Dataskyddsredogörelse för forskningsinformationssystemet SoleCRIS
EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 13 och 14. Information till den registrerade. Utgivningsdatum: 2018-06-29; Updaterad: 2021-05-26
1. Part och person som ansvarar för behandlingen av personuppgifter
Chefen för utvecklingstjänsterna Markus Torkkeli (Utvecklingstjänster)
E-postadress: förnamn.efternamn@uniarts.fi
Telefon: +358 40 5005503
2. Kontaktperson för behandlingen av personuppgifter
Planeringschef Helena Haimi (Utvecklingstjänster)
E-postadress: fornamn.efternamn@uniarts.fi
Telefon +358 40 7104293
3. Registrets namn
Forskningsinformationssystemet SoleCRIS
I forskningsinformationssystemet upprätthålls information om den vetenskapliga och konstnärliga verksamhet som Konstuniversitets personal eller i annars till universitetet affilierade forskare (stipendieforskare) samt forskarstuderande bedriver. Verksamheten omfattar publikationer, resultat av konstnärlig verksamhet, expertuppgifter, undervisningsmeriter och internationella besök.
Uppgifterna om forskningsverksamheten och den konstnärliga verksamheten är offentliga med undantag av de uppgifter som separat överenskommits med finansiären. Med hjälp av forskningsdata informerar universitetet i enlighet med god vetenskaplig praxis om sin forskningsverksamhet och i enlighet med 51§ i universitetslagen (558/2009) tillställer undervisningsministeriet de uppgifter i anslutning till forskningen som ministeriet bestämmer.
4. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter?
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på en lagstadgad skyldighet i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (EU 2016/679):
Universitetet ska lämna undervisnings- och kulturministeriet de uppgifter som det bestämmer och som krävs för utvärdering, utveckling, statistikföring och annan uppföljning och styrning av utbildning och forskning (universitetslagen (558/2009) 51 §). Dessutom behandlar, statistikför och analyserar universitetet uppgifter om forskningsverksamhet och samhällelig växelverkan i enlighet med det allmänna intresset för att kunna utföra de uppgifter som avses i §2 i universitetslagen.
- Universitetet statistikför och analyserar forskningsdatasystemets uppgifter för utvärdering och utveckling av forskningsverksamheten.
- Med hjälp av forskningsdatasystemet produceras de statistikrapporter som behövs för utvärdering och utveckling av universitetets och dess enheters verksamhet samt uppgifter för externa rapporteringsbehov (Undervisnings- och kulturministeriets datainsamling).
- Med hjälp av forskningsdatasystemet presenteras universitetets verksamhet och information delas ut till nationella portaler som upprätthålls av undervisnings- och kulturministeriet.
5. Vilka uppgifter behandlar vi?
Obligatoriska personuppgifter: Namn och enhetsuppgifter, titel, anställningsförhållandets längd, universitetets personnummer, expertområden.
Ovan nämnda uppgifter behövs för att ordna universitetets verksamhet och verkställa avtalsförhållandet.
Frivilliga: ORCID-kod, kön, lärdomsgrad, examensår, huvudämne, biämne, språkkunskaper, läroområde, docentur, forskningsområde, överlämnat informationsmaterial, fotografi.
Uppgifter som anknyter till den sakkunniga är
- Publikationer
- Konstnärlig verksamhet
- Forskningsaktiviteter (expertuppdrag)
- Undervisningsmeriter
- Internationella besök
- Konferenser som konstuniversitetet anordnat
6. Var får vi uppgifter?
Personerna sparar själva resultatet av verksamheten. De obligatoriska personuppgifterna kommer som dataöverföring från Konstuniversitetets personuppgiftsregister (Mepco) och forskarstuderandes uppgifter från studieinformationssystemet Peppi.
7. Till vem lämnar vi ut och överför uppgifter, och överför vi uppgifter till länder utanför EU eller EES?
Uppgifterna om publikationer överförs till undervisnings- och kulturministeriet via publikationsöverföringstjänsten VIRTA och därifrån vidare till webbplatsen forskning.fi. Uppgifterna överförs inte till länder utanför EU eller EES.
8. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge sparar vi dem?
9. Förvaringstiden för personuppgifter
Personuppgifterna förvaras så länge som de behövs för det ändamål för vilket de har samlats in och behandlats eller så länge som lagen och bestämmelserna så kräver. Förvaringstiden för de arkiverade uppgifterna har beskrivits i universitetets Plan för informationshantering.
För andra uppgifter än de som föreskrivits att bör arkiveras följer vi kraven i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Publikationerna och deras metadata. Förvaringen baserar sig på lagen om deponering och förvaring av kulturmaterial (28.12.2007/1433).
10. Vilka rättigheter har du som registrerad?
Den registrerade har rätt att kontrollera de uppgifter om sig själv som finns sparade i personregistret och kräva att felaktiga, föråldrade, onödiga eller lagstridiga uppgifter rättas eller raderas. Om den registerade själv har åtkomst till sina uppgifter kan den registrerade själv redigera sina uppgifter på https://www.uniarts.fi/cris eller genom att ta kontakt via e-post (cris@uniarts.fi).
Den registrerade har i enlighet med dataskyddsförordningen rätt att be om begränsning i behandlingen av uppgifterna samt anföra klagomål om behandling av personuppgifter till tillsynsmyndigheterna.
Om den registrerade inte är nöjd med det sätt på vilket Konstuniversitetet har behandlat den registrerades personuppgifter kan den registrerade kräva att ärendet utreds av den nationella dataskyddsmyndigheten (som i Finland är dataombudsmannen, vars kontaktuppgifter finns på adressen https://tietosuoja.fi/sv/framsida).
11. Vem kan du kontakta?
Frågor och kontakt som berör i denna dataskyddsbeskrivning beskrivna behandling av personuppgifter kan ställas till den i punkt 2 nämnda kontaktpersonen, som vid behov överför ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser, att dina rättigheter inte uppfylls, kan du direkt kontakta Konstuniversitetets dataskyddsombud.