Taideyliopiston kumppanuuksien hallinnassa käsiteltävät asiakas- ja sidosryhmätiedot

Julkaistu 30.1.2020 | Päivitetty 18.2.2021

1. Asiakas- ja sidosryhmähallinnan vastuuhenkilö

Viestintä- ja yhteiskuntasuhdejohtaja Eveliina Olsson
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 50 598 6492

2. Yhteyshenkilö asiakkuuksien hallintaan liittyvissä asioissa

Erikoissuunnittelija Marja-Leena Pétas-Arjava
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 50 526 1958

3. Tietosuojavastaava

Katso tietosuojavastaavan yhteystiedot Taideyliopiston tietosuojasivulta.

4. Rekisterin nimi

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvaamme tietosuojakäytäntöjä, jotka koskevat Taideyliopiston asiakkuus- ja sidosryhmätoiminnan yhteydessä kerättäviä ja käsiteltäviä henkilötietoja.

5. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Taideyliopiston tehtävänä on yliopistolain mukaisesti edistää vapaata tutkimusta sekä tieteellistä ja taiteellista sivistystä, antaa tutkimukseen perustuvaa ylintä opetusta sekä kasvattaa opiskelijoita palvelemaan isänmaata ja ihmiskuntaa.

Tehtävää hoitaessaan Taideyliopiston tulee yliopistolain mukaisesti edistää elinikäistä oppimista, toimia vuorovaikutuksessa muun yhteiskunnan kanssa sekä edistää tutkimustulosten ja taiteellisen toiminnan yhteiskunnallista vaikuttavuutta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Taideyliopiston asiakkuus- ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen ja yliopiston toiminnan vaikuttavuuden sekä yliopiston maksullisen palvelutoiminnan laadun varmistamiseksi ja edistämiseksi.

Henkilötietoja käsitellään Taideyliopiston toimintaa koskevaan viestintään, taiteellisesta toiminnasta tiedottamiseen, kutsujen lähettämiseen yliopiston tapahtumiin, ilmoittautumisten hallintaan, laskutuksen hallintaan, palautteen keräämiseen, varainhankinnan toteuttamiseksi (ml. potentiaalisten lahjoittajien kartoittaminen) ja raportoimiseksi, asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen ja muuhun yliopiston viestintään ja markkinointiin.

Taideyliopiston sidosryhmiin ja asiakkaisiin kuuluvat muun muassa erilaiset taidealan toimijat, Taideyliopiston alumnit, lahjoittajat, tapahtumayleisö, aikuiskoulutuksen asiakkaat, ohjelmapalvelutoiminnan yritysasiakkaat sekä erilaiset kansalliset ja kansainväliset kumppanit.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on suostumus, sopimus tai yliopiston oikeutettu etu siltä osin, kuin kyse on henkilön itse tilaamista uutiskirjeistä ja muista viestintämateriaaleista: 

Suostumus: Kysymme sinulta suostumuksen markkinointiviestinnän vastaanottamiseen esim. koulutukseen tai muuhun tilaisuuteen ilmoittautumisen yhteydessä. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa syytä ilmoittamatta. Jokaisen markkinointiviestin yhteydessä toimitetaan ohjeet suostumuksen peruuttamista varten.

Sopimus (ja siihen perustuva asiakkuussuhde) on henkilötietojesi käsittelyperuste esimerkiksi silloin, kun olet ilmoittautunut yliopiston tilaisuuteen tai hankkinut yliopistolta koulutuspalveluja.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Voit saada markkinointiviestintää tai muuta tietoa yliopiston toiminnasta ja tilaisuuksista aiemman asiakkuutesi perusteella. Lisäksi voimme lähettää sinulle muita yliopiston toimintaa koskevia uutisia ja muuta sinua mahdollisesti kiinnostavaa tietoa. Tällöin käsittelyperuste on yliopiston oikeutettu etu. Voit milloin tahansa kieltäytyä vastaanottamasta uutiskirjeitä jokaisen uutiskirjeen yhteydessä toimitettavia ohjeita noudattaen.

