Asiakirjajulkisuus Taideyliopistossa
Tutustu Taideyliopiston julkisiin tietoihin, niiden hallintaan ja miten saat ne käyttöösi.
Asiakirjajulkisuus ja tietopyynnöt
Taideyliopisto on tiedonhallintalain (906/2019) tarkoittama tiedonhallintayksikkö, jonka on ylläpidettävä kuvausta sen viranomaistoimintaan kuuluvista tietoaineistoista ja asiakirjoista. Kuvausta kutsutaan asiakirjajulkisuuskuvaukseksi ja sillä pyritään opastamaan ja helpottamaan tietopyynnön tekemistä Taideyliopistolle.
Taideyliopiston asiakirjat ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Tietopyynnön ei tarvitse koskea siis ainoastaan omaa asiaa (asianosaisuus), vaan kuka tahansa, esimerkiksi tutkijat, median edustajat tai kansalaiset, voivat pyytää käyttöönsä yliopiston hallussa olevia viranomaisasiakirjoja ja niihin liittyviä tietoja julkisuuslain mukaisesti (621/1999).
Hyvä tietää: Taideyliopiston opiskelijoilla, tutkijoilla sekä opetus- ja palveluhenkilöstöllä on lähtökohtaisesti oikeus saada käyttöön omia ja työtehtäviinsä kuuluvia tietojaan suoraan yliopiston tietojärjestelmistä heidän henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien sallimien oikeuksien mukaan.
Asiakirjajulkisuuskuvaus on yleisluontoinen ja se kohdistuu yliopiston toiminnassaan käyttämiin asiakirjoihin ja tietoihin, joita hallitaan sähköisesti tietojärjestelmien avulla. Kuvaus sisältää esimerkinomaisesti hakutekijöitä ja ohjeita, miten tietoja voidaan pyytää. Oikeaan tietoaineistoon ja tietojärjestelmään kohdistettu tietopyyntö nopeuttaa asian käsittelyä.
Hyvä tietää: Ennen tietopyynnön tekemistä, kannattaa tutustua Taideyliopiston verkkosivustolla (uniarts.fi) julkaistuun tietoon yliopiston toiminnasta, opetuksesta, tutkimuksesta, julkisista tapahtumista ja esityksistä.
Asiakirjajulkisuuskuvaus ei sisällä tietojärjestelmistä poistettuja tai arkistoituja tietoja. Arkistointia ohjataan yliopiston tiedonhallintasuunnitelman avulla. Arkistoon siirrettyjä tietoaineistoja voi tiedustella Taideyliopiston arkistopalvelusta arkisto@uniarts.fi.
Hyvä tietää: Henkilötietojen käsittelystä, tietosuojasta sekä omien henkilötietojen tarkastusoikeudesta on annettu erillinen ohjeistus, katso tarkemmin Taideyliopiston tietosuojakäytännöt.
Taideyliopistolle saapuneiden tietopyyntöjen maksuperusteista ja hinnoittelusta löytyy lisätietoa tämän asiakirjajulkisuuskuvauksen lopusta (katso luku 6).
Taideyliopiston tietovarannot, tietoaineistot ja asiarekisteri
Taideyliopiston toimintaan liittyviä tietoaineistoja, kuten asiakirjoja ja niissä olevia tietoja rekisteröidään asianhallinnan tietojärjestelmän lisäksi palveluiden operatiivisiin tietojärjestelmiin, mutta tietoja sisältyy myös paperiaineistoihin. Asianhallinnan ja palveluiden tiedonhallinnan rekisteröidyt tiedot muodostavat yhdessä tiedonhallintalain tarkoittaman asiarekisterin.
Tietoaineistoista muodostuu tietovarantoja. Kukin tietovaranto sisältää niihin kuuluvat tietoaineistot, asiakirjat ja tiedot sekä käytettävät rekisterit. Tietopyyntö kohdistetaan aina siihen tietoaineistoon, tietojärjestelmään tai rekisteriin, jossa tietoa säilytetään ja ylläpidetään. Taideyliopiston tietovarannot ovat:
- päätöksenteko ja asiointi
- henkilöstö
- talous ja rahoitus
- koulutus ja opetus
- tutkimus ja taiteellinen toiminta
1. Päätöksenteko ja asiointi -tietovaranto
1.1 Tietovarannon käyttötarkoitus
Taideyliopiston päätöksenteon ja asioinnin tietovarantoa ylläpidetään Taideyliopistossa vireille tulevien tai käsiteltävänä olevien hallinnollisten asioiden rekisteröintiä, valmistelun ylläpitoa ja seurantaa varten.
Tyypillisesti yliopiston hallinnolliset asiakirjat ja tiedot liittyvät yliopiston antamiin lausuntoihin, opiskelijavalintoihin ja opiskeluoikeuksiin, akateemisen opetus- ja tutkimushenkilöstön palkkaamiseen, sopimuksiin, ohjesääntöihin, toimielinten asettamiseen sekä toiminnan ja talouden suunnitteluun. Päätöksenteon ja asioinnin tietovarantoon kuuluvat tietoaineistot sisältävät myös yliopiston sisäiseen hallintoon, toimielinten päätöksentekoon ja toimintaan kuuluvia asiakirjoja ja tietoja, jotka eivät välttämättä ole heti julkisia tai sisältävät käyttörajoituksia.
