat meille tietoja jostain muusta henkilöstä, kuten suosittelijoistasi, vastuullasi on huolehtia ko. henkilöltä tarvittava suostumus ennen kuin annat suosittelijan nimi- ja yhteystietoja Taideyliopistolle.

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Sähköisen rekrytointijärjestelmän käyttämiseen liittyvät kysymykset sekä muut rekrytointiin liittyvät kysymykset: Rekrytointikohtaisesti hakuilmoituksessa nimetylle HR-yhteyshenkilölle.

Tietosuojailmoitus: Jos sinulla on tähän tietosuojailmoitukseen liittyviä kysymyksiä, voit ottaa yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@uniarts.fi. Ole hyvä ja viittaa viestissäsi tähän hakijalle osoitettuun tietosuojailmoitukseen.