Dataskyddsmeddelande som avser personuppgifter för personer som inte har en arbets- eller studeranderelation till universitetet

Publicerat 4.2.2020 | Updaterad 8.8.2020

1. Organ och person som ansvarar för behandling av personuppgifter

HR- och servicechef Riikka Mäki-Ontto
E-postadress: fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358 500 806 161

2. Kontaktpersoner för behandling av personuppgifter

Personalplanerare Milja Nevalainen
E-postadress: fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358 50 467 0455

3. Registrets namn

Personalregistret

4. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter?

I universitetets personalregister införs personer som får arvode, stipendium, arbets- eller kostnadsersättningar eller motsvarande från universitetet. I registret införs även person- och avtalsuppgifter för utomstående personer ifall universitetet har tecknat ett avtal med personen, där personen inte har ett anställningsförhållande till universitetsgemenskapen (till exempel gäst, emeritus/emerita, praktikant, civiltjänstutövare, artist).

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att kunna hantera avtalsrelationen med tillhörande lagstadgade skyldigheter, till exempel utbetalning av stipendier eller arvoden, eller att kunna erbjuda arbetsförutsättningar enligt avtalet samt att utveckla och planera verksamheten med hänsyn till gästrelationerna. Vi behandlar personuppgifterna även för beslutsfattande hos organ med många medlemmar grundat på universitetslagen eller universitetets organisation.

Behandlingen av personuppgifter är en förutsättning även för planering och praktiskt genomförande av universitetets grunduppgifter, det vill säga undervisning, forskning och konstnärlig verksamhet samt universitetets tjänster och ledning, och för den interna kommunikationen.

Grunden för behandling av personuppgifter är:

• Uppfyllande av avtalet;
• Vårt berättigade intresse grundat på avtalsrelationen;
• Behandlingen är nödvändig för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter;
• Den registrerade har givit sitt uttryckliga medgivande för behandlingen av hens personuppgifter.

Vid behandling av personuppgifter utnyttjar vi inte sådant automatiserat beslutfattande eller sådan profilering som avses i dataskyddsförordningen.

5. Vilka uppgifter hanterar vi?

I samband med personalregistret behandlar vi följande personuppgifter, som är nödvändiga för utbetalning av arvoden eller ersättningar, eller behövs för avtalsrelationen mellan den registrerade och universitet:

• den registrerades grunduppgifter som namn*, födelsedatum*, personbeteckning*, kön, modersmål, personnummer*, akademisk titel;
• den registrerades kontaktuppgifter till exempel e-postadress*, telefonnummer*, adressuppgifter*, bankförbindelse* (om det behövs för utbetalning av arvoden, ersättningar eller stipendier), den registrerades foto och annan kontaktinformation, som hemsida eller motsvarande;
• den registrerades avtalsuppgifter, till exempel start- och slutdatum, befattning, huvudsakliga arbetsuppgifter, de material, tjänster och utrymmen som görs tillgänliga, uppgifter om eventuell universitetsersättning och andra möjliga kostnader och deras behandling, avtal om upphovsrätt;
• bestämning av och utbetalningsgrunder för den registrerades arvoden eller ersättningar, till exempel grunder för och belopp för arvode, ersättning, stipendium;
• den registrerades rapporter om arbetsresultat* till exempel uppgifter om konstnärlig verksamhet, publikationer, besök, undervisningsförtjänster samt expertuppgifter och projekt;
• den registrerades meddelade undervisning på det sätt som den beskrivits i undervisningens datasystem samt eventuell feedback om undervisningen;
• uppgifter om den registrerades resor ifall universitetet (helt eller delvis) ersätter resekostnaderna för den registrerade;
• registrerade som arbetar i utsatta arbetsuppgifter, till exempel arbetsuppgifter där hörselskyddsgränserna överskrids eller registrerade som gjort anmälan om symptom orsakade av arbetsplatsens luftkvalitet.
• Dessutom behandlar universitetet dina personuppgifter även för vissa andra ändamål, dataskyddsmeddelanden om sådant finns på webbsidorna, http://www.uniarts.fi/dataskydd/

Ovan nämnda, och med asterisk (*) märkta personuppgifter är en förutsättning för att vi kan sköta våra åligganden inom ramen för avtalsrelationen.

6. Varifrån får vi uppgifterna?

Vi får uppgifterna framför allt från den registrerade själv.

Dessutom kan personuppgifter samlas in och uppdateras för ändamål som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande även inom organisationens ram, från allmänt tillgängliga källor och myndigheter eller grundat på uppgifter som fås från tredje part inom ramen för tillämplig lagstiftning. Sådan uppdatering av uppgifter görs manuellt eller med automatiska metoder.

7. Till vilka överlämnar och överför vi uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Vi överlämnar personuppgifter enligt vad den gällande lagstiftningen tillåter, till instanser som har lagstadgad eller avtalsenlig rätt att få information från registret, till exempel skattemyndigheten, Folkpensionsanstalten, pensions- och olycksfalls­försäkringsbolag samt arbetskrafts- och utmätningsmyndigheter. Vi kan överlämna uppgifter även för andra ändamål enligt finsk lag.

Uppgifterna om en viss person är även tillgängliga för de personer som ansvarar för tecknande av avtalet med den berörda personen samt deras chefer, enligt Konstuniversitetets organisationshierarki.

För behandling av personuppgifterna anlitar vi underleverantörer, som arbetar för vår räkning, bland annat för följande tjänster:

• Ekonomiadministration och löneberäkning
• Juridiska tjänster
• Telefonväxel

Uppgifterna används, efter överenskommelse med dig, även

•  i universitetets telefonväxel (telefonkatalogsuppgifter) samt i universitetets personsökregister på universitetets internet- och intranätssidor
• i den expertdatabas som publiceras på internet och som även fungerar som insamlingssystem för vetenskaplig och konstnärlig verksamhet
• för att ordna resor som ersätts av universitetet, genom avtalsresebyrån CWT Finland OY, som får personuppgifter och uppgifter om avtalsrelationen.

Dessutom överlämnar vi information till följande instanser:

• Beviljare av kompletterande finansiering: för den rapportering som finansiären förutsätter

Tillsammans med våra underleverantörer säkerställer vi ditt dataskydd genom ett avtal för behandling av personuppgifterna. I de fall vi överför personuppgifter utanför EU/EES har vi vidtagit lämpliga skyddsåtgärder. Vi tillämpar av EU godkända standardavtalsklausuler.

8. Hur länge förvaras vi uppgifterna?

Vi förvarar personuppgifterna så länge det är nödvändigt för syftet med att behandlingen, med hänsyn till de förvaringstider som anges i gällande lagar om arbetsavtal, bokföring, preliminärskatt eller arkivering. Med hänsyn till gällande lagstiftning bedömer vi regelbundet nödvändigheten av att förvara uppgifterna. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder som säkerställer, att det inte i registret förvaras oförenliga, föråldrade eller felaktiga personuppgifter om den registrerade. Vi rättar eller raderar sådana uppgifter omedelbart.

9. Vem kan du kontakta?

Frågor om och kontakter som berör behandling av personuppgifter som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande behandlas av den i punkt två angivna kontaktpersonen, som vid behov lämnar ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser, att dina rättigheter inte uppfylls, kontakta Konstuniversitetets dataskyddsombud.