Alumnitoimintaan liittyminen on vapaaehtoista ja siihen liittyvien henkilötietojen avulla hallitaan alumnien jäsenyyttä, alumnisuhteita, -toimintaa ja -viestintää sekä markkinoidaan Taideyliopiston alumnitoimintaa ja palveluita. Tietoja voidaan myös käyttää tilastotiedon tuottamiseen Taideyliopiston käyttöön.

Lahjoittajista kerätään tarvittavat henkilötiedot heidän tekemänsä lahjoituksen yhteydessä. Henkilötietoja hyödynnetään lahjoittajille tapahtuvassa viestinnässä kuten mm. lahjoittajauutiskirjeen sekä sidosryhmätapahtumien kutsujen lähettämisessä. Lisäksi lahjoittajan tiedot voidaan julkaista ja pitää pysyvästi näkyvillä (esimerkiksi lahjoituksen tekijän nimen julkaiseminen yliopiston verkkosivulla), mikäli lahjoittaja on lahjoituksen yhteydessä antanut julkaisemiseen suostumuksensa.

Tositemateriaalien ja pysyvästi säilytettävien tietojen osalta henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen (Kirjanpitolaki (1336/1997) 7 § ja 10 §).

6. Mitä tietoja käsittelemme?

Asiakkuus- ja sidosryhmätoiminnan yhteydessä käsittelemme seuraavien henkilöryhmien henkilötietoja: yliopiston alumneja, lahjoittajia sekä palveluliiketoiminnan asiakkaiden (yrityksiä, yhdistyksiä, julkisia organisaatioita) henkilökunnan tietoja ja asiakkainamme olevien yksityishenkilöiden tietoja. 

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat: 

• Rekisteröidyn (yksilöivät) perustiedot:  
  • nimi
  • sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero
  • syntymäaika tai henkilötunnus (vain lahjakirjoissa)
  • mahdolliset tiliyhteystiedot
• Mahdolliset tehtävätiedot: ammatti, titteli ja/tai työtehtävä, työn aloitus- ja päätösvuosi, toimiala; organisaation, yrityksen tai yhteisön nimi; organisaation osoite, organisaation yleinen sähköpostiosoite ja www-osoite
• Alumnitoimintaan ja tutkintoihin liittyvät tiedot
• Markkinoinnin vaikuttavuuteen liittyvät tiedot (Tilaukset ja kiinnostuksen kohteet)
• Sähköiset tunnistautumistiedot (IP-osoitteet, evästeet)
• Lahjoituksiin liittyvät tiedot:
  • lahjoituksen summa, päivämäärä ja kohde
  • lahjoittajan tilinumero
  • suostumuksenanto/kieltäytyminen siihen, salliiko lahjoittaja Taideyliopiston käyttää nimeään tiedotuksessa/muussa viestinnässä
  • suostumuksenanto/kieltäytyminen siihen, salliiko lahjoittaja lahjoituksensa määrän ja kohdentamisen kertomisen Taideyliopiston tiedotuksessa ja viestinnässä
  • suostumuksenanto siihen, salliiko lahjoittaja tietojensa käsittelyn kampanjan jälkeen asiakkuus- ja sidosryhmärekisterissä (nimitiedot, lahjoituksen summa)
• Asiakkuuteen liittyvät tiedot: kampanjat ja tapahtumat, joihin henkilö on osallistunut ja muita mahdollisia erityishuomioita
• Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
• Mahdollinen suostumus suoramarkkinointiin

Käsittelemämme henkilötiedot riippuvat siitä, millaisissa yhteistyön tavoissa olet mukana. Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mistä saamme tietoja?

Lahjoittajien tiedot kerätään rekisteröityneeltä itseltään lahjakirjoista sekä Taideyliopiston tileille tulleiden tilisiirtojen tiliotekopioista.

Alumnina syötät itse haluamasi tiedot (myös opiskelu- ja tutkintotiedot) alumniverkostoon ja päivität tietojasi itse järjestelmässä joko kirjautumalla järjestelmään tai pyytämällä tietojen päivittämistä.

Muiden palveluiden yhteydessä tiedot kerätään ensisijaisesti henkilöltä itseltään ilmoittautumisen tai muun yhteydenoton perusteella.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi Taideyliopiston muista rekistereistä silloin kun siihen on laillinen oikeus, kaupparekisteristä, yritysten verkkopalveluista ja applikaatioista, henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä sekä yleisesti saatavilla olevista verkkolähteistä.

8. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön lisäksi toimintaamme Taideyliopistossa ohjaa julkisuuslain (621/1999) soveltaminen. Julkisuusperiaatteen mukaan yliopiston hallussa oleva tieto on julkista, jollei laissa erikseen toisin säädetä. Taideyliopiston käsittelemien henkilötietojen julkisuus määräytyy siten julkisuuslain mukaisesti.

Lahjoitustietoja luovutetaan lakien ja ohjeiden mukaan opetus- ja kulttuuri- 
ministeriölle, verottajalle ja/tai poliisihallitukselle.

Lahjoittajien osalta Taideyliopistolla on lakisääteinen velvollisuus toimittaa Verohallinnolle tieto TVL 98 a §:ssä vähennyskelpoiseksi säädetyn lahjoituksen antajasta ja määrästä.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet asiakkuus- ja sidosryhmätiedon käsittelyssä käytettävän tietojärjestelmän ulkopuolisen palveluntarjoajan ylläpidettäväksi.

Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi ja henkilötietojen tietoturvasta laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset.

Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista. Käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

9. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Taideyliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden tietoja säilytetään niitä koskevien tietosuojailmoitusten ja Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

Alumni- ja sidosryhmätoimintaan liittyvät tiedot poistetaan suhteen päätyttyä.

Yliopiston asiakkuus- ja sidosryhmähallinnan järjestelmää Gruppo Softwarea käytetään internetin välityksellä toimittajan palvelinkoneilta suojatulla yhteydellä. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Kaikki kumppanuustietojärjestelmän käyttäjät ovat Taideyliopiston henkilökuntaan kuuluvia. Järjestelmällä on pääkäyttäjä ja neljä muuta ylläpitäjää. Kullakin käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois Taideyliopiston palveluista tai niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on annettu. Tiedot, joita ei ole käytetty 24 kk aikana, poistetaan järjestelmästä.

Lahjoitukset: Kirjanpitolainsäädännöstä johtuvien velvoitteiden noudattamiseksi lahjoitusten tositemateriaalia (ml. lahjakirjat) säilytetään 10 vuotta. Valtion vastinrahan maksatusta koskeva kirjeenvaihto, lahjoituksia ja lahjoittajia koskevat koonti- ja yhteenvetoluettelot sekä varainhankintakampanjaa koskevat selvitykset liitteineen säilytetään kuitenkin pysyvästi.

10. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli sinulla on pääsy omiin tietoihin, voit muokata tietojasi itse. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, on sinulla myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Taideyliopiston oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Taideyliopisto voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Sinulla on milloin tahansa oikeus peruttaa suostumuksesi sähköiseen suoramarkkinointiin suoramarkkinointikirjeiden peruutustoiminnon kautta tai ottamalla yhteyttä asiakkuuksien hallinnan yhteyshenkilöön.

Edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Muut oikeudet:

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sikäli kuin et ole tyytyväinen siihen tapaan, jolla Taideyliopisto on käsitellyt henkilötietojasi, voit vaatia asian selvittämistä kansallisen tietosuojaviranomaisen toimesta (jollaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi).

Oikeus saada ilmoitus henkilötietojesi tietoturvaloukkauksesta

Yliopistolla on velvollisuus ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa. Oikeus astuu voimaan, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin yksilön oikeuksille ja vapauksille, esimerkiksi identiteetinvarkauksien, maksuvälinepetosten tai muun rikollisen toiminnan muodossa.

11. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että oikeutesi eivät toteudu voit ottaa yhteyttä suoraan Taideyliopiston tietosuojavastaavaan.

12. Oma vastuusi

Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Taideyliopiston saataville ja sinun tulee varmistaa, että tiedot ovat oikeita.

13. Ilmoitukseen tehtävät muutokset

Kun ilmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoituksen alkuun. Jos yliopisto tekee sisällöllisiä muutoksia tähän ilmoitukseen, saattaa se toteuttaa aiheellisia toimenpiteitä tiedottaakseen sinua tavalla, joka on johdonmukainen suhteessa muutosten merkittävyyteen.