Hallinnolliset päätösasiat liittyvät yleensä erilaisiin oikeuksiin, velvollisuuksiin ja etuuksiin. Hallintoasiassa viranomainen eli Taideyliopisto tekee kirjallisen päätöksen, johon voidaan lainsäädännön määrittämissä tilanteissa hakea muutosta (oikaisu tai valitus).
Päätöksenteko ja asiointi -tietovarantoon kuuluvat hallinnolliset asiat ja asiakirjat rekisteröidään asianhallintajärjestelmään.
1.2 Asianhallintajärjestelmä
Asianhallintajärjestelmää pidetään Taideyliopistossa käsiteltäväksi tulevien ja otettujen sekä ratkaistujen hallinnollisten ja sisäisten asioiden rekisteröintiä, seurantaa ja hallintaa varten. Asianhallintajärjestelmää kutsutaan myös diaariksi eli kirjattujen asioiden rekisteriksi.
Asianhallintajärjestelmään rekisteröityjen asiakirjojen sisältämiä tietoja voidaan rekisteröidä myös palveluiden operatiivisiin järjestelmiin. Asianhallintajärjestelmän rekisteröintitiedot ovat julkisia, mutta niihin liittyvät asiakirjat voivat sisältää käyttörajoituksia.
1.2.1 Tietoaineistot
Asianhallintajärjestelmään voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:
- asian vireille saattaja ja tämän yhteystiedot, asiakirjan saapumispäivä, laatimispäivä sekä asian laatu, sisältö tai tarkoitus
- asian käsittelyyn liittyvät välitoimenpiteet, kuten selvitys- ja lausuntopyynnöt ja niitä koskevat asiakirjat, sekä
- asian lopputoimenpiteet, kuten päätökset, ratkaisut ja vastaavat tiedot, sekä niihin liittyvät asiakirjat ja tiedot
Asianhallintajärjestelmään rekisteröidyt, paperiset asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla rajoitetuissa ja lukituissa tiloissa. Asiakirjat siirretään yliopiston arkistoon Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.
1.2.2 Tietojärjestelmän nimi
Taideyliopiston asianhallintajärjestelmän (diaarin) sähköiset tiedot on rekisteröity Dynasty – asianhallinta- ja dokumentinhallintajärjestelmään.
1.2.3 Tietopyynnön tekeminen
Asianhallintajärjestelmään kohdistuvat tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Taideyliopiston sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@uniarts.fi tai postitse osoitteeseen Taideyliopisto, Kirjaamo, PL 1, 00097 TAIDEYLIOPISTO.
Hyvä tietää: Hakutekijänä voi käyttää esimerkiksi asiaa, asian kuvailua tai asian vireille saattajaa.
2. Henkilöstötietovaranto
2.1 Tietovarannon käyttötarkoitus
Taideyliopiston henkilöstötietovarantoa ylläpidetään yliopiston palveluksessa olevan henkilöstön työsuhteeseen liittyvien tietojen rekisteröintiä, ylläpitoa ja seurantaa sekä niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoitamiseksi. Tietovarantoon kuuluu myös avoinna olevien tehtävien ja työpaikkojen täyttöön liittyviä tietoja.
Henkilöstötietovarantoon sisältää henkilöiden työsuhdetta, palkkaa, työaikaa, lomaoikeuksia, työterveyshuoltoa ja vastaavia palvelussuhteeseen liittyviä tietoja. Se sisältää työsuhteista henkilöstöä koskevien tietojen lisäksi työsopimussuhteen ulkopuolisten henkilöiden, kuten palkkionsaajien, apurahalla työskentelevien sekä harjoittelun tai vastaavassa sopimussuhteessa yliopistoon olevien kannalta tarpeellisia tietoja.
Tietovarannon tiedot ovat pääsääntöisesti julkisia, mutta osaan tiedoista tai asiakirjoista voi liittyä käyttörajoituksia tai ne ovat salassa pidettäviä.
Henkilöstötietovarantoon kuuluvia tietoja rekisteröidään henkilötietojärjestelmään, työnhakijarekisteriin sekä asianhallintajärjestelmään (katso luku 1).
2.2 Henkilötietojärjestelmä
Henkilötietojärjestelmän muodostaa kolme rekisteriä: työntekijärekisteri, työajan hallintajärjestelmä sekä työajan kohdentamis- ja raportointijärjestelmä.
Työntekijärekisterin tietoja voidaan siirtää yliopiston ulkopuolelle teknisten rajapintojen kautta verottajalle.
Henkilötietojärjestelmän rekisterien tiedot ovat pääosin julkisia, mutta osaan tiedoista ja asiakirjoista voi sisältyä käyttörajoituksia tai ne voivat olla salassa pidettäviä.
