Dataskyddsmeddelande till kanal för anmälan om missbruk

Publicerat 10.2.2023 | Updaterad 10.2.2023

Personuppgiftsansvarig

Konstuniversitetet
Telefon: +358 294 47 2000 (växel)
Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet

Part och person som ansvarar för behandlingen av personuppgifter

Utvecklingstjänster, Planeringschef Alina Savolainen
E-post: fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358 400 792 089

Kontaktpersoner för behandlingen av personuppgifter

Utvecklingstjänster, Planeringschef Alina Savolainen
E-post: fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358 400 792 089

Juridiska tjänster, jurist Titti Luukkainen
E-post: fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358 50 570 3211

Dataskyddsombud

Konstuniversitetets dataskyddsombud är jurist Minna Eskola
E-postadress: tietosuoja@uniarts.fi
Telefon: +358 40 720 0588
Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet

Registrets namn och en kort beskrivning av registret

Personregister i anslutning till anmälningskanalen.

I denna dataskyddsanmälan beskrivs Konstuniversitetets dataskyddspraxis som gäller de personuppgifter som behandlas i anmälnings- och utredningsprocessen för försummelser och missbruk som avses i direktivet om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av Europeiska unionens lagstiftning (EU) 2019/1937 och lag om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av Europeiska unionens lagstiftning och den nationella rätten (1171/2022, det s.k. visselblåsardirektivet).

Denna dataskyddsanmälan kompletterar dataskyddsanmälan om arbetstagarregistret.

Rättslig grund för och syfte med behandlingen av personuppgifter

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är en lagstadgad uppgift. Enligt § 10 i Visselblåsardirektivet är Konstuniversitetet skyldigt att inrätta och ta i bruk en anmälningskanal, eftersom det är en offentligrättslig juridisk person. Personuppgifter för arbetstagare som är parter i anmälningar om försummelse och missbruk behandlas av Konstuniversitetet för att följa våra lagstadgade skyldigheter.

Personuppgifter som samlats in via visselblåsarkanalen behandlas i den omfattning som behövs för att ärendet som anmälts via responskanalen (e-post vaarinkaytosilmoitus@uniarts.fi) och ska behandlas på behörigt och tillräckligt sätt.

Utredningen av misstanke om missbruk kan förutsätta att personerna hörs, att hörandena/utredningarna dokumenteras, beslut om åtgärder som ska vidtas med anledning av utredningen. Personuppgifterna behandlas inom Konstuniversitetets verktyg, applikationer och lagringsutrymmen.

Vi behandlar endast uppgifter som är direkt nödvändiga för utredningen.

I behandlingen av personuppgifter utnyttjar vi inte det automatiska beslutsfattandet eller den profilering som avses i dataskyddsförordningen.

Vilka uppgifter behandlar vi?

De kategorier av personuppgifter som behandlas enligt dataskyddsförordningen är:

• Basuppgifter om anmälaren (t.ex. anmälarens namn, e-postadress och andra eventuella personuppgifter som angetts i anmälan, om anmälaren har gett dem);
  • Uppgifterna i anmälan (i den omfattning som de har lämnats) dvs. alla uppgifter som anmälaren har lämnat, till exempel den misstänktes identitet, lokaliseringsuppgifter, beskrivning av det påstådda missbruket jämte motiveringar, verifikationer, dokument, bilder, eventuella ljud- eller videoinspelningar samt all annan relevant information inklusive eventuella uppgifter om tredje parter eller andra parter;
  • De uppgifter som behövs för utredningen och som samlas in i samband med utredningsarbetet om påstått missbruk, såsom uppgifter om anställningsförhållandet, ekonomiska uppgifter, uppgifter som framgår av tredje parts rapporter och utvärderingar samt användar-, användning- och inloggningsuppgifter samt uppgifter om eventuella tredje parter.

Anmälaren utövar beslutanderätt över personuppgifter om föremålet för anmälan eller tredje parter i fallet.

De uppgifter som behandlas kan innehålla uppgifter som är sekretessbelagda på olika grunder enligt § 24 i offentlighetslagen.

Var får vi informationen?

Uppgifter fås i det första skedet från anmälningar som gjorts i kanalen för anmälningar. Under utredningen samlar vi in eventuell information från anmälaren, de anställda, Konstuniversitetets arbetstagarregister och andra interna källor via de elektroniska system som används vid respektive tidpunkt.

Information om arbetstagaren samlas också in till exempel via elektroniska serviceförfrågningar, passagekontroll, arbetstidsuppföljning och kameraövervakning.

Dessutom kan personuppgifter också samlas in och uppdateras för de ändamål som beskrivs i denna dataskyddsanmälan från Konstuniversitetets anställda, från uppgifter i offentligt tillgängliga källor, från myndigheter eller tredje parter inom ramarna för den lagstiftning som tillämpas. Denna uppdatering sker manuellt eller med automatiska medel.

