Dataskyddsmeddelande för arbetssökande

Publicerat 4.2.2020 | Updaterad 10.2.2020

1. Personuppgiftsansvarig

Konstuniversitetet

Telefon: +358 294 47 2000 (växel)

Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet

2. Organ och person som ansvarar för behandling av personuppgifter

HR- och servicedirektör Riikka Mäki-Ontto
E-postadress: fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358 500 806 161

3. Kontaktpersoner för behandling av personuppgifter

Personaladministratör Milja Nevalainen
E-postadress: fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358 50 467 0455

4. Dataskyddsombud

Som dataskyddsombud vid Konstuniversitetet fungerar experten Antti Orava.

E-postadress: dataskydd@uniarts.fi

Telefon: +358 294 47 3568

Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet

5. Registrets namn

Arbetssökanderegister

6. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter?

Grunden för behandling av personuppgifter är:

• den personuppgiftsansvariges och den registrerades skyldigheter och särskilda rättigheter inom arbetsrättens område
• den registrerades uttryckliga samtycke för behandlingen av hens personuppgifter.

Syftet med behandlingen av personuppgifter är administration av åtgärder som hör samman med rekryteringen och rekryteringsprocessen samt administration av uppgifter som hör till ansökningsprocessen för de personer som sökt arbete hos oss (registrerade), för att kunna kontakta personerna. Vi behandlar personuppgifterna bland annat för beslutsfattande hos organ med många medlemmar grundat på universitetslagen eller universitetets organisation enligt universitetets etablerade rekryteringsmetoder. Rekrytering till arbetsuppgifter kan omfatta rekrytering för anställning eller till annan relation än anställning, (till exempel en besöksrelation).

Vid behandling av personuppgifter utnyttjar vi inte sådant automatiserat beslutfattande eller sådan profilering som avses i dataskyddsförordningen.

7. Vilka uppgifter hanterar vi?

I samband med arbetssökarregistret behandlar vi följande personuppgifter som den arbetssökande har lämnat:

• den registrerades grunduppgifter som namn, födelsedatum, modersmål och annan information som den registrerade själv eventuellt har lämnat
• den registrerades kontaktuppgifter som e-postadress, telefonnummer, adressuppgifter eller annan information som den registrerade själv eventuellt har lämnat
• övrig information om sig själv som den registrerade lämnat till den personuppgiftsansvarige i samband med ansökan om arbetetill exempel fotografi, uppgifter om studier och andra utbildningar, uppgifter om anställningshistorik samt vetenskapliga, konstnärliga, pedagogiska och övriga för det sökta uppdraget betydelsefulla meriter och kunskaper, språkkunskaper och annan specialistkunskap, beskrivning av personliga egenskaper, olika betyg och bedömningar med vilka den sökande vill visa sina meriter och sin lämplighet för det sökta uppdraget
• ansökningsdokument som den registrerade lämnat

Överlämning av ovan beskrivna personuppgifter är en förutsättning för ansökan om arbete.

Dessutom behandlar vi även följande uppgifter om de sökande:

• uppgifter som har samband med den arbetsuppgift den registrerade söker,till exempel uppgifter om det sökta uppdraget, inklusive uppgifter om anställningens form och kvalitet, samt uppgift om den i arbetssökningsprocessen angivna ansvariga personen
• uppgifter om hur den registrerades rekryteringsprocess fortskridertill exempel uppgifter om kommande fortsättningsintervju eller avbrott i rekryteringsprocessen
• utlåtanden om bedömningar av den registrerade till exempel de förberedande arbetsgruppernas (offentliga) presentationer eller under rekryteringsprocessen gjorda bedömningar av den sökande (till exempel bedömning av vetenskapliga, konstnärliga eller pedagogiska meriter, lämplighetsbedömning eller övriga bedömningar av den sökandes meriter, kompetens eller lämplighet) samt eventuella utlåtanden från institutioner eller motsvarande angående den sökandes meriter eller lämplighet för uppdraget

Vid behandling av personuppgifter utnyttjar vi inte sådant automatiserat beslutfattande eller sådan profilering som avses i dataskyddsförordningen.

