Dataskyddsmeddelande för medarbetarna

Publicerat 4.2.2020 | Updaterad 7.3.2022

1. Personuppgiftsansvarig

Konstuniversitetet

Telefon: +358 294 47 2000 (växel)
Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet

2. Organ och person som ansvarar för behandling av personuppgifter

HR- och servicedirektör Riikka Mäki-Ontto
E-postadress: fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358 500 806 161

3. Kontaktpersoner för behandling av personuppgifter

Personaladministratör Milja Nevalainen
EE-postadress:fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358 50 467 0455

Yrkessäkerhet och hälsa:

Chef Jyri Pulkkinen (Sörnäs campus)
E-postadress: fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358 50 572 2058

Chef Marko Myöhänen (Tölö campus)
E-postadress: fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358 40 710 4349

4. Dataskyddsombudet

Konstuniversitetets dataskyddsombudet är Chef Antti Orava.
E-postadress: dataskydd@uniarts.f

Telefon: +358 294 47 3568
Postadress: PB 1, 00097 Taideyliopisto

5. Registrets namn och en kort beskrivning av registret

Arbetstagarregistret

I detta dataskyddsmeddelande beskrivs Konstuniversitetets dataskyddspraxis som gäller personuppgifter som behandlas i samband med anställningsfrågor och motsvarande processer. Detta dataskyddsmeddelande kompletteras av eventuella registerhelhetsspecifika dataskyddsmeddelanden.

6. Rättslig grund för och syfte med behandlingen av personuppgifter

Konstuniversitetet behöver arbetstagarnas personuppgifter för att sköta olika arbetsgivarskyldigheter samt lagstadgade och frivilliga uppgifter. Utöver skötseln av anställningsförhållandet behandlar universitetet personuppgifter av många andra orsaker, bl.a. för myndigheter vid skötseln av beskattning och socialskyddsavgifter samt t.ex. inom personalförvaltningen och chefsarbetet. Uppgifterna behövs också för att sköta olika processer i anslutning till universitetets verksamhet samt för att samla in, statistikföra och rapportera respons.

Behandlingen av personuppgifter är en förutsättning även för planering och praktiskt genomförande av universitetets grunduppgifter, det vill säga undervisning, forskning och konstnärlig verksamhet samt universitetets ledningsfunktion, och för den interna kommunikationen.

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är:

• verkställande av avtal,
• universitetets berättigade intresse på grund av arbets- eller praktikförhållande eller annan operativ anknytning (t.ex. akademisk eller konstnärlig besökare, arvodestagare),
• behandlingen är nödvändig för att universitetets lagstadgade skyldigheter ska kunna iakttas,
• den registrerade har gett sitt uttryckliga samtycke till behandlingen av sina personuppgifter.

Vid behandling av personuppgifter utnyttjar vi inte sådant automatiserat beslutfattande eller sådan

Vi tar hänsyn till arbetstagarnas integritetsskydd, inklusive möjligheten att påverka behandlingen av de egna personuppgifterna och rätten att bli bedömd på grundval av korrekt information. Vi behandlar endast uppgifter som är nödvändiga med tanke på anställningsförhållandet och som hänför sig till skötseln av parternas rättigheter och skyldigheter eller till de förmåner som Konstuniversitetet erbjuder arbetstagarna eller som beror på arbetsuppgifternas speciella karaktär. Vi behandlar inte onödiga uppgifter ens med arbetstagarens samtycke.

I behandlingen av personuppgifter utnyttjar vi inte automatiskt beslutsfattande eller profilering som avses i dataskyddsförordningen.

7. Vilka uppgifter behandlar vi?

De kategorier av personuppgifter som behandlas enligt dataskyddsförordningen är:

• grunduppgifter;
• personuppgifter som innehåller särskilda krav (t.ex. kontonummer, personbeteckning, spärrmarkerad adress) och
• särskilda personuppgifter (hälsouppgifter, t.ex. läkarintyg, avtal om vårdhänvisning)

Uppgifterna i registret kompletteras när anställningsförhållandet framskrider och under dess giltighetstid.