2.2.1 Tietoaineistot
Työntekijärekisteriin voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:
- työntekijän tai muussa sopimussuhteessa olevan nimi, yhteystiedot ja muut tarpeelliset henkilötiedot
- palkkaa, palkkiota ja muut työ- tai sopimussuhdetta koskevat tiedot
- työaikaa koskevat tiedot
- vuosilomakirjanpitoon ja poissaoloon liittyvät tiedot
Työajan hallintajärjestelmään voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:
- työntekijän nimi ja tehtävänimike
- päivittäiset työssäolotiedot,
- työstä poissaolotiedot
Työajan kohdentamis- ja raportointijärjestelmään voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:
- opetushenkilöstön työaikasuunnitelmat
- ulkopuolisen hankerahoituksen edellyttämät työajan käytön suunnitelmat ja toteumat
Henkilötietojärjestelmän rekistereihin rekisteröidyt, paperiset asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla rajoitetuissa ja lukituissa tiloissa. Asiakirjat siirretään yliopiston arkistoon Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.
2.2.2 Tietojärjestelmän nimi
Henkilötietojärjestelmään kuuluvat työntekijärekisterin sähköiset tiedot on rekisteröity Mepco -henkilötietojärjestelmään (HR-portaali).
Työajan hallintajärjestelmän sähköiset tiedot on rekisteröity Nepton-työaikajärjestelmään.
Työajan kohdentamis- ja raportointijärjestelmän sähköiset tiedot on rekisteröity SoleTM-järjestelmään.
2.2.3 Tietopyynnön tekeminen
Henkilötietojärjestelmään kohdistuvat tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Taideyliopiston sähköpostiosoitteeseen HR-info@uniarts.fi.
Hyvä tietää: Hakutekijänä voi käyttää asiaa tai muuta yksilöityä tietoa.
2.3 Työnhakijarekisteri
Taideyliopiston työnhakijarekisteriä ylläpidetään Taideyliopistossa avoinna oleviin tehtäviin hakevien työnhakijoiden työhakemusten ja tietojen käsittelemiseksi, rekrytointiprosessin hallinnoimiseksi.
Työnhakijarekisterin tiedot ovat pääosin julkisia, mutta osaan tiedoista ja asiakirjoista voi sisältyä käyttörajoituksia tai ne voivat olla salassa pidettäviä.
Työnhakijarekisterin tietoja rekisteröidään myös asianhallintajärjestelmään (katso luku 1)
2.3.1 Tietoaineistot
Työnhakijarekisteriin voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:
- haettuun työtehtävään liittyvät tiedot (tehtävät, työsuhteen muoto tai laatu)
- työnhakijan nimi, yhteystiedot ja muut tarpeelliset henkilötiedot
- pätevyyttä osoittavat tiedot (koulutus, aikaisemmat työsuhteet, muut tehtävän kannalta keskeiset ansiot ja osaaminen) sekä mahdolliset osaamisnäytteet
- rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot (jatkohaastattelut ja keskeytyminen)
- arviointilausunnot (rekrytointia valmistelevien työryhmien esitykset tai rekrytointiprosessissa teetetyt hakija-arviot, kuten tieteellisten, taiteellisten tai opetuksellisten ansioiden arviointi sekä mahdollisten toimielinten tai vastaavien lausunnot hakijoiden ansioista tai soveltuvuudesta tehtävään)
Työnhakijarekisteriin rekisteröidyt, paperiset asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla rajoitetuissa ja lukituissa tiloissa. Asiakirjat siirretään yliopiston arkistoon Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.
2.3.2 Tietojärjestelmän nimi
Taideyliopiston työnhakijarekisterin sähköiset tiedot on rekisteröity Saima, sähköinen rekrytointijärjestelmään.
2.3.3 Tietopyynnön tekeminen
Työnhakijarekisteriin kohdistuvat tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Taideyliopiston sähköpostiosoitteeseen HR-info@uniarts.fi.
Hyvä tietää: Hakutekijänä voi käyttää avoimen tehtävän nimikettä.
3. Talous ja rahoitus -tietovaranto
3.1 Tietovarannon käyttötarkoitus
Taideyliopiston talous ja rahoitus -tietovarantoa ylläpidetään yliopiston rahoituksen käytön ja menojen seurantaa sekä talouden suunnittelua varten sekä niihin liittyvien yliopistolle kuuluvien kirjanpitovelvoitteiden hoitamiseksi.
Taideyliopiston rahoitus muodostuu valtiolta tulevasta rahoituksesta (perusrahoituksen), sitä täydentävästä yliopiston ulkopuolelta hankitusta hankerahoituksesta sekä yliopiston varainhankinnan ja sijoitustoiminnan kautta tulevasta rahasta.
Talous- ja rahoitus -tietovaranto sisältää rahoitustietojen lisäksi tietoja tavaroiden ja palveluiden hankinnoista, ostolaskujen maksamisesta, myyntilaskutuksesta, työmatka- ja kululaskutuksesta sekä luottokorttien käytöstä.
Tietovarannon rekisteröintitiedot ovat pääsääntöisesti julkisia, mutta niihin liittyvät asiakirjat voivat sisältää käyttörajoituksia tai olla kokonaan tai osittain salassa pidettäviä.
Taideyliopiston talous- ja rahoitus -tietovarannon tietoja ja asiakirjoja rekisteröidään taloustietojärjestelmään, hankintarekisteriin (kilpailutusjärjestelmä) sekä asianhallintajärjestelmään (katso luku 1).
