Tietosuojailmoitus apurahaa hakevalle

Julkaistu 29.1.2020 | Päivitetty 5.1.2023

1. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Taideyliopisto

2. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilöt

Lukuvuosimaksuhuojennukset: Hanna Björksten

Kuvataideakatemian apurahat: Ulla Tissari, tohtorikoulutus Elina Raitasalo, tukisäätiö Sarri Vuorisalo-Tiitinen

Teatterikorkeakoulun apurahat: Aapo Juusti, tohtorikoulutus Hanna Westerlund, tukisäätiö Sarri Vuorisalo-Tiitinen

Sibelius-Akatemian apurahat: SibAn tukisäätiö Sarri Vuorisalo-Tiitinen, KV-apurahat Leena Veijonsuo, tohtorikoulutus Hannu Tolvanen ja Sirpa Järvelä

Tutkimuskeskusten koordinaattorit: Michaela Bränn (CFAR), Tii Salminen (Cerada), Johanna Rauhaniemi (Historiafoorumi)

Yhteydenotot sähköpostitse etunimi.sukunimi@uniarts.fi tai puhelimitse +358 294 47 2000 (vaihde)

3. Tietosuojavastaava

Katso tietosuojavastaavan yhteystiedot Taideyliopiston tietosuojasivulta.

4. Rekisterin nimi

Apuraharekisteri

5. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallinnoida Taideyliopistossa jaettavia erilaisia apurahoja ja mahdollistaa apurahojen hakeminen ja myöntäminen. Henkilötietoja käsitellään apurahapäätöksiä ja lukuvuosimaksuhuojennuksia valmisteltaessa, päätöksiä tehtäessä, apurahapäätöksistä tiedotettaessa, tilastoja laadittaessa sekä apurahoja maksettaessa sekä apurahoista ja lukuvuosimaksuista tiedotettaessa viranomaisille (esim. verottaja).

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen sekä lakiperustainen syy (lukuvuosimaksuvelvollisten apuraha, ilmoittaminen verottajalle).

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

6. Mitä tietoja käsittelemme?

Lukuvuosimaksuvelvollisten lukuvuosimaksuhuojennusten hakemista ja myöntämistä varten hakija ilmoittaa:

• Opintomenestys
• Mahdolliset opintojen viivästymisen syyt

Muissa apurahahauissa käsittelemme hausta riippuen hieman eri tietoja, mutta tyypillisesti kysytään apurahan hakijalta seuraavia tietoja:

1. Hakijan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, kansalaisuus, sukupuoli ja tarpeelliset yhteystiedot;
2. Koulutusohjelma
3. Kohdekorkeakoulu ja vaihtoperiodin pituus vaihto-ohjelmissa
4. Pankkitilitiedot apurahan maksatusta varten
5. Haetun apurahan yhteys opintoihin, opintomenestys, opintosuoritusote
6. Hakemuksen perustelut,  apurahasuunnitelma
7. Arviointitieto, päätöstieto
8. Ilmoitustiedot verottajalle ja Melaan (työskentelyapurahat)
9. Tutkimus: tutkimussuunnitelma, motivaatiokirje, ohjaajan lausunto, kutsukirje toiseen yliopistoon, tohtorintutkintotodistus
10. Selvitys/raportti, miten apuraha on käytetty
11. Henkilökunnalle jaettavien apurahojen osalta kerätään tietoja myös työsuhteesta (nimike)

Lisäksi apurahahakemukseen pyydetään yleisesti professorin, koulutusohjelman johtajan, tutkimusyksikön johtajan tai tutkimusta ohjaavan henkilön puolto ja tietoa hakijan muista mahdollisista apurahoista.

Sibelius-Akatemian nuorisokoulutukseen osallistuvien alaikäisten osalta kerätään myös huoltajien nimi- ja yhteystiedot ja pankkiyhteystiedot, mikäli nuorisokoulutettavalle myönnetty apuraha maksetaan heidän kauttaan.

7. Mistä saamme tietoja?

Saamme tiedot ensisijaisesti hakijalta itseltään. Hakemuksen puoltolausunnon antaa professori, koulutusohjelman vastuuhenkilö, tutkimusyksikön vetäjä tai tutkimuksen ohjaaja. Alaikäisten osalta hakijan tiedot saadaan huoltajilta.

Yliopiston apurahapäätöksiä tehtäessä voidaan käyttää lisäksi opiskelijarekisterin tietoja.

8. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Luovutamme tietoja verottajalle ja palkkatoimistoon, jonka kautta apurahat maksetaan.

Käytämme tietojen käsittelyssä apuna alihankkijoita, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetukset mukaiset sopimukset henkilötietojen käsittelystä.

Emme siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Miten pitkään säilytämme tietoja?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Tietojen säilyttämisessä noudatetaan yliopiston tiedonhallintasuunnitelmaa.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

10. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Katso rekisteröityjen oikeudet Taideyliopiston tietosuojasivulta.

11. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa kaksi nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan Taideyliopiston tietosuojavastaavaan.