Dataskyddsbeskrivning för Konstuniversitetets närmaste krets

Publicerat 26.10.2022 | Updaterad 26.10.2022

1. Part och person som ansvarar för behandlingen av personuppgifter

Ekonomidirektör Tiina Laino-Asikainen

E-post: fornamn.efternamn(at)uniarts.fi

2. Kontaktpersoner för behandlingen av personuppgifter

Bokföringschef Juha Kantonen (kontaktperson för medlemmarna i styrelsen och ledningsgruppen)

Ekonomichef Timo Lampinen (kontaktperson för placeringskommitténs medlemmar)

E-post: fornamn.efternamn(at)uniarts.fi

3. Dataskyddsombud

Konstuniversitetets dataskyddsombud är chef Antti Orava.

E-postadress: tietosuoja(at)uniarts.fi

Telefon: +358 294 47 3568

Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet

4. Registrets namn

Anslutningsregister för Konstuniversitetets närmaste krets

5. Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Syftet med registerföringen och behandlingen av personuppgifter är att i enlighet med bokföringsförordningen (BokfF 2:7b§) lägga fram uppgifter i bokslutet. I samband med upprättandet av bokslutet ska Konstuniversitetet vara berett att bland annat för revisorn utreda vem som hör till Konstuniversitetets närmaste krets, vad relationen grundar sig på samt hurdana transaktioner som eventuellt har gjorts mellan Konstuniversitetet och dess närmaste krets.

Uppgifter som samlas in i registret över den närmaste kretsen använd också för följande ändamål:

• Intern rapportering och andra administrativa åtgärder;
• eventuell skötsel av rättegångs- och myndighetsförfaranden och
• förhindrande och utredning av missbruk.

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är den personuppgiftsansvariges berättigade intresse. När personuppgifterna behandlas för att uppfylla kraven i lagstiftningen eller för att fullgöra vissa rapporteringsskyldigheter är den rättsliga grunden för behandlingen i första hand att fullgöra en lagstadgad skyldighet

I behandlingen av personuppgifter utnyttjar vi inte det automatiska beslutsfattandet eller den profilering som avses i dataskyddsförordningen.

6. Vilka uppgifter behandlar vi?

Vi behandlar bl.a. följande uppgifter:

• Basuppgifter såsom förnamn, efternamn och födelsedatum
• Närkretsroll: Styrelsemedlem, medlem av rektorns ledningsgrupp, medlem utanför placeringskommittén
• Uppgift om när den närmaste kretsrollen börjar och slutar
• Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, adressuppgifter

Intresseuppgifter

• Uppgift om att det inte finns några intressen som ska anmälas
• Uppgifter om sammanslutningar där en närstående person utövar bestämmande inflytande eller betydande inflytande

Uppgifter om

• ledningsuppgifter och förtroendeuppdrag i företag och andra sammanslutningar som bedriver näringsverksamhet;
• styrelsemedlemskap i registrerade föreningar eller stiftelser;
• Anställningsförhållanden eller uppdrag utanför Konstuniversitetet och
• övriga sådana bindningar som kan vara av betydelse för skötseln av Konstuniversitetets förtroende- eller arbetsuppgifter.

Att dessa uppgifter lämnas är en förutsättning för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter.

7. Var får vi informationen?

Vi samlar in personuppgifterna direkt från den registrerade.

8. Till ven lämnar vi ut eller överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Vi lämnar i regel inte ut uppgifter ur registret till andra utomstående än revisorerna. Vi kan lämna ut uppgifter till tredje part i följande situationer:

Efterlevnad av lagar eller krav från en behörig brottsbekämpande myndighet, en statlig myndighet, en domstol eller en tredje part för att uppfylla rättsliga krav eller för att utöva eller försvara våra lagliga rättigheter.

Begäran om information: Vårt arbete vid Konstuniversitetet styrs av tillämpningen av offentlighetslagen (621/1999). På grund av tillämpningen av offentlighetslagen kan universitetet vara skyldigt att lämna ut uppgifter som innehåller personuppgifter till utomstående.

Vi överför inte uppgifter utanför EU eller EES.

9. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

Uppgifterna behandlas endast av de arbetstagare vid Konstuniversitetet som i sitt arbete har rätt att behandla uppgifterna i registret. Uppgifterna samlas i databaser som skyddas med brandväggar, lösenord och andra tekniska metoder. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta utrymmen och endast vissa på förhand utsedda personer har tillgång till uppgifterna.

Konstuniversitetet har i egenskap av personuppgiftsansvarig vidtagit nödvändiga tekniska och organisatoriska åtgärder och kräver dem även av de tjänsteleverantörer som eventuellt anlitas.

Skyldigheten att anmäla bindningar upphör vid den tidpunkt då anställningsförhållandet för en medlem i rektorns ledningsgrupp vid Konstuniversitetet upphör eller medlemskapet i styrelsen eller placeringskommittén upphör. Konstuniversitetet behandlar personuppgifterna i närkretsregistrer i 10 år efter utgången av den räkenskapsperiod som de hänför sig till. Efter att användningsändamålet har upphört raderas personuppgifterna eller ändras till anonyma uppgifter inom rimlig tid.

Vi bedömer regelbundet behovet av att bevara uppgifterna med beaktande av tillämplig lagstiftning. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder för att säkerställa att personuppgifter som är oförenliga, föråldrade eller felaktiga i förhållande till ändamålen med behandlingen av de registrerade inte lagras i registret. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

10. Vilka rättigheter har du som registrerad?

De registrerade har rätt att kontrollera de uppgifter om sig själva som införts i personregistret och att kräva att felaktiga, föråldrade, onödiga eller lagstridiga uppgifter korrigeras eller raderas. Om den registrerade själv har tillgång till sina uppgifter kan han eller hon själv korrigera sina uppgifter.

De registrerade har i enlighet med dataskyddsförordningen (från och med 25.5.2018) rätt att motsätta sig eller begära att behandlingen av uppgifterna begränsas samt att anföra besvär över behandlingen av personuppgifter till tillsynsmyndigheten.

Av särskilda personliga skäl har registrerade också rätt att motsätta sig behandlingsåtgärder som riktas mot dem när behandlingen av uppgifterna grundar sig på vårt berättigade intresse. I samband med yrkandet ska den registrerade specificera den särskilda situationen på basis av vilken han eller hon motsätter sig behandlingen. Vi kan vägra att genomföra en begäran om invändning endast på de grunder som föreskrivs i lag.

Om den registrerade inte är nöjd med det sätt på vilket universitetet har behandlat den registrerades personuppgifter, kan den registrerade kräva att den nationella dataskyddsmyndigheten utreder ärendet (som i Finland är dataombudsmannen.

11. Ditt ansvar

Du ansvarar för den information som du lämnar eller gör tillgänglig för Konstuniversitetet. Du ska säkerställa att uppgifterna är sanningsenliga och exakta och inte på något sätt vilseledande.

12. Vem kan du kontakta?

Du kan ställa frågor och kontakta den kontaktperson som nämns i punkt 4 och som vid behov hänvisar ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser att dina rättigheter som nämns i punkt 12 inte uppfylls kan du kontakta universit