De uppgifter som behandlas innehåller uppgifter som på olika grunder i 24 § i offentlighetslagen är sekretessbelagda (t.ex. hälsouppgifter, personlig lönedel, bedömning för lönegrund, uppgift om direkt uttag av medlemsavgift).

Vi behandlar följande personuppgifter som är nödvändiga för administrationen av anställningsförhållandet:

• Olika identifieringsuppgifter:
  • Namnuppgifter
  • Födelsedatum, personbeteckning
  • Kön
  • Modersmål
  • Uppgifter om examen
  • Personliga kontaktuppgifter: Hemadress, telefonnummer, ICE-kontaktperson, e-post
  • Fotografi
  • Kontaktuppgifter till arbetet: Telefonnummer, e-post,
  • Personnummer skapat av HR-systemet

Uppgifter som beror på anställningsförhållandet och som kompletteras under dess gång:

• Uppgifter om arbetsavtal, såsom anställningsförhållandets längd, arbetstid, plats där arbetet utförs, grunden för visstidsanställning, benämning, arbetsuppgifter, grunderna för lönebestämning och lönebetalning, kollektivavtal; avtal om upphovsrätt och överföringar av rättigheter
• Uppgifter i anslutning till anställningsförhållandet, såsom personalgrupp, arbets- och utbildningshistoria, språkkunskaper, specialkompetens, uppgifter om anställningsförhållandets giltighet, slutdatum och uppgift om orsaken till att anställningsförhållandet upphört,
• Uppgifter om uppehålls-/arbetstillstånd, passets giltighet
• Uppgifter om uppvisande av brottsregisterutdrag för arbete med barn (Sibelius-Akademin, ungdomsutbildningen)
• Uppgifter om lön och utbetalning
• Uppgifter om deltagande i personalutbildning/fackföreningsutbildning
• Uppgifter om arbete och arbetsprestationer, såsom måldiskussioner, uppgifter om utvärderingsprocessen enligt universitetens lönesystem, uppgifter om utvärdering av arbetsförmågan och tidigt ingripande samt uppgifter om arbetsgivarens disciplinära åtgärder och grunderna för dem,
• Uppgifter i anslutning till semesterbokföringen,
• Uppgift om medlemskap i fackförbund/arbetslöshetskassa för de arbetstagare vilkas medlemsavgifter debiteras i samband med lönebetalningen i enlighet med fullmakten,
• Frånvaro och uppgifter om grunderna för den, inklusive läkarintyg och avtal om befrielse från arbetet,
• Uppgifter om arbetstidsuppföljning eller arbetstidsfördelning samt för heltidsarbetande arbetstidplaner,
• Uppgifter om tillträdesrättigheter och passagehändelser
• Uppgifter om anställningsförmåner, inklusive utrustning som arbetsgivaren äger/administrerar och som används av den registrerade, såsom dator och mobiltelefon,
• Uppgifter om utbildning och andra med tanke på kompetensutvecklingen behövliga uppgifter om kompetens och utbildningsbehov samt sådana utbildningsuppgifter som arbetarskyddet förutsätter, såsom personer som fått utbildning i första hjälpen,
• Uppgifter om arbetsresor i hemlandet och utomlands: tidpunkten för arbetsresan, målet för arbetsresan, grunden för resan, debiterade kostnader och utbetalda dagtraktamenten,
• Uppgifter som behövs för administration av utlandsarbete
• Uppgifter som behövs för administration av anmälningar om olycksfall i arbetet
• Uppgifter om konstnärlig verksamhet, publikationer, besök, undervisningsmeriter samt expertuppgifter och projekt,
• Den undervisning som den registrerade ger läsårsvis på det sätt som beskrivs i informationssystemet för undervisningen samt respons som samlats in och getts om undervisningen, studieperioderna eller examina,
• Beviljade utmärkelser, förtjänst- och utmärkelsetecken, såsom docentur eller professorsutnämning och i tjänsten tilldelade förtjänst- och hedersutmärkelser,
• Uppgifter som arbetstagarnas representant (förtroendevalda, arbetarskyddsfullmäktige)
• Administration av ersättande arbetslokaler på grund av inomhusluft
• Administration av arbete i underordnade uppgifter

Dessutom behandlas dina personuppgifter vid universitetet även för vissa andra ändamål och du hittar dataskyddsmeddelanden angående dessa på webbplatsen.

