Dataskyddsmeddelande för studiepsykologverksamheten

Publicerat 7.8.2020 | Updaterad 21.10.2022

1. Part och person som ansvarar för behandlingen av personuppgifter

Studietjänster, ansvarig studiechef

2. Kontaktperson(er) för behandlingen av personuppgifter

Studiepsykolog Sanna Vuorinen
E-postadress: fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358504778425

3. Registrets namn och en kort beskrivning av registret

Kundregister för Konstuniversitetets studiepsykologverksamhet

Detta dataskyddsmeddelande beskriver hur individuellt handledda kunders personuppgifter behandlas i Konstuniversitetets studiepsykologverksamhet (finsk-, engelsk- och svenskspråkig verksamhet). Konstuniversitetets studiepsykologer och serviceproducenten som ansvarar för den svenskspråkiga studiepsykologtjänsten är legitimerade yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården. I psykologarbetet är personerna bundna bl.a. av lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården (559/1994), lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992) och social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar (298/2009).

4. Rättslig grund för och syfte med behandlingen av personuppgifter

Universitetets verksamhet styrs av skyldigheterna enligt universitetslagen (558/2009) och annan lagstiftning. Enligt lagstiftningen som styr universitetets verksamhet är universitetet inte en verksamhetsenhet inom hälso- och sjukvården och universitetet har ingen lagstadgad skyldighet enligt universitetslagen eller någon annan lag att tillhandahålla studiepsykologtjänster. 

Den rättsliga grunden för behandlingen av handledningskundernas uppgifter hänför sig till utförandet av den lagstadgade, s.k. offentliga didaktiska åtgärden enligt universitetslagen (stöd för den didaktiska åtgärden, särskilt handledning och tillgängliga studier). Behandlingen av personuppgifter grundar sig således på en uppgift av allmänt intresse (artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen).

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att 

• planera och genomföra handledningskundens studiepsykologiska handledning   
• främja handledningskundens studieförmåga och planeringen av den 
• statistikföra och planera den personuppgiftsansvariges egen verksamhet för kvalitetskontroll och utveckling av  Konstuniversitetets studiepsykologverksamhet.

Vid behandlingen av personuppgifter utnyttjas inte automatiskt beslutsfattande eller profilering som avses i dataskyddsförordningen.

5. Vilka uppgifter behandlar vi?

I studiepsykologverksamheten behandlas följande uppgifter om handledningskunderna:

Uppgifter som i samband med kontaktbegäran har lämnats till studiepsykologen för återuppringning (textmeddelande, telefonnummer). 

Uppgifter om personer som registrerats som handledningskunder:

• Basuppgifter såsom förnamn, efternamn, födelsedatum och personbeteckning, modersmål, akademi och huvudämne, år då studierna inleddes och antalet studiepoäng, studentnummer, utbildningsprogram, nationalitet och kontaktspråk.
• Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, adressuppgifter.
• Uppgifter som gäller tidsbokningar (datum, längd, första besök, uppföljningsbesök, möte).
• Uppgift om när handledningsförhållandet har upphört (datum).

Känsliga personliga uppgifter:

Med anledning av studiepsykologverksamhetens karaktär behandlas ofta även uppgifter om handledningskundens hälsa under handledningskundrelationen. Hälsorelaterade uppgifter kan ingå i följande:

• Grunderna för att söka handledning.
• Anteckningar om besök.
• Sammanfattning av handledningen och eventuella sammandrag av handledningen, intyg, rekommendationer, utlåtanden, uppgifter på frågeformulär och undersökningsdokument som upprättas under handledningskundrelationen.
• Hälsorelaterade uppgifter som handledningskunden själv har lämnat (t.ex. grunderna för att söka handledning, läs- och skrivintyg osv.).

6. Var får vi uppgifter?

Uppgifter fås ur Konstuniversitetets informationssystem om studerandena (uppgifter om studierätt och studiernas skede) samt av handledningskunden själv. De uppgifter som studiepsykologen har sammanställt om handledningskundrelationen fås av studiepsykologen.

7. Till vem lämnar vi ut uppgifter och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Kunduppgifterna som gäller handledningsförhållandet är sekretessbelagda. Kunduppgifter kan lämnas ut (lag om patientens ställning och rättigheter (785/92) 13 §) endast med kundens samtycke eller med stöd av en uttrycklig bestämmelse i lag. 

Uppgifterna behandlas endast inom EU eller EES.

8. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge sparar vi dem?