8. Varifrån får vi uppgifterna?

Vi får uppgifterna framförallt från den registrerade själv.

Dessutom kan personuppgifter samlas in och uppdateras för de användningsändamål som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande även med den sökandes samtycke från källor som denne angivit (till exempel rekommendationer, nätpublikationer), från tredje part enligt universitetets etablerade rekryteringsrutiner (till exempel expert- och lämplighetsbedömningar eller feedback från den registrerades verksamhet) eller från offentliga källor inom ramen för tillämplig lagstiftning. Sådan uppdatering av uppgifter görs manuellt eller med automatiska metoder.

9. Till vilka överlämnar och överför vi uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Vi lämnar normalt inte registeruppgifter till utomstående instanser.

Vid behandling av personuppgifterna använder vi underleverantörer med vilka vi tecknat avtal angående behandling av personuppgifter.

Vi lämnar inte uppgifter till länder utanför EU/EES.

10. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge förvaras de?

Endast de av våra medarbetare som har rättighet att i sitt arbete behandla uppgifter om sökande har tillgång till det system som innehåller personuppgifterna. Varje användare har ett eget användarnamn och lösenord till systemet. Uppgifterna sammanställs i databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Databaserna och säkerhetskopiorna finns i låsta utrymmen och endast vissa utsedda personer har tillgång till uppgifterna.

Vi förvarar personuppgifterna och ansökningsdokumenten för ansökningsprocessen under två år och vi raderar uppgifterna om ansökningen senast inom fyra år från att ansökningsprocessen har avslutats. Ansökningshandlingarna för sökande till professorstjänster förvaras dock permanent, ifall den sökandes vetenskapliga, konstnärliga eller övriga meriter har bedömts på det sätt som krävs enligt universitetslagen. Även handlingarna för de som utsetts till befattningen förvaras permanent.

Vi bedömer regelbundet nödvändigheten av att förvara uppgifterna med hänsyn till gällande lagstiftning. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder som säkerställer, att det inte förvaras oförenliga, föråldrade eller felaktiga personuppgifter om den registrerade i registret. Vi rättar eller raderar sådana uppgifter omedelbart.

11. Vilka är dina rättigheter som registrerad?

Den registrerade har rättighet att granska de i personregistret förvarade uppgifterna om sig själv, och begära att felaktiga, föråldrade, onödiga eller lagstridiga uppgifter rättas eller tas bort. Ifall den registrerade har tillgång till sina uppgifter, kan hen själv ändra sina uppgifter. Ifall behandlingen grundas på samtycke, har de registrerade också rätt att ta tillbaka eller ändra sitt samtycke.

De registrerade har enligt dataskyddsförordningen (från och med 2018-05-25) rätt att motsätta sig eller begära begränsning av uppgifternas behandling, samt att anföra besvär angående personuppgifternas behandling till tillsynsmyndigheten.

De registrerade har även rätt att motsätta sig behandling av de egna uppgifterna av särskilda personliga skäl, även om vi har berättigat intresse av att behandla uppgifterna. I samband med sådana krav ska den registrerade beskriva den särskilda situation som är orsak till att den registrerade motsätter sig behandling av uppgifterna. Vi kan endast avslå en begäran om att uppgifterna inte får behandlas, om det finns en lagstadgad grund för detta.

Om den registrerade inte är nöjd med det sätt på vilket universitetet behandlat hens personuppgifter, kan den registrerade begära, att saken utreds av de nationella dataskyddsmyndigheterna, (som i Finland utgörs av dataombudsmannen, vars kontaktuppgifter finns på http://www.tietosuoja.fi/sv/.)

12. Vem kan du kontakta?

Alla kontakter och önskemål som berör denna redogörelse ska framställas skriftligt eller personligen till den kontaktperson som anges i punkt tre, och som vid behov lämnar ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser, att dina rättigheter inte uppfylls, kan du direkt kontakta universitetets dataskyddsombud, som anges i punkt fyra.