Tietosuojailmoitus koskien hallituksen yliopistoyhteisön ulkopuolisten jäsenten valintaa 2024

Julkaistu 19.10.2023 | Päivitetty 11.4.2024

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto, yliopistokollegio
PL 1, 00097 Taideyliopisto
puh. +358 294 47 2000 (vaihde)

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Tuire Kuusi, yliopistokollegion hallituksen valintaa valmistelevan työryhmän puheenjohtaja, tuire.kuusi@uniarts.fi, 040-7104337.

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

Eeva-Liisa Vaivila, yliopistokollegion hallituksen valintaa valmistelevan työryhmän sihteeri, eeva-liisa.vaivila@uniarts.fi, 040 710 4340

4. Tietosuojavastaava

Taideyliopiston tietosuojavastaavana toimii lakimies Minna Eskola.
sähköpostiosoite: tietosuoja@uniarts.fi
puhelin +358 294 47 3940
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

5. Rekisterin nimi ja lyhyt kuvaus

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvaillaan tietosuojakäytäntöjämme, jotka koskevat hallituksen jäsenehdokkaaksi suostuneen henkilön henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä Taideyliopiston hallituksen yliopistoyhteisön ulkopuolisten jäsenten valintaprosessissa.

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallisena tarkoituksena on hallituspaikkojen täyttäminen ja hallituksen jäsenten valintaprosessin hallinnointi.

Hallitusehdokkaan tietojen käsittelyn lainmukaisuus perustuu:

• Taideyliopiston oikeutettujen etujen toteuttamiseen hallituspaikkojen täyttämisessä;
• Taideyliopiston oikeutetut edut perustuvat Taideyliopiston ja rekisteröidyn väliseen asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy rekisteröidyn suostuessa ehdolle Taideyliopiston hallitusvalintaan. Hallitusehdokkaan henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä valinnan toteuttamiseksi;
• Hallitusehdokkaan antamaan suostumukseen;
• Taideyliopiston pakottaviin lakisääteisiin velvoitteisiin (hallituksen yliopistoyhteisön ulkopuolisten jäsenten valinta
• Jäsenehdokkaan ja Taideyliopiston oikeuksien turvaaminen sekä rekrytoinnissa sovellettavien lakien noudattamisen varmistaminen.

Tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin tai muihin kuin tässä ilmoituksessa mainittuihin tarkoituksiin.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Keräämme aina yksinomaan kyseisen valinnan kannalta tarpeellisia tietoja.

Pyydämme jäsenehdokkaalta (rekisteröidyltä) CV:n joka sisältää henkilön itsensä ilmoittamat tiedot. Käsittelemme mm. seuraavia henkilön itsensä ilmoittamia tietoja:

• Perustiedot kuten kuten nimi*, syntymäaika, äidinkieli, kansalaisuus ja muut rekisteröidyn itsensä mahdollisesti ilmoittamat tiedot.
• Yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot tai muut rekisteröidyn itsensä mahdollisesti ilmoittamat tiedot.
• Ammatillista pätevyyttä osoittavat tiedot kuten esim. opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, työhistoriaa koskevat tiedot, tieteelliset, taiteelliset, opetukselliset ja muut haetun tehtävän kannalta keskeiset ansiot ja osaaminen, kielitaito ja muu erityisosaaminen. *
• Muita CV:hen sisältyviä tietoja, kuten esim. valokuva, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista.
• Suorahakua tekevän palveluntarjoajan (Mercuri Urval Oy) toimittamat henkilötiedot. Suorahakua tekevä palveluntarjoaja vastaa heidän puolellaan tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä ja antaa erillisen tietosuojailmoituksen kandidaatille.

Edellä lueteltujen ja tähdellä merkittyjen (*) henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme hoitaa meille kuuluvat velvoitteet.

Lisäksi tallennamme jäsenehdokkaiden kanssa käydyn yhteisen keskustelun/haastattelun ja se on yliopistokollegion jäsenten ja varajäsenten nähtävissä. Tallenne hävitetään rekrytointiprosessin päätyttyä (katso kohta 10).

