Dataskyddsmeddelande för studiepsykologverksamheten

Publicerat 7.8.2020 | Updaterad 24.1.2025

1. Personuppgiftsansvarig

Konstuniversitetet
Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet
Telefon: +358 294 472 000 (växel)

2. Part och person som ansvarar för behandlingen av personuppgifter

Studietjänster, ansvarig studiechef Milla Vaisto-Oinonen
E-post: fornamn.efternamn@uniarts.fi
Telefon: +358 294 47 2000 (växel)

3. Kontaktperson för behandlingen av personuppgifter

Gemensamma studietjänster, studiepsykolog Sanna Vuorinen
E-post: fornamn.efternamn@uniarts.fi
Telefon: +358 50 477 8425

4. Dataskyddsombud

Konstuniversitetets dataskyddsombud är jurist Minna Eskola.
E-postadress: tietosuoja@uniarts.fi
Telefon: +358 294 473 940
Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet

5. Registrets namn och en kort beskrivning av registret

Kundregister för Konstuniversitetets studiepsykologverksamhet

Detta dataskyddsmeddelande beskriver hur individuellt handledda kunders personuppgifter behandlas i Konstuniversitetets studiepsykologverksamhet (finsk-, engelsk- och svenskspråkig verksamhet). Konstuniversitetets studiepsykologer är legitimerade yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården. I psykologarbetet är personerna bundna bl.a. av lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården (559/1994), lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992) och social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar (94/2022).

6. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter?

Universitetets verksamhet styrs av skyldigheterna enligt universitetslagen (558/2009) och annan lagstiftning. Enligt lagstiftningen som styr universitetets verksamhet är universitetet inte en verksamhetsenhet inom hälso- och sjukvården och universitetet har ingen lagstadgad skyldighet enligt universitetslagen eller någon annan lag att tillhandahålla studiepsykologtjänster.

Konstuniversitetets rätt att behandla personuppgifter grundar sig på:

• Utförande av en uppgift av allmänt intresse
• Iakttagande av lagstadgad skyldighet

Den rättsliga grunden för behandlingen av handledningskundernas uppgifter hänför sig till utförandet av den lagstadgade, s.k. offentliga didaktiska åtgärden enligt universitetslagen (stöd för den didaktiska åtgärden, särskilt handledning och tillgängliga studier).

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att 

• planera och genomföra handledningskundens studiepsykologiska handledning   
• främja handledningskundens studieförmåga och planeringen av den 
• statistikföra och planera den personuppgiftsansvariges egen verksamhet för kvalitetskontroll och utveckling av Konstuniversitetets studiepsykologverksamhet.

Vid behandlingen av personuppgifter utnyttjas inte automatiskt beslutsfattande eller profilering som avses i dataskyddsförordningen.

7. Vilka uppgifter behandlar vi?

I studiepsykologverksamheten kan följande uppgifter om handledningskunderna behandlas:

• Uppgifter som i samband med kontaktbegäran har lämnats till studiepsykologen för återuppringning (textmeddelande, telefonnummer)

Uppgifter om personer som registrerats som handledningskunder:

• Basuppgifter (såsom förnamn, efternamn, födelsedatum och personbeteckning, modersmål, akademi och huvudämne, år då studierna inleddes och antalet studiepoäng, studierättens nummer, utbildningsprogram, nationalitet och kontaktspråk)
• Kontaktuppgifter (såsom e-postadress, telefonnummer, adressuppgifter)
• Uppgifter som gäller tidsbokningar (datum, längd, första besök, uppföljningsbesök, möte).
• Uppgift om när handledningsförhållandet har upphört (datum).

Känsliga personliga uppgifter:

Med anledning av studiepsykologverksamhetens karaktär behandlas ofta även uppgifter om handledningskundens hälsa under handledningskundrelationen. Hälsorelaterade uppgifter kan ingå i följande information:

• Grunderna för att söka handledning.
• Anteckningar om besök.
• Sammanfattning av handledningen och eventuella sammandrag av handledningen, intyg, rekommendationer, utlåtanden, uppgifter på frågeformulär och undersökningsdokument som upprättas under handledningskundrelationen.
• Hälsorelaterade uppgifter som handledningskunden själv har lämnat (t.ex. grunderna för att söka handledning, läs- och skrivintyg osv.)

8. Varifrån får vi informationen?

Uppgifter fås ur Konstuniversitetets informationssystem om studerandena (uppgifter om studierätt och studiernas skede) samt av handledningskunden själv. De uppgifter som studiepsykologen har sammanställt om handledningskundrelationen fås av studiepsykologen.

