Dataskyddsmeddelande som berör Konstuniversitetets produktionsadministration för evenemang

Publicerat 4.2.2020 | Updaterad 13.8.2020

1. Organ och person som ansvarar för behandling av personuppgifter

Produktionschef Miisa Järvi
E-postadress: fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358 40 710 4334

2. Kontaktpersoner för behandling av personuppgifter

Chef för AV-avdelningen Marko Myöhänen
E-postadress: fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358 40 710 4349

3. Registrets namn

Produktionsadministration

4. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter?

Enligt universitetslagen tillhör bland annat samverkan med samhället och konstnärlig verksamhet Konstuniversitetets uppgifter. Som en del i den samverkan och konstnärliga verksamheten anordnas olika evenemang på universitetet. Evenemangens produktionsadministration kräver behandling av personuppgifter för de personer som deltar i produktionen, så att artister och annan personal kan bokas för varje evenemang som produceras. Dessutom behandlas artisternas uppgifter för varje evenemang, vilket är nödvändigt för planering av programmet, marknadsföring av produktionerna och avtal med artisterna samt utbetalning av gager.

Grunden för behandling av personuppgifter är verkställande av tecknade avtal samt dessutom universitetets berättigade intresse angående de som uppträder eller arbetar under evenemanget.

Vid behandling av personuppgifter utnyttjar vi inte sådant automatiserat beslutfattande eller sådan profilering som avses i dataskyddsförordningen.

5. Vilka uppgifter hanterar vi?

I samband med evenemangen behandlar vi följande personuppgifter för artister, utrustningsbokare och övriga registrerade (frilansare, egen personal):

• grunduppgifter: namn*, instrument*
• kontaktuppgifter: e-postadress*, telefonnummer*
• artistens fotografi*
• uppgifter om företagens kontaktpersoner: namn och kontaktuppgifter
• evenemangets ljud- och/eller videoupptagning (gäller inte alla evenemang).

Personuppgifter märkta med asterisk är nödvändiga för evenemangsproduktionen.

I avtalet om framträdande överenskoms även om eventuell utbetalning av arvode. Behandling av personuppgifter för personer som får arvode, beskrivs separat i det dataskyddsmeddelande, som handlar om personer som inte har en arbets- eller studeranderelation till universitet.

6. Varifrån får vi uppgifterna?

Vi får de personuppgifter som ska behandlas från den registrerade själv.

7. Till vilka överlämnar och överför vi uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

För behandlingen av evenemangsproduktioner använder vi en extern IT-tjänsteleverantör, med vilken vi har tecknat ett avtal för behandling av personuppgifterna, enligt dataskyddsförordningen. Vi överlämnar inte personuppgifter utanför EU/EES-området.

Endast evenemangens producenter, orkesterkontoret samt Konstuniversitetets kommunikationsfunktion (periodisk presentation) har tillgång till systemet för produktionsadministration som innehåller personuppgifter.

8. Hur länge förvaras vi uppgifterna?

Vi förvarar uppgifter om evenemangsproduktionerna under tre år, och äldre data tas bort årligen. Vi bedömer regelbundet nödvändigheten av att förvara uppgifterna med hänsyn till gällande lagstiftning. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder som säkerställer, att det inte förvaras oförenliga, föråldrade eller felaktiga personuppgifter om den registrerade i registret. Vi rättar eller raderar sådana uppgifter omedelbart.

9. Vem kan du kontakta?

Alla kontakter och önskemål som berör denna redogörelse ska framställas skriftligt eller personligen till den kontaktperson som anges i punkt två, och som vid behov lämnar ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser, att dina rättigheter inte uppfylls, kan du direkt kontakta Konstuniversitetets dataskyddsombud.