Taideyliopiston lähipiirin tietosuojailmoitus

Julkaistu 23.9.2022 | Päivitetty 18.1.2023

1. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Talousjohtaja Tiina Laino-Asikainen
Sähköposti: etunimi.sukunimi(at)uniarts.fi

2. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilöt

Kirjanpitopäällikkö Juha Kantonen (yhteyshenkilö hallituksen sekä johtoryhmän jäsenille)

Talouspäällikkö Timo Lampinen (yhteyshenkilö sijoituskomitean jäsenille)

Sähköposti: etunimi.sukunimi(at)uniarts.fi

3. Tietosuojavastaava

Taideyliopiston tietosuojavastaavana toimii lakimies Minna Eskola.
Sähköpostiosoite: tietosuoja(at)uniarts.fi
Puhelin: 029 447 3940
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

4. Rekisterin nimi

Taideyliopiston lähipiirin sidonnaisuusrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin ylläpitämisen ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kirjanpitoasetuksen (KPA 2:7b§) mukainen tietojen esittäminen tilinpäätöksessä. Tilinpäätöksen laatimisen yhteydessä Taideyliopistolla tulee olla valmius selvittää mm. tilintarkastajalle, keitä Taideyliopiston lähipiiriin kuuluu, mihin lähipiirisuhteet perustuvat sekä millaisia liiketoimia Taideyliopiston ja sen lähipiirin välillä on mahdollisesti tehty.

Lähipiirirekisteriin kerättyjä tietoja käytetään myös seuraaviin tarkoituksiin:

• Sisäinen raportointi ja muut hallinnolliset toimenpiteet;
• mahdollinen oikeudenkäynti- ja viranomaismenettelyiden hoitaminen ja
• väärinkäytösten estäminen ja niiden tutkinta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Kun henkilötietoja käsitellään lainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi tai tiettyjen raportointivelvoitteiden hoitamiseksi, käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti lakisääteisen velvoitteen noudattaminen

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia. 

6. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme mm. seuraavia tietoja:

• Perustiedot kuten etunimi, sukunimi ja syntymäaika
• Lähipiirirooli: Hallituksen jäsen, rehtorin johtoryhmän jäsen, sijoituskomitean ulkopuolinen jäsen
• Tieto lähipiiriroolin alkamis- ja päättymisajankohdasta
• Yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot

Sidonnaisuuksia koskevat tiedot

• Tieto siitä, että ilmoitettavia sidonnaisuuksia ei ole
• Tiedot yhteisöistä, joissa lähipiiriin kuuluva henkilö käyttää määräysvaltaa tai huomattavaa vaikutusvaltaa

Tiedot lähipiiriin kuuluvan

• johtotehtävistä ja luottamustoimista elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä;
• hallitusjäsenyyksistä rekisteröidyissä yhdistyksissä tai säätiöissä;
• Taideyliopiston ulkopuolisista työsuhteista tai toimeksiannoista ja
• muista sellaista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä Taideyliopiston luottamus- tai työtehtävien hoitamisessa.

Edellä lueteltujen tietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme hoitaa meille kuuluvat velvoitteet.

7. Mistä saamme tietoja?

Keräämme henkilötiedot suoraan rekisteröidyltä itseltään.

8. Kenelle luovutamme tai siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja muille ulkopuolisille tahoille kuin tilintarkastajille. Saatamme luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:

• Lakien tai toimivaltaisen lainvalvontaviranomaisen, valtion viraston, tuomioistuimen tai kolmannen osapuolen vaatimusten noudattaminen, jotta voimme täyttää oikeusprosessiin tai lainvalvontaan liittyvät vaatimukset tai käyttääksemme tai puolustaaksemme laillisia oikeuksiamme.

• Tietopyynnöt: Toimintaamme Taideyliopistossa ohjaa julkisuuslain soveltaminen (621/1999) Julkisuuslain soveltamisen vuoksi yliopisto voi olla velvollinen luovuttamaan henkilötietoja sisältäviä tietoja sivullisille.

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Tietoja käsittelevät vain ne Taideyliopiston työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin tietoja. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös mahdollisesti käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Sidonnaisuuksien ilmoitusvelvollisuus päättyy ajankohtana, jolloin rehtorin johtoryhmän jäsenen työsuhde Taideyliopistoon päättyy tai hallituksen tai sijoituskomitean jäsenyys päättyy. Taideyliopisto käsittelee lähipiirirekisterin henkilötietoja 10 vuotta sen tilikauden päättymisen jälkeen, johon ne liittyvät. Käyttötarkoituksen päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan tai muutetaan anonyymeiksi kohtuullisessa ajassa.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

10. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli rekisteröidyllä on pääsy itsellään tietoihinsa, hän voi muokata tietojaan itse.

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyillä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustaa käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön ainoastaan laissa säädetyin perustein. 

Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen siihen tapaan, jolla yliopisto on käsitellyt hänen henkilötietojaan, rekisteröity voi vaatia asian selvittämistä kansallisen tietosuojaviranomaisen toimesta (jollaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu.

11. Oma vastuusi

Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Taideyliopiston saataville. Sinun tulee varmistaa, että tiedot ovat totuudenmukaisia ja tarkkoja, eivätkä millään tavalla harhaanjohtavia.

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 4 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 12 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 5 nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.