Opintopsykologitoiminnan tietosuojailmoitus

Julkaistu 7.8.2020 | Päivitetty 24.1.2025

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto
Puhelin: +358 294 472 000 (vaihde)

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Opintopalvelut, vastaava opintopäällikkö Milla Vaisto-Oinonen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi
Puhelin: +358 294 472 000 (vaihde)

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

Yhteiset opintopalvelut, opintopsykologi Sanna Vuorinen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi
Puhelin: +358 50 477 8425

4. Tietosuojavastaava

Taideyliopiston tietosuojavastaavana toimii juristi Minna Eskola.
Sähköposti: tietosuoja@uniarts.fi
Puhelin: +358 294 473 940
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

5. Rekisterin nimi ja lyhyt kuvaus

Taideyliopiston opintopsykologitoiminnan asiakasrekisteri

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvataan, miten Taideyliopiston opintopsykologitoiminnassa (suomen-, englannin- ja ruotsinkielinen toiminta) käsitellään yksilöohjausasiakkaiden henkilötietoja. Taideyliopiston opintopsykologit ovat laillistettuja terveydenhuollon ammattihenkilöitä, joita sitoo psykologityössä mm. laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994), laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) ja sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (94/2022).

6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Yliopiston toimintaa ohjaavat yliopistolaista (558/2009) ja muusta lainsäädännöstä johtuvat velvoitteet. Yliopiston toimintaa ohjaavan lainsäädännön mukaisesti yliopisto ei toimi terveydenhuollon toimintayksikkönä eikä yliopistolla ei ole yliopistolaista tai muusta laista johtuvaa lakisääteistä velvoitetta tarjota opintopsykologipalvelua.

Taideyliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja perustuu:

• yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen
• lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Ohjausasiakkaiden tietojen käsittelyn oikeusperuste liittyy yliopistolaissa määritellyn lakisääteisen, ns. julkisen opetustehtävän suorittamiseen. (Opetustehtävän suorittamisen tukeminen, erityisesti ohjaus ja esteetön opiskelu.)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• ohjausasiakkaan opintopsykologisen ohjauksen suunnittelu ja toteutus
• ohjausasiakkaan opiskelukyvyn edistäminen ja sen suunnittelu
• rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu Taideyliopiston opintopsykologitoiminnan laadunvalvomiseksi ja kehittämiseksi.

Henkilötiedon käsittelyssä ei hyödynnetä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Opintopsykologitoiminnassa voidaan käsitellä seuraavia tietoja ohjausasiakkaista:

• Yhteydenottopyynnön yhteydessä opintopsykologille takaisinsoittoa varten annetut tiedot (tekstiviesti, puhelinnumero).

Ohjausasiakkaaksi kirjattujen tiedot:

• Perustiedot (kuten etunimi, sukunimi, syntymäaika ja henkilötunnus, äidinkieli, akatemia ja pääaine, opintojen aloitusvuosi ja opintopisteiden määrä, opiskeluoikeuden numero, koulutusohjelma, kansalaisuus ja asiointikieli)
• Yhteystiedot (kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot)
• Ajanvarauksia koskevat tiedot (päivämäärä, kesto, ensikäynti, seurantakäynti, palaveri)
• Tieto ohjaussuhteen päättymisestä (päivämäärä)

Arkaluontoiset henkilökohtaiset tiedot:

Opintopsykologitoiminnan luonteesta johtuen ohjaussuhteessa käsitellään usein myös ohjausasiakkaan terveyttä koskevia tietoja. Terveyttä koskevia tietoja voi sisältyä seuraaviin tietoihin:

• Ohjaukseen hakeutumisen perusteet
• Käyntikirjaukset
• Yhteenveto ohjauksesta ja mahdolliset ohjausasiakkuudessa syntyvät yhteenvedot ohjauksesta, todistukset, suositukset, lausunnot, kyselylomaketiedot ja tutkimusasiakirjat
• Ohjausasiakkaan itsensä toimittamat tiedot koskien terveyttään (esim. ohjaukseen hakeutumisen perusteet, lukitodistus jne.)