9. Till vem lämnar vi ut uppgifter och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Kunduppgifterna som gäller handledningsförhållandet är sekretessbelagda. Kunduppgifter kan lämnas ut (lag om patientens ställning och rättigheter (785/1992) 13 §) endast med kundens samtycke eller med stöd av en uttrycklig bestämmelse i lag.

Uppgifterna i Konstuniversitetets studiepsykologers kundregister överförs inte till länder utanför EU eller EES.

10. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

Konstuniversitetet har i egenskap av personuppgiftsansvarig vidtagit de tekniska och organisatoriska åtgärder som behövs och kräver också att tjänsteleverantörerna som universitetet anlitar vidtar dessa åtgärder.

De uppgifter som behandlas i studiepsykologverksamheten är sekretessbelagda. Personuppgifter får behandlas endast av de arbetstagare vid Konstuniversitetet vars arbetsuppgifter förutsätter det (studiepsykolog, studiepsykologpraktikant samt informationssäkerhetsansvarig/dataskyddsombud, de sistnämnda har endast begränsad tillgång till systemet vid stöd i anslutning till hanteringen av incidenter). Alla personer som behandlar personuppgifter har tystnadsplikt.

Uppgifterna består av manuellt material (på papper) och elektroniskt material. 

Uppgifterna om när- och distanshandledningskunder i studiepsykologverksamheten behandlas i huvudsak i ett elektroniskt kundinformationssystem som lämpar sig för behandling av patientuppgifter och som beträffande informationssäkerheten har konstaterats vara säkert. Med logguppgifterna övervakas användningen av uppgifterna i det elektroniska kundsystemet.

Vi sparar de personliga registeruppgifterna om handledningsförhållandet i 12 år efter att förhållandet har upphört. Därefter raderas uppgifterna ur registret.

Vi bedömer regelbundet behovet av att bevara uppgifterna med beaktande av tillämplig lagstiftning. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder för att säkerställa att personuppgifter som är oförenliga, föråldrade eller felaktiga i förhållande till ändamålen med behandlingen av de registrerade inte lagras i registret. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

11. Vilka rättigheter har du som registrerad?

De registrerade har följande rättigheter:

• Rätt att begära tillgång till sina egna uppgifter
• Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter
• Rätt att få felaktiga eller inexakta personuppgifter rättade
• Rätt att radera uppgifter
  • Tillämpas inte om behandlingsgrunden är en lagstadgad uppgift eller en uppgift av allmänt intresse
• Rätt att begära begränsning av behandlingen av uppgifter
• Rätt att motsätta sig behandlingen, dvs. begära att uppgifterna inte behandlas
• Rätt att få uppgifter överförda från ett system till ett annat
  • Tillämpas när behandlingen grundar sig på ett avtal eller samtycke
  • Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten i behandling som grundar sig på samtycke innan detta återkallas
• Rätt att få information om en personuppgiftsincident som medför hög risk
• Rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande

Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 har hen rätt att anföra besvär särskilt hos tillsynsmyndigheten på den ort där hen stadigvarande bor eller arbetar. Den registrerade har dessutom rätt att använda administrativa rättsmedel och andra rättsmedel. (https://tietosuoja.fi/sv/anmalan-till-dataombudsmannen).

För att utöva ovannämnda rättigheter kan du kontakta studiepsykologen, varefter din begäran behandlas på det sätt som praxis vid universitetet förutsätter.

I begäran ska du meddela ditt namn, dina kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress eller telefonnummer) och hur du vill utöva dina ovanstående rättigheter. Om du skickar din begäran per e-post, använd en krypterad e-postförbindelse (krypterad e-post).

Enligt dataskyddsförordningen ska din begäran besvaras inom en månad. Tidsfristen kan vid behov förlängas med högst två månader med beaktande av hur komplicerade begärandena är och deras antal.

12. Vem kan du kontakta?

Frågor som gäller handledningsförhållandet: 

Du kan begära att studiepsykologen berättar vilka uppgifter som har sparats om dig under studiepsykologens handledning.  Du kan beställa de anteckningar, sammandrag, utlåtanden, intyg och rekommendationer om dig som sparats i registret skriftligt per post genom att skicka en begäran till adressen: Begäran om dokumentbeställning av studiepsykologer/Studiepsykologerna, PB 36, 00097 Konstuniversitetet. Begäran styrs till den studiepsykolog/de studiepsykologer som handlett dig. Studiepsykologen överlåter de anteckningar som begärts på det sätt som beskrivs ovan till den kund som begärt dem i regel endast personligen efter att identiteten har kontrollerats.

Dataskyddsmeddelande:

Om du har frågor angående detta dataskyddsmeddelande kan du kontakta oss genom att skicka e-post till adressen tietosuoja@uniarts.fi.