Dataskyddsmeddelande som berör Konstuniversitetets tjänst för utlåning av utrustning

Publicerat 3.2.2020 | Updaterad 11.8.2020

1. Organ och person som ansvarar för behandling av personuppgifter

Produktionschef Miisa Järvi
E-postadress: fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358 40 710 4334

2. Kontaktpersoner för behandling av personuppgifter

Chef för AV-avdelningen Marko Myöhänen
E-postadress: fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358 40 710 4349

3. Registrets namn

Utlåning av utrustning

4. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter?

Enligt universitetslagen tillhör bland annat samverkan med samhället och konstnärlig verksamhet Konstuniversitetets uppgifter. För de studerandes och personalens studier, forskning och konstnärliga verksamhet kan universitetet erbjuda utlåningsutrustningar, som kan bokas och lånas. Olika utrustningar erbjuds till olika användargrupper. Vi behandlar de studerandes och personalens personuppgifter för att planera, genomföra, följa upp och övervaka utlåningen av utrustningar, och för statistiska ändamål. Syftet med utlåningsverksamheten är att möjliggöra studiernas genomförande utan skyldighet att köpa egen utrustning och att stödja både de studerandes och den egna personalens konstnärliga verksamhet.

Personuppgifterna behandlas i praktiken enligt följande:

• olika användargrupper erbjuds möjlighet att boka och låna universitetets utrustningar
• boknings- och utlåningsuppgifter underhålls
• krav på inte återlämnade utrustningar
• inledande av ersättningsrutiner för skadade eller försvunna utrustningar.

Grunden för behandling av personuppgifter är universitetets berättigade intresse med anledning av bokning eller utlåning av utrustningen.

5. Vilka uppgifter hanterar vi?

I samband med utlåning och bokning behandlar vi följande personuppgifter:

• grunduppgifter namn, e-postadress
• kontaktuppgifter telefonnummer
• utrustningens boknings- och utlåningstid

Vid behandling av personuppgifter utnyttjar vi inte sådant automatiserat beslutsfattande eller sådan profilering som avses i dataskyddsförordningen.

6. Varifrån får vi uppgifterna?

Vi får grunduppgifter för personer som är berättigade att delta i utlåningen från universitetets system för användaradministration. Användaren lämnar själv sitt telefonnummer om så önskas.

7. Till vilka överlämnar och överför vi uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

För behandlingen använder vi en extern IT-tjänsteleverantör, med vilken vi har tecknat ett avtal för behandling av personuppgifterna, enligt dataskydds­förordningen. Vi överför inte personuppgifter utanför EU/EES-området.

Endast universitetets egen personal, som loggar in i systemet med Konstuniversitetets inloggningsuppgifter, har tillgång till utlåningssystemet som innehåller personuppgifter. Studerande som är berättigade att använda systemet loggar in i systemet med sina inloggningsuppgifter för Konstuniversitetet. Personuppgifterna sammanställs i databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta utrymmen och endast i förväg angivna personer kan få tillgång till uppgifterna.

8. Hur länge förvaras vi uppgifterna?

Vi förvarar personuppgifterna så länge det behövs med tanke på syftet med uppgifternas behandling, och uppgifterna raderas när behörigheten upphör.

Vi bedömer regelbundet nödvändigheten av att förvara uppgifterna med hänsyn till gällande lagstiftning. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder som säkerställer, att det inte förvaras oförenliga, föråldrade eller felaktiga personuppgifter om den registrerade i registret. Vi rättar eller raderar sådana uppgifter omedelbart.

9. Vem kan du kontakta?

Alla kontakter och önskemål som berör denna redogörelse ska framställas skriftligt eller personligen till den kontaktperson som anges i punkt två, och som vid behov lämnar ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser, att dina rättigheter inte uppfylls, kan du direkt kontakta Konstuniversitetets dataskyddsombud.