3.2 Taloustietojärjestelmä
Taideyliopiston taloustietojärjestelmään kuuluu kolme rekisteriä: SAP-kirjanpitojärjestelmä, M2 Blue -matka- ja kululaskuohjelma sekä talouden suunnittelun ja seurannan Tabella-järjestelmä. Tietoja siirretään rekisterien välillä teknisten rajapintojen kautta.
Taloustietojärjestelmän tiedot ovat pääosin julkisia, mutta osaan tiedoista ja asiakirjoista voi sisältyä käyttörajoituksia tai ne voivat olla salassa pidettäviä.
3.2.1 Tietoaineistot
SAP-kirjanpitojärjestelmään voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:
- valtiolta tulevat määrärahat (perusrahoitus)
- yliopiston ulkopuolelta saatu hanke- ja erillisrahoitus
- muut rahoituslähteet
- omaisuus, saamiset, velat ja oma pääoma
Tabella-järjestelmään voidaan rekisteröidä SAP-järjestelmästä saatavien tietojen lisäksi seuraavia tietoja:
- budjetti- ja taloussuunnitelmat
- toteumatietoja
M2 Blue – matka- ja kululaskuohjelmaan rekisteröidään seuraavia tietoja:
- työmatkasuunnitelmat ja ennakkomaksut
- matkalaskut
- kululaskut
Taloustietojärjestelmän rekistereihin rekisteröidyt, paperiset asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla rajoitetuissa ja lukituissa tiloissa. Asiakirjat siirretään yliopiston arkistoon Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.
3.2.2 Tietojärjestelmän nimi
Taideyliopiston taloutta ja kirjanpitoa koskevat sähköiset tiedot on rekisteröity SAP-kirjanpitojärjestelmään.
3.2.3 Tietopyynnön tekeminen
Taloustietojärjestelmään kohdistuvat tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Taideyliopiston sähköpostiin talous@uniarts.fi.
Hyvä tietää: Hakutekijänä voi käyttää esimerkiksi asiaa, asian kuvailua tai muuta asian yksilöivää tietoa.
3.3 Kilpailutusjärjestelmä (hankintarekisteri)
Kilpailutusjärjestelmään sisältyvät tavaroiden ja palveluiden julkiset, käynnissä olevat kilpailutukset ja hankintailmoitukset löytyvät julkisten webbisivujen kautta saatavien julkaisukanavien ja -palveluiden kautta.
Järjestelmän tiedot ovat tiedot ovat pääosin julkisia, mutta osaan kilpailutuksen aikaisiin tietoihin ja asiakirjoihin voi sisältyä käyttörajoituksia tai ne voivat olla salassa pidettäviä. Esimerkiksi saapuneet tarjoukset ovat julkisia vasta, kun hankintapäätös on tehty, liike- ja ammattisalaisuudet eivät ole julkisia tämänkään jälkeen.
Kilpailutusprosessin päätyttyä hankintaan liittyvät hankintapäätökset, kilpailutusasiakirjat ja hankintasopimukset siirretään ja säilytetään asianhallintajärjestelmässä (katso luku 1).
3.3.1 Tietoaineistot
Kilpailutusjärjestelmään voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:
- tarjouspyyntö ja siihen liittyvät lisätiedot
- saadut tarjoukset
- jälki-ilmoitukset
3.3.2 Tietojärjestelmän nimi
Julkisten kilpailutusten sähköisiä tietoja ylläpidetään Cloudia Kilpailutus -järjestelmässä (portaali).
Julkaistut hankintailmoitukset, tarjouspyynnöt ja muut kilpailutusasiakirjat sekä jälki-ilmoitukset löytyvät Hilma-verkkopalvelusta ja Hanki-tarjouspalvelusta.
3.3.3 Tietopyynnön tekeminen
a) Julkisen kilpailutuksen aikaisia tietoja ja aineistoja voi katsoa ja hakea Hilma-verkkopalvelusta (josta löytyvät myös EU-hankinnat) sekä Hanki-tarjouspalvelussa.
Hyvä tietää: Haku tehdään palvelun sivulta löytyvien ohjeiden mukaan.
b) Päättyneitä kilpailutuksia ja hankintoja koskevat tietopyynnöt pyydetään lähettämään Taideyliopiston osoitteeseen kirjaamo@uniarts.fi tai postitse osoitteeseen Taideyliopisto, Kirjaamo, PL 1, 00097 TAIDEYLIOPISTO.
Hyvä tietää: Hakutekijänä voi käyttää esimerkiksi asiaa tai muuta yksilöivää tietoa.
4. Koulutus ja opetus -tietovaranto
4.1 Tietovarannon käyttötarkoitus
Taideyliopiston koulutus ja opetus -tietovarantoa ylläpidetään Taideyliopistossa opiskelevien tutkinto- ja jatkotutkinto-opiskelijoiden valintaa sekä heidän opintojaan koskevien tietojen rekisteröintiä, seurantaa ja hallintaa varten sekä niihin liittyvien viranomaistehtävien hoitamiseksi yliopistolain (558/2009) mukaisesti.