Enligt den lagstadgade undantagsbestämmelsen (§ 31.1 i visselblåsardirektivet) informeras arbetstagaren inte om de uppgifter vi fått förrän de eventuellt används för att fatta beslut om arbetstagaren i det syfte som anges i lagen.

Till vem lämnar vi ut och överför vi uppgifter, och överför vi uppgifter till länder utanför EU eller EES?

Endast utsedda personer som ansvarar för anmälningskanalen, eller experter som utses separat enligt Konstuniversitetets utnämningsprocess för att utreda en enskild anmälan, och representanter för dataförvaltningen som har rätt att, inom ramen för sina uppdrag, sköta det tekniska genomförandet av anmälningskanalen, Konstuniversitetets arbetsredskap och parternas personuppgifter i lagringsutrymmet.

Personuppgifter lämnas ut till de experter som utsetts för utredningsuppdraget och på det sätt som den gällande lagstiftningen tillåter och förpliktar till aktörer som har lagstadgad rätt att få uppgifter från registret, såsom polismyndigheter eller andra behöriga myndigheter.

Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

Dina uppgifter behandlas endast av de anställda vid Konstuniversitetet eller av personer som handlar på uppdrag och för Konstuniversitetets räkning och som har rätt att behandla personuppgifter.

Konstuniversitetet har i egenskap av personuppgiftsansvarig vidtagit de tekniska och organisatoriska åtgärder som behövs och kräver också att tjänsteleverantörerna som universitetet anlitar vidtar dessa åtgärder.

Vid behandlingen av personuppgifter använder vi underleverantörer med vilka vi har ingått avtal om behandling av personuppgifter.

Lagringstiderna för de personuppgifter som sparats i systemet och de handlingar som uppkommer i utredningsprocesserna grundar sig på lagen och Konstuniversitetets informationshanteringsplan. Uppgifterna raderas senast fem (5) år efter det att anmälan inkommit, om det inte är nödvändigt att bevara uppgifterna för att tillgodose lagstadgade rättigheter eller skyldigheter eller för att utarbeta, framställa eller försvara rättsliga anspråk. Personuppgifter som uppenbart inte har någon betydelse för behandlingen av anmälan raderas utan obefogat dröjsmål.

Vi lagrar inte onödiga uppgifter om nuvarande eller tidigare anställda. Efter att ett anställningsförhållande upphört lagras arbetstagarens personuppgifter så länge som det är nödvändigt med tanke på ändamålet med behandlingen av personuppgifterna eller för att den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter ska kunna iakttas. Därefter förstörs eller anonymiseras uppgifterna, om det inte fortfarande finns en lämplig grund för behandlingen. I lagringstiderna beaktas till exempel de tider för väckande av talan som lagstiftningen möjliggör samt arbetsgivarens skyldigheter.

Vi vidtar sådana skäliga åtgärder som säkerställer att personuppgifter som inte stämmer överens med syftet med behandlingen eller som är föråldrade eller felaktiga inte sparas i registret. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

Vilka rättigheter har du som registrerad?

Den registrerades rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tillämpas inte vid behandlingen av anmälningar som kommit via anmälningskanalen. Den registrerades rätt att ta del av uppgifterna kan begränsas i fråga om de anmälda personuppgifterna, om det är nödvändigt och proportionerligt för att säkerställa att anmälan är korrekt eller för att skydda anmälarens identitet. I fråga om uppgifter som samlas in av någon annan än arbetstagaren själv informeras arbetstagaren om de erhållna uppgifterna innan de används för att fatta beslut om arbetstagaren.

Om den registrerade inte är nöjd med det sätt på vilket Konstuniversitetet har behandlat den registrerades personuppgifter kan den registrerade kräva att ärendet utreds av den nationella dataskyddsmyndigheten (som i Finland är dataombudsmannen, vars kontaktuppgifter finns på adressen https://tietosuoja.fi/sv/framsida).

Vem kan du kontakta?

Du kan ställa frågor och kontakta den kontaktperson som nämns i punkt 3 och som vid behov hänvisar ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser att dina rättigheter som nämns i punkt 11 inte uppfylls kan du kontakta universitetets dataskyddsombud som nämns i punkt 4.

Ditt ansvar

Du ansvarar för den information som du lämnar eller gör tillgänglig för Konstuniversitetet. Du ska säkerställa att uppgifterna är sanningsenliga och exakta och inte på något sätt vilseledande. Se till att den information du ger inte innehåller material som kränker någon tredje parts rättigheter eller är skadligt för Konstuniversitetet.

Ändringar i anmälan

Detta dataskyddsmeddelande är inte en del av arbetsavtalet eller något annat avtal och vi uppdaterar det vid behov. När anmälan uppdateras antecknas datumet för den senaste uppdateringen i början av anmälan. Om vi gör innehållsmässiga ändringar kan vi vidta lämpliga åtgärder för att informera dig på ett sätt som är konsekvent i förhållande till förändringarnas betydelse.