De uppgifter som behandlas i studiepsykologverksamheten är sekretessbelagda. Personuppgifter får endast behandlas av de anställda vid Konstuniversitetet vars arbetsuppgifter förutsätter detta (studiepsykolog, studiepsykologpraktikant samt datasäkerhetschef / dataskyddsombud (de sistnämnda har endast begränsad åtkomst till systemet i samband med stöd som gäller hantering av en avvikande situation) samt av en tjänsteproducent inom den svenskspråkiga studiepsykologverksamheten (studiepsykolog) som verkar på uppdrag av Konstuniversitetet och för universitetets räkning. Alla personer som behandlar personuppgifter har tystnadsplikt.

Uppgifterna består av manuellt material (på papper) och elektroniskt material. 

Uppgifterna om handledningskunder i studiepsykologverksamheten behandlas i huvudsak i ett elektroniskt kundinformationssystem som lämpar sig för behandling av patientuppgifter och som beträffande informationssäkerheten har konstaterats vara säkert. Med logguppgifterna övervakas användningen av uppgifterna i det elektroniska kundsystemet. 

Konstuniversitetet har i egenskap av personuppgiftsansvarig vidtagit de tekniska och organisatoriska åtgärder som behövs och kräver också att tjänsteleverantörerna som universitetet anlitar vidtar dessa åtgärder.

Vi sparar de personliga registeruppgifterna om handledningsförhållandet i 12 år efter att förhållandet har upphört. Därefter raderas uppgifterna ur registret.  

Vi bedömer regelbundet behovet att spara uppgifterna med beaktande av den lagstiftning som tillämpas. Dessutom vidtar vi sådana skäliga åtgärder som säkerställer att personuppgifter som inte stämmer överens med syftet med behandlingen eller som är föråldrade eller felaktiga inte sparas i registret. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

9. Vilka rättigheter har du som registrerad?

Du har rätt till följande åtgärder beträffande personuppgifterna:

• Rätt att begära åtkomst till personuppgifter som gäller dig samt rätt att begära att uppgifterna rättas eller raderas.
• Rätt att begära att behandlingen av personuppgifter begränsas eller att motsätta dig behandlingen.
• Rätt att begära att personuppgifterna överförs från ett system till ett annat.

Lägg märke till att lämpligheten och omfattningen av de ovannämnda rättigheterna preciseras fall för fall i enlighet med EU:s dataskyddsförordning och att du inte alltid har ovannämnda rättigheter.

10. Utövande av rättigheter

För att utöva ovannämnda rättigheter kan du kontakta studiepsykologen, varefter din begäran behandlas på det sätt som praxis vid universitetet förutsätter.

I begäran ska du meddela ditt namn, dina kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress eller telefonnummer) och hur du vill utöva dina ovanstående rättigheter.

Enligt dataskyddsförordningen ska din begäran besvaras inom en månad. Tidsfristen kan vid behov förlängas med högst två månader med beaktande av hur komplicerade begärandena är och deras antal.

11. Övriga rättigheter

Rätt att anföra besvär hos tillsynsmyndigheten

Utöver ovannämnda rättigheter har du rätt att anföra besvär över behandlingen av personuppgifter hos dataombudsmannens byrå som är tillsynsmyndighet. Numret till dataombudsmannens byrås telefonrådgivning och byråns öppettider finns på dataombudsmannens byrås webbplats.

• https://tietosuoja.fi/sv/dataombudsmannens-byra
• Postadress: Dataombudsmannens byrå, PB 800, 00521 Helsingfors
• E-post: tietosuoja@om.fi

Rätt att bli underrättad om personuppgiftsincidenter 

Vi är skyldiga att personligen meddela personuppgiftsincidenter till de registrerade vars uppgifter incidenten gäller. Rättigheten träder i kraft om incidenten sannolikt medför en stor risk för individens rättigheter och friheter, till exempel i form av identitetsstölder, betalningsmedelsbedrägerier eller annan brottslig verksamhet.

12. Vem kan du kontakta?

Frågor som gäller handledningsförhållandet: 

Du kan begära att studiepsykologen berättar vilka uppgifter som har sparats om dig under studiepsykologens handledning.  Du kan begära att få de anteckningar, sammandrag, utlåtanden, intyg och rekommendationer om dig som sparats i registret skriftligt per post genom att skicka en begäran till adressen: Begäran om dokumentbeställning av studiepsykologer / Studiepsykologerna, PB 36, 00097 Konstuniversitetet. Begäran styrs till den studiepsykolog / de studiepsykologer som handlett dig. 

Dataskyddsmeddelande:

Om du har frågor som gäller detta dataskyddsmeddelande kan du kontakta oss per e-post på adressen dataskydd@uniarts.fi.