Tietovaranto sisältää tietoja Taideyliopistoon opiskelijaksi otetuista, opiskelijan opintosuorituksista, opinnäytteistä ja tutkinnoista sekä tietoja suoritetuista opinnoista ulkomailla tai toisessa kotimaisessa yliopistossa sekä opettajatietoja. Tietovaranto sisältää myös tietoja opetussuunnitelmista ja opetustarjonnasta sekä erillisten opintojen suoritusoikeuksista.
Koulutus ja opetus -tietovarannon tiedot ovat pääsääntöisesti julkisia, mutta osaan asiakirjoista ja tiedoista voi sisältyä käyttörajoituksia tai ne voivat olla salassa pidettäviä.
Koulutus ja opetus -tietovarantoon kuuluvia tietoja rekisteröidään Taideyliopiston opintotietojärjestelmään ja hakijarekisteriin.
Opiskelijaksi ottamista, opinto-oikeuksia ja vastaavia opiskeluun liittyviä hallintopäätöksiä rekisteröidään asianhallintajärjestelmään (katso luku 1). Opinnäytteet rekisteröidään yliopiston kirjastotietojärjestelmään (katso luku 5).
4.2 Opintotietojärjestelmä
Taideyliopiston opintotietojärjestelmään kuuluu kolme rekisteriä: opiskelijarekisteri, OILI-lukukausi-ilmoittautumisrekisteri ja JOOPAS-joustava opinto-oikeus-verkkohakupalvelu. Oili- ja Joopas-rekisterien tietoja siirretään sähköisesti tai manuaalisesti opiskelijarekisteriin.
Opiskelijarekisterin tietoja voidaan siirtää yliopiston ulkopuolelle teknisten rajapintojen kautta teknisellä käyttöyhteydellä tai valtakunnallisesta VIRTA-opintotietopalvelusta tehtävinä tietopoimintoina.
Rekisteröintitiedot ovat pääsääntöisesti julkisia, mutta niihin liittyvät asiakirjat voivat sisältää käyttörajoituksia tai olla salassa pidettäviä.
4.2.1 Tietoaineistot
Opiskelijarekisteriin voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:
- opiskelijan nimi, yhteystiedot ja muut perustiedot
- myönnetyt opinto-oikeudet
- opiskelijan koulutusohjelma, mahdollinen suuntautumisvaihtoehto ja pääinstrumentti
- opetukseen ilmoittautuminen
- opintosuoritukset ja opettajatiedot
- lukuvuosittaiset läsnä- ja poissaolotiedot ja kirjoilta poistaminen
- opiskelijaan kohdistetut kurinpitotoimenpiteet
- opiskelijan vaihto-opiskelu
- kielitaitovaatimuksista vapauttaminen
- opinnäyte (opinnäytteen nimi)
- opiskelijan suorittamat tutkinnot Taideyliopistossa
- valmistumistiedot (tutkintotodistuksen antopäivä)
Lukukausi-ilmoittautumisrekisteriin (OILI) rekisteröidään seuraavia tietoja:
- opiskelijan läsnäoloilmoittautumiset ja
- poissaoloilmoitukset
Joustavan opinto-oikeuden verkkohakupalveluun (JOOPAS) rekisteröidään seuraavia tietoja:
- toisessa korkeakoulussa olevan opiskelijan JOO-opiskelun hakutiedot Taideyliopistoon
- JOO-opintojen hyväksymis- ja hylkäämistiedot
Opiskelijarekisteriin ja sen osarekistereihin rekisteröidyt, paperiset asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla rajoitetuissa ja lukituissa tiloissa. Asiakirjat siirretään yliopiston arkistoon Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.
4.2.2 Tietojärjestelmän nimi
Taideyliopiston opiskelijarekisterin sähköiset tiedot on rekisteröity Peppi Opintotietojärjestelmään.
4.2.3 Tietopyynnön tekeminen
a) Yliopistosta valmistuneet voivat katsoa omia tietojaan VIRTA-opintopalvelun Opintosuoritus- ja tutkintotietojen luovutuspalvelussa (KOSKI).
Hyvä tietää: Haku tehdään palvelun sivulta löytyvien ohjeiden mukaan.
b) Tutkimuskäyttöä tai muuta luvanvaraista käyttöä koskevat tietopyynnöt (tietopyyntölomakkeella) pyydetään lähettämään Taideyliopiston sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@uniarts.fi tai postitse osoitteeseen Taideyliopisto, Kirjaamo, PL 1, 00097 TAIDEYLIOPISTO, tai VIRTA-opintietopalvelun kautta (katso luku 4.4).
c) Muut tietopyynnöt opintotietojärjestelmään rekisteröidyistä opiskelijoista pyydetään toimittamaan Taideyliopiston sähköpostiosoitteeseen opiskelijarekisteri@uniarts.fi.
Hyvä tietää: Hakutekijänä voi käyttää esimerkiksi opiskelijan nimeä.
4.3 Hakijarekisteri (opiskelijavalintarekisteri)
Koulutukseen (perustutkinto- ja tohtorikoulutus) hakeutumisen valtakunnallisena opiskelijavalintarekisterinä toimii Opetushallituksen ylläpitämä Opintopolku-portaali (yhteishakurekisteri).