8. Var får vi uppgifter?

Vi samlar i första hand in information från personen själv via de elektroniska system som används vid Konstuniversitetet. 

Information om arbetstagaren samlas också in till exempel via elektroniska serviceförfrågningar, passagehantering, arbetstidsuppföljning och kameraövervakning.

Dessutom kan personuppgifter samlas in och uppdateras för de ändamål som beskrivs i denna dataskyddsanmälan också inom organisationen, från uppgifter i offentligt tillgängliga källor, från myndigheter eller tredje parter inom ramarna för den lagstiftning som tillämpas. Denna uppdatering sker manuellt eller med automatiska medel. Om uppgifter om arbetstagaren har samlats in av någon annan än arbetstagaren själv, informerar vi arbetstagaren om de uppgifter vi fått innan de eventuellt används för beslutsfattande som gäller arbetstagaren. Om ärendet kräver det ser vi till att vi ber arbetstagaren om samtycke till att uppgifterna samlas in från andra källor.

9. Till vem överlämnar vi ut och överför vi uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Vi lämnar ut personuppgifter på det sätt som tillåts och förpliktas i gällande lagstiftning till aktörer som har lagstadgad rätt att få uppgifter ur registret, såsom skattemyndigheten, Folkpensionsanstalten, pensions- och olycksfallsförsäkringsbolaget, arbetskrafts- och utsökningsmyndigheterna och serviceproducenten inom företagshälsovården. Vi lämnar också ut uppgifter till personalens representanter (förtroendevalda) i enlighet med bestämmelserna i det allmänna kollektivavtalet för universitet. Vi kan också lämna ut uppgifter för andra ändamål i enlighet med finsk lag.

Dessutom lämnar vi ut uppgifter till följande instanser:

• Beviljare av kompletterande finansiering: för den rapportering som finansiären förutsätter
• Fackförbund: specifikationer av medlemsavgifter
• Statistikcentralen, Finlands Näringsliv EK, de uppgifter som undervisnings- och kulturministeriet förutsätter för rapportering av personalantal och årsverken och för lönejämförelser
• Uppgifter om internationella konferenser och vetenskapliga möten meddelas Finland Convention Bureau utan uppgifter som identifierar personen.
• Efterlevnad av lagar eller krav som ställs av den behöriga brottsbekämpande myndigheten, ett statligt ämbetsverk, en domstol eller en tredje part, så att vi kan uppfylla kraven på rättsprocesser eller laglig kontroll eller för att utöva eller försvara våra lagliga rättigheter.

I behandlingen av personuppgifter använder vi oss av underleverantörer som agerar för vår räkning. Vi har lagt ut personalsystemen på entreprenad till en tjänsteleverantör utanför IT-administrationen. Personuppgifterna sparas på en server som administreras och skyddas av tjänsteleverantören.  Dessutom använder vi vid behandlingen av arbetstagarnas personuppgifter även andra underleverantörer för följande tjänster:

• Ekonomiförvaltning och löneräkning
• Företagshälsovårdstjänster
• Juridiska tjänster
• Telefonväxel

Vi har ombesörjt den registrerades dataskydd genom att ingå nödvändiga behandlingsavtal med våra underleverantörer.

I de fall där vi överför personuppgifter utanför EU/EES har vi vidtagit lämpliga skyddsåtgärder i samband med överföringen. Vi använder EU:s standardavtalsklausuler.

10. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge sparar vi dem?

Dina uppgifter behandlas endast av de anställda vid Konstuniversitetet eller av personer som handlar på uppdrag och för Konstuniversitetets räkning och som har rätt att behandla personuppgifter.

Konstuniversitetet har i egenskap av personuppgiftsansvarig vidtagit de tekniska och organisatoriska åtgärder som behövs och kräver också att tjänsteleverantörerna som universitetet anlitar vidtar dessa åtgärder.