Arkaluontoiset henkilökohtaiset tiedot: Taideyliopisto ei pyydä eikä kerää arkaluontoisia henkilötietoja prosessin yhteydessä. Jos kuitenkin annat näitä tietoja, ne eivät ole näkyvillä prosessissa. Arkaluontoisiin henkilökohtaisiin tietoihin kuuluvat esimerkiksi rotua tai etnistä alkuperää, fyysistä tai psyykkistä kuntoa, poliittisia mielipiteitä tai uskonnollista vakaumusta, seksuaalista suuntausta, ammattiliiton jäsenyyttä koskevat tiedot taikka geneettisiä ja biometrisiä tietoja henkilön tunnistamista varten koskevat tiedot.

8. Mistä saamme tietoja?

Hallitusjäsenehdokkaiden nimet kartoitetaan yliopistokollegion jäseniltä ja varajäseniltä.

Muut käsiteltävät henkilötiedot saadaan jäsenehdokkaalta (rekisteröidyltä). Pyydämme rekisteröidyltä henkilötietoja (CV) sen jälkeen, kun hän on ilmaissut halukkuutensa olla mukana hallituksen jäsenten valintaprosessissa.

9. Kenelle luovutamme tai siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tallenne jaetaan yliopistokollegion jäsenille, jotta kaikilla jäsenillä on mahdollisuus perehtyä ehdokkaisiin, heidän osaamisalueisiinsa ja näkemyksiinsä.

Emme säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

Saatamme luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:

• Lakien tai toimivaltaisen lainvalvontaviranomaisen, valtion viraston, tuomioistuimen tai kolmannen osapuolen vaatimusten noudattaminen, jotta voimme täyttää oikeusprosessiin tai lainvalvontaan liittyvät vaatimukset tai käyttääksemme tai puolustaaksemme laillisia oikeuksiamme.
• Valintaa koskevat tietopyynnöt. Toimintaamme Taideyliopistossa ohjaa julkisuuslain (621/1999) soveltaminen. Julkisuuslain soveltamisen johdosta yliopisto voi olla velvollinen luovuttamaan henkilötietoja sisältäviä tietoja sivullisille.

Emme siirrä tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Jäsenehdokkaan tietoja käsittelevät vain ne Taideyliopiston työntekijät tai Taideyliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn.

Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Säilytämme hallitusjäsenehdokkaan antamia tietoja (CV, haastattelutallenteet) siihen saakka, että prosessi on saatu päätökseen ja päätös tehtyä. Tietoja säilytetään korkeintaan 6kk siitä, kun ne on luovutettu Taideyliopistolle.

Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti yliopistokollegion kokouspöytäkirjat säilytetään pysyvästi.

Huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Hallituksen jäseneksi valitun henkilötietoja käsitellään työntekijöitä koskevien tietosuojaperiaatteiden mukaisesti.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on oikeus:

• saada tietoa henkilötietojen käsittelystä, ellei lainsäädännössä ole erikseen säädettyä poikkeusta
• tarkastaa itseään koskevat tiedot
• oikaista tietojaan
• poistaa tietonsa (ei sovelleta, jos käsittelyperusteena on lakisääteinen tai yleisen edun mukainen tehtävä)
• rajoittaa tietojensa käsittelyä
• vastustaa tietojensa käsittelyä (jos käsittelyperuste on yleinen tai oikeutettu etu)
• pyytää itse toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle (jos käsittelyperuste on suostumus tai sopimus)
• peruuttaa antamansa suostumus
• henkilötietojen oikaisua/poistoa/käsittelyn rajoitusta koskeva rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuus (kun tietoja on oikaistu tai poistettu tai käsittelyä on rajoitettu, on rekisterinpitäjä velvollinen ilmoittamaan siitä niille tahoille, joille se mahdollisesti on siirtänyt rekisteröityä koskevia tietoja)
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi (rekisteröity voi sallia automaattisen päätöksenteon suostumuksellaan)

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 3. nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 11. mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 4. nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.

13. Oma vastuusi

Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Taideyliopiston saataville. Sinun tulee varmistaa, että tiedot ovat totuudenmukaisia ja tarkkoja, eivätkä millään tavalla harhaanjohtavia. Varmistahan, että antamasi tiedot eivät sisällä materiaalia, joka on jonkin kolmannen osapuolen oikeuksia loukkaavaa tai on haitallista Taideyliopistolle.

14. Ilmoitukseen tehtävät muutokset

Kun ilmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoituksen alkuun. Jos teemme sisällöllisiä muutoksia, saatamme toteuttaa aiheellisia toimenpiteitä tiedottaaksemme sinua tavalla, joka on johdonmukainen suhteessa muutosten merkittävyyteen.