Taideyliopiston ylläpitämä hakijarekisteri on opiskelijavalintarekisterin osarekisteri. Taideyliopiston hakijarekisteri täydentää Opintopolku-opiskelijavalintarekisteristä saatavia tietoja yliopiston omiin valintoihinsa tarvittavilla lisätiedoilla ja asiakirjoilla.
4.3.1 Tietoaineistot
Hakijarekisteriin voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:
- opiskelijaksi hakevan nimi, muut henkilötiedot ja tarpeelliset yhteystiedot
- hakijan aikaisempi koulutus ja suoritetut tutkinnot
- koulutukseen hakemista ja valinnan perusteita koskevat tiedot (valintaperusteet)
- valinnan tulos
- opiskelupaikan vastaanottamista ja oppilaitokseen ilmoittautumista koskevat tiedot
Erillisten opintojen suoritusoikeuksia koskevista hakutiedoista voidaan rekisteröidä lisäksi seuraavia tietoja:
- opiskelijavaihtoon liittyviä tietoja
- nuorisokoulutukseen hakevien tietoja
- erikoistumiskoulutusten hakutietoja
Opintopolku-rekisteristä tulostetut sekä Taideyliopiston erikseen pyytämät paperiset asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla rajoitetuissa ja lukituissa tiloissa. Asiakirjat siirretään yliopiston arkistoon Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.
4.3.2 Tietojärjestelmän nimi
Opiskelijahakuun (perustutkinto- ja tohtorikoulutukseen) liittyvät sähköiset tiedot on rekisteröity Opintopolku.fi -palveluun.
4.3.3 Tietopyynnön tekeminen
a) Yliopistoon hakenut voi katsoa ja hakea omia tietojaan hakijarekisteristä (opiskelijavalintarekisterissä) Opetushallituksen Oma opintopolku-palvelun kautta.
Hyvä tietää: Haku tehdään palvelun sivulta löytyvien ohjeiden mukaan.
b) Tutkimus- ja muuhun luvanvaraiseen käyttöön liittyvät aineisto- ja tietopyynnöt pyydetään lähettämään Opetushallituksen osoitteeseen aineistopyynnot@oph.fi.
4.4 Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto (VIRTA-opintotietopalvelu)
Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto (VIRTA-opintotietopalvelu) on opetus- ja kulttuuriministeriön palvelu, jota ylläpitää CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy. Taideyliopisto säilyttää ja siirtää opiskelijarekisterinsä keskeiset tiedot teknisellä käyttöyhteydellä VIRTA-opintotietopalveluun.
VIRTA-opintotietopalvelun tietovarannossa olevia tietoja voidaan hyödyntää lakisääteisiin käyttötarkoituksiin. Taideyliopiston luvalla tai toimeksiannosta sen omistamia tietoja voidaan hyödyntää erilaisissa opiskelijan (oppijan) tarvitsemissa palveluissa tai tutkimuskäytössä.
4.4.1 Tietoaineistot
Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto (VIRTA-opintotietopalvelu) sisältää seuraavat keskeiset Taideyliopiston opintorekisteristä siirretyt tiedot:
- tiedot opiskelijoista sekä heidän opiskeluoikeuksistaan
- tiedot opintosuorituksista ja suoritetuista tutkinnoista sekä niiden arvosanoista
- lukukausi-ilmoittautumiset
- tiedot kansainvälistä liikkuvuusjaksoista
4.4.2 Tietojärjestelmän nimi
Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon siirrettävät sähköiset tiedot on rekisteröity VIRTA-opintotietopalveluun.
4.4.3 Tietopyynnön tekeminen
a) Kuka tahansa voi katsoa omia VIRTA-opintotietopalvelussa olevia tietojaan Opintosuoritus- ja tutkintotietojen luovutuspalvelussa (KOSKI).
Hyvä tietää: Haku tehdään palvelun sivulta löytyvien ohjeiden mukaan.
b) Tutkimus- ja muuhun luvanvaraiseen käyttöön tarvittavat Taideyliopiston VIRTA-opintotietopalvelussa oleviin tietoaineistoihin tarvittavat tietopyynnöt ja luvat tehdään CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n kautta virta@csc.fi
5. Tutkimus ja taiteellinen toiminta -tietovaranto
5.1. Tietovarannon käyttötarkoitus
Taideyliopiston tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan tietovarantoa ylläpidetään Taideyliopistossa tehtävän tieteellisen ja taiteellisen tutkimuksen tietojen rekisteröintiä, seurantaa, tilastointia ja raportointia varten sekä muiden näihin liittyvien viranomaistehtävien hoitamiseksi yliopistolain (558/2009) mukaisesti.
Tietovarannon rekisteröintitiedot ovat julkisia, mutta niihin liittyvät asiakirjat voivat sisältää käyttörajoituksia tai ne sisältävät salassa pidettävää tietoa.
Tietoja yliopiston ulkopuolelta hankittavasta tutkimuksen lisärahoituksesta sekä paljastuneista tieteellisistä vilpeistä rekisteröidään Taideyliopiston asianhallintajärjestelmään (katso luku 1).