Vid behandlingen av personuppgifter använder vi underleverantörer med vilka vi har ingått avtal om behandling av personuppgifter.

Lagringstiderna för de personuppgifter som sparats i systemet och de handlingar som uppkommer i anställningsprocesserna grundar sig på lagen och Konstuniversitetets informationshanteringsplan.

Vi lagrar inte onödiga uppgifter om nuvarande eller tidigare anställda. Efter att ett anställningsförhållande upphört lagras arbetstagarens personuppgifter så länge som det är nödvändigt med tanke på ändamålet med behandlingen av personuppgifterna eller för att den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter ska kunna iakttas. Därefter förstörs eller anonymiseras uppgifterna, om det inte fortfarande finns en lämplig grund för behandlingen. I lagringstiderna beaktas till exempel de tider för väckande av talan som lagstiftningen möjliggör samt arbetsgivarens skyldigheter.

Vi vidtar sådana skäliga åtgärder som säkerställer att personuppgifter som inte stämmer överens med syftet med behandlingen eller som är föråldrade eller felaktiga inte sparas i registret. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

Varaktig lagring

• Lagring av uppgifter om arbetshistoria
• Uppgift om beviljat utmärkelsetecken

Lagring 50 år eller längre

• De flesta uppgifter i anslutning till lönebokföringen som kan påverka pensionen
• Arbetsavtal och dess bilagor

11.Vilka rättigheter har du som registrerad?

Den registrerade har rätt att kontrollera de uppgifter om sig själv som finns sparade i personregistret och kräva att felaktiga, föråldrade, onödiga eller lagstridiga uppgifter rättas eller raderas. Om den registrerade själv har tillgång till sina uppgifter kan personen i fråga själv kontrollera och redigera sina uppgifter. Om behandlingen grundar sig på samtycke har de registrerade också rätt att återkalla eller ändra sitt samtycke.

De registrerade har rätt att motsätta sig eller begära att behandlingen av uppgifterna begränsas samt att lämna in ett klagomål om behandlingen av personuppgifter till tillsynsmyndigheten.

Av särskilda personliga skäl har de registrerade också rätt att motsätta sig behandlingsåtgärder som riktar sig mot dem själva när grunden för behandlingen av uppgifterna är Konstuniversitetets berättigade intresse. I samband med yrkandet ska den registrerade specificera den särskilda situation utifrån vilken hen motsätter sig behandlingen. Vi kan vägra att verkställa en begäran om invändning endast på de grunder som anges i lagen.

Om den registrerade inte är nöjd med det sätt på vilket universitetet har behandlat hens personuppgifter, kan den registrerade kräva att ärendet utreds av den nationella dataskyddsmyndigheten (som i Finland är dataombudsmannen, vars kontaktuppgifter finns på adressen https://tietosuoja.fi/sv/framsida).

12. Vem kan du kontakta?

Frågor och kontakter om behandlingen av personuppgifter som beskrivs i denna dataskyddsanmälan kan ställas till den kontaktperson som nämns i punkt 3 och som vid behov hänvisar ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser att dina i punkt 11 nämnda rättigheter inte tillgodoses kan du kontakta universitetets dataskyddsombud som nämns i punkt fyra (4) direkt.

12. Ditt eget ansvar

Du ansvarar för de uppgifter som du lämnar eller erbjuder Konstuniversitetet. Du ska säkerställa att uppgifterna är sanningsenliga och exakta och inte på något sätt vilseledande. Se till att den information du ger inte innehåller material som kränker någon tredje parts rättigheter eller är skadligt för Konstuniversitetet.

12. Ändringar i anmälan

Detta dataskyddsmeddelande är inte en del av arbetsavtalet eller något annat avtal och vi uppdaterar det vid behov. När anmälan uppdateras antecknas datumet för den senaste uppdateringen i början av anmälan. Om vi gör innehållsmässiga ändringar kan vi vidta lämpliga åtgärder för att informera dig på ett sätt som är konsekvent i förhållande till förändringarnas betydelse.