8. Mistä saamme tietoja?

Tietoja saadaan Taideyliopiston opiskeljatietojärjestelmästä (opiskeluoikeutta ja opintojen vaihetta koskevat tiedot) sekä ohjausasiakkaalta itseltään. Opintopsykologin ohjausasiakkuudesta koostamat tiedot saadaan opintopsykologilta.

9. Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Ohjaussuhdetta koskevat asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Asiakastietoja voidaan luovuttaa (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 13 §) vain asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen nojalla.

Taideyliopiston opintopsykologien asiakasrekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämältään palveluntarjoajatahoilta.

Opintopsykologiatoiminnassa käsiteltävät tiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne Taideyliopiston työntekijät, joiden työtehtävät sitä edellyttävät (opintopsykologi, opintopsykologiharjoittelija sekä tietoturvapäällikkö / tietosuojavastaava, viimeksi mainituilla vain rajattu pääsy järjestelmään poikkeamatilanteen käsittelyyn liittyvässä tuessa). Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

Tiedot muodostuvat manuaalisesta (paperisesta) ja sähköisestä aineistosta.

Opintopsykologitoiminnan lähi- ja etäohjausasiakastietoja käsitellään pääasiallisesti potilastietojen käsittelyyn soveltuvassa ja tietoturvallisuuden osalta todennetusti turvallisessa sähköisessä asiakastietojärjestelmässä. Lokitiedoilla valvotaan sähköisessä asiakasjärjestelmässä olevien tietojen käyttöä.

Säilytämme ohjaussuhteeseen liittyviä henkilökohtaisia rekisteritietoja 12 vuotta ohjaussuhteen päättymisestä, jonka jälkeen tiedot poistetaan rekisteristä.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus pyytää pääsy omiin tietoihinsa
  • Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä
• Oikeus saada virheelliset tai epätarkat henkilötiedot oikaistua
• Oikeus tietojen poistamiseen
  • Ei sovelleta, jos käsittelyperusteena on lakisääteinen tai yleisen edun mukainen tehtävä
• Oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista
• Oikeus vastustaa käsittelyä eli pyytää, ettei tietoja käsitellä
• Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen
• Oikeus peruuttaa antamansa suostumus
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen
  • Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
• Oikeus saada tietoa tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
• Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- ja työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja. Voit tehdä ilmoituksen tietosuojavaltuutetulle täällä.

Käyttääksesi edellä mainittuja oikeuksia voit olla yhteydessä opintopsykologiin, minkä jälkeen pyyntöäsi käsitellään yliopiston käytänteiden edellyttämällä tavalla.

Kerro pyynnössä nimesi, yhteystietosi (esimerkiksi sähköpostiosoite tai puhelinnumero) ja miten haluat edellä mainittuja oikeuksiasi käyttää. Mikäli lähetät pyyntösi sähköpostitse, käytä salattua sähköpostiyhteyttä (salattu sähköposti).

Tietosuoja-asetuksessa aikaraja sinun esittämään pyyntöön reagoimiselle on yksi kuukausi. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Ohjaussuhteeseen liittyvät kysymykset:

Voit pyytää opintopsykologia kertomaan sinusta tallennetut merkinnät opintopsykologin ohjauksessa. Voit tilata sinua koskevat rekisteriin tallennetut kirjaukset, yhteenvedot, lausunnot, todistukset ja suositukset itsellesi kirjallisina postitse lähettämällä pyynnön osoitteeseen Opintopsykologien asiakirjatilauspyyntö / Opintopsykologit, PL 36, 00097 Taideyliopisto. Pyyntö ohjataan asiakasta ohjanneelle / ohjanneille opintopsykologeille. Opintopsykologi luovuttaa edellä kuvatulla tavalla pyydetyt merkinnät niitä pyytäneelle asiakkaalle lähtökohtaisesti vain henkilökohtaisesti henkilöllisyyden tarkastamisen jälkeen.

Tietosuojailmoitus:

Jos sinulla on tähän tietosuojailmoitukseen liittyviä kysymyksiä, voit ottaa yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@uniarts.fi.