Tutkimushankkeiden rahoituksen seurantatietoja rekisteröidään taloustietojärjestelmään (katso luku 3).
Tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan suoritetietoja kootaan ja rekisteröidään tutkimustietojärjestelmään sekä kirjastotietojärjestelmään.
5.2 Tutkimustietojärjestelmä
Tutkimustietojärjestelmässä ylläpidetään tietoja Taideyliopiston oman akateemisen tutkimushenkilöstön ja yliopistossa vierailevien eli affilioituneiden tutkijoiden, kuten ulkopuolisella rahoituksella toimivien apurahatutkijoiden ja jatko-opiskelijoiden tieteellisestä ja taiteellisesta toiminnasta.
Tietojärjestelmä sisältää kootusti tietoja taiteelliseen ja tutkimustoimintaan liittyvistä julkaisuista, taiteellisesta toiminnasta, asiantuntijatehtävistä ja kansainvälisistä vierailuista.
Tutkimustietojärjestelmän avulla tuotetaan tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan arviointia ja kehittämistä varten tarvittavat tilastoraportit, mutta myös raportointitiedot opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruita varten, jolloin tiedot siirretään teknisellä käyttöyhteydellä valtakunnalliseen opetus- ja kulttuuriministeriön ylläpitämään portaaliin, katso https://tiedejatutkimus.fi (tutkimustietovaranto).
5.2.1 Tietoaineistot
Tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan tiedoista voidaan rekisteröidä seuraavia suoritetietoja:
- tieteelliset ja taiteelliset julkaisut (nimikkeet)
- toiminta tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan asiantuntijana
- kansainväliset vierailut tutkijana, taiteilijana tai asiantuntijana
5.2.2 Tietojärjestelmän nimi
Taideyliopiston tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan tietoja rekisteröidään SoleCris-tutkimustietokantaan.
5.2.3 Tietopyynnön tekeminen
a) Taideyliopissa työskennellyt voi tarkastaa omia tietojaan Taideyliopiston verkkosivujen kautta www.uniarts.fi/cris
b) Kansalaiset voivat katsoa Taideyliopiston tutkimustietoja Taideyliopiston verkkosivujen kautta www.uniarts.fi/cris
Hyvä tietää: Haku tehdään palvelun sivulta löytyvien ohjeiden mukaan.
5.3 Kirjastotietojärjestelmä (julkaisujärjestelmä)
Taideyliopistossa tehdyn tutkimuksen ja taiteellisessa toiminnassa syntyneitä julkaisutietoja rekisteröidään yliopiston kirjastotietojärjestelmään. Järjestelmästä on tekninen yhteys Taideyliopiston Finnaan.
Kirjastotietojärjestelmään rekisteröidään jatkotutkinto-opiskelijoiden käyttöliittymä (tohtorikoulutettavien) väitöskirjojen ja taiteellisen tutkimuksen opinnäytteiden sekä erillisjulkaistujen tieteellisten artikkeleiden rinnakkaistallenteiden lisäksi maisterin tutkinnon suorittaneiden opinnäytteet.
Kirjastotietojärjestelmään rekisteröidään lisäksi yliopiston julkaisusarjoihin kuuluvia muita julkaisuja ja artikkeleita, oppimateriaaleja sekä erityisaineistoihin luettavia nuottiaineistoja, äänitteitä ja konserttitallenteita.
Rekisteröintitiedot ovat julkisia, mutta ilman verkkojulkaisulupaa olevia julkaisuja (sähköisiä tiedostoja) ei saa välttämättä käyttöönsä avoimen verkon kautta sähköisessä muodossa, sillä osa tiedostoista on rajoitettu käytettäväksi vain Taideyliopiston kirjaston päätteillä; osa on käytettävissä vain Taideyliopiston käyttäjätunnuksilla kirjautuneille.
5.3.1 Tietoaineistot
Taideyliopiston kirjastojärjestelmään voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:
- opinnäytteen tai julkaisun laatijan nimi
- opinnäytteen tai julkaisun nimi ja bibliografiset luettelointitiedot
- opinnäyte tai julkaisu (kokoteksti, metatiedot)
- sähköisen tiedoston pysyvä tunniste (URL, verkkosivuston tai tiedoston sijainti internetissä)
Kirjastotietojärjestelmään rekisteröidyt, paperiset asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla rajoitetussa ja lukituissa tiloissa. Asiakirjat siirretään yliopiston arkistoon Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.
5.3.2. Tietojärjestelmän nimi
Taideyliopiston kirjastotietojärjestelmän sähköiset tiedot on rekisteröity Taju, sähköinen julkaisuarkistoon.
5.3.3 Tietopyynnön tekeminen
Valmistuneita väitöstutkimuksia, taiteellisia opinnäytteitä ja tutkimukseen liittyviä artikkeleita saa käyttöön Taideyliopiston kirjaston palvelusivustolta.
Hyvä tietää: Haku tehdään palvelun sivulta löytyvien ohjeiden mukaan.
6. Tietopyyntöjen maksullisuus
Tiedon saaminen viranomaisen julkisesta asiakirjasta on lähtökohtaisesti maksutonta.
Tietojen saanti on maksutonta, kun
- tieto asiakirjasta annetaan suullisesti esimerkiksi puhelimitse tehtyyn tiedusteluun
- asiakirja annetaan yliopistolla luettavaksi tai jäljennettäväksi
- julkinen sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään sähköpostilla, tai
- kyse on tiedoista, joiden maksuttomaan saamiseen asiakkaalla tai viranomaisella on laissa erikseen säädetty oikeus (esimerkiksi sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään asianosaiselle).
Maksuttomuuden edellytyksenä on, että kyseessä on tavanomainen julkisuuslain mukainen asiakirjapyyntö. Asiakirjan antamisesta ei koskaan peritä maksua silloin, kun pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin.
Hyvä tietää: Tavanomaisena asiakirjapyyntönä pidetään tietopyyntöä, jossa asiakirja tai tieto voidaan hakea yliopiston sähköisestä tietojärjestelmästä asiakirjaluokittelun tai asiakirjan tunnisteen avulla tai ne ovat muutoin hakutoimintojen avulla yksilöitävissä ja löydettävissä ja joista salassa pidettävien osien poistaminen on vaivatonta.
Vaikka asiakkaalle toimitettava tieto on lähtökohtaisesti julkista, voidaan laajoista ja erityistoimenpiteitä vaativissa tietopyynnöistä voidaan periä työkustannuksia ja käytettyyn aikaan perustuvaa maksua. Lisäksi fyysisten asiakirjojen kopioinnista, skannauksesta ja postituksesta sekä muusta käsittelystä peritään maksu.
Hyvä tietää: Erityisiä toimenpiteitä vaativa tietopyyntö on kyseessä, kun pyydetty asiakirja-aineisto on laaja, aineistossa on paljon salassa pidettävää tietoa taikka asiakirjan tuottaminen annettavaan muotoon vaatii aikaa tai työtä. Erityistoimenpiteitä vaativia ovat lisäksi tilanteet, joissa tarvitaan erityisiä automaattisen tietojenkäsittelyn haku-, seulonta-, yhdistely- ja tulostusominaisuuksia. Tiedon hakemisesta voidaan periä maksu myös siinä tapauksessa, että pyydettyä tietoa ei löydy.
6.1 Hinta-arvio ja asiakkaan informointi perittävistä maksuista
Kun tietopyyntö saapuu Taideyliopistolle, arvioidaan tietojen hakemisen ja toimittamisen maksuttomuus tai maksullisuus sekä arvioitu työmäärä ja hinta. Hinta-arvio kerrotaan asiakkaalle. Tietoja ei voida toimittaa ennen kuin Taideyliopisto on saanut vahvistuksen siitä, että tietopyynnön tekijä haluaa tiedot maksullisuudesta huolimatta.
Yliopisto voi harkinnan mukaan jättää tietopalvelumaksun perimättä, jos se on kokonaistilanteen huomioiden tarkoituksenmukaista ja kohtuullista.
Mikäli laskun saatuasi katsot, että maksun määräämisessä on tapahtunut virhe, voit hakea siihen muutosta tekemällä kirjallisen oikaisuvaatimuksen Taideyliopistolle. Ohjeet oikaisupyynnön tekemiseksi saat laskun mukana.
6.2 Todistuskopiot ja arkiston tietopyynnöt
Erilaiset todistuskopiot ovat maksullisia. Virallisesti varmennettu sähköinen tai fyysinen kopio opiskelijan tutkintotodistuksesta samoin kuin hukattujen todistusten tilalle annettavat todistuskopiot kuten opettajan pedagogisista opinnoista, avoimen yliopiston opinnoista tai aikaisemmin annetusta työtodistuksista ovat maksullisia.
Asiakirjajulkisuuskuvaus kohdistuu ensisijaisesti viranomaisen käytössä oleviin asiakirjoihin. Arkistoituun aineistoon kohdistuvat laajat tiedonhaut ja erityistoimeksiannot, jotka sisältävät esimerkiksi tietojen ja asiakirjojen etsimistä, julkaisukelpoisten valokuvien ja asiakirjojen skannaamista sekä käyttöoikeuksista sopimista ovat maksullista palvelutoimintaa.
6.3 Hinnasto ja tietopyyntömaksut
Tavanomaiset julkisuuslain mukaiset asiakirjapyynnöt:
- maksuton
Erityisiä toimenpiteitä vaativat asiakirja- ja tietopyynnöt:
- 40 €/h alkava tunti, ensimmäinen puoli tuntia maksuton
Asiakirjojen kopiointi, skannaus ja postitus:
- A4 ja A3 asiakirjakopio tai skannaus 0,50 €/sivu
- sidottu asiakirja 1,50 €/sivu/skannaus
- käsittely- ja toimitusmaksu 10 € + postimaksu
Todistuskopiot:
- 30 € sisältäen käsittely- ja postimaksun
Arkiston tietopalvelu:
- 40 €/h alkava tunti, ensimmäinen puoli tuntia maksuton
Muut yliopiston toiminnasta perittävät maksut:
- asetuksen mukaan (VNA 1082/2009)
Hinnasto on voimassa 1.6.2024 alkaen toistaiseksi.