Beskrivning av handlingars offentlighet
Bekanta dig hur Konstuniversitetet behandlar sin offentliga information, och hur du kan få den information du behöver.
Handlingars offentlighet och begäran om uppgifter
Konstuniversitetet är en sådan informationshanteringsenhet som avses i informationshanteringslagen (906/2019) och som ska upprätthålla en beskrivning av datamaterial och handlingar som hör till dess myndighetsverksamhet. Beskrivningen kallas för en beskrivning av handlingars offentlighet och syftet med beskrivningen är att handleda och göra det lättare att göra en begäran om information till Konstuniversitetet.
Konstuniversitetets handlingar är offentliga, om inte deras offentlighet har begränsats särskilt genom lag. Var och en har rätt att ta del av en offentlig handling. Begäran om information behöver alltså inte gälla endast det egna ärendet (partsställning), utan vem som helst, till exempel forskare, representanter för medier eller medborgare, kan begära att få tillgång till myndighetshandlingar och tillhörande information som universitetet förfogar över i enlighet med offentlighetslagen (621/1999).
Bra at veta: Studerande, forskare samt undervisnings- och servicepersonalen vid Konstuniversitetet har i regel rätt att få tillgång till sina egna uppgifter och uppgifter som hör till arbetsuppgifterna direkt från universitetets datasystem enligt de rättigheter som deras personliga användarnamn och åtkomsträttigheter tillåter.
Beskrivningen av handlingarnas offentlighet är allmän och gäller de handlingar och uppgifter som universitetet använder i sin verksamhet och som hanteras elektroniskt med hjälp av datasystem. Beskrivningen innehåller exempel på sökkriterier och anvisningar om hur man begär uppgifter. En begäran om information som riktas till rätt informationsmaterial och datasystem försnabbar behandlingen av ärendet.
Bra at veta: Innan du begär information lönar det sig att bekanta dig med informationen på Konstuniversitetets webbplats om universitetets verksamhet, undervisning, forskning, offentliga evenemang och föreställningar, se närmare på www.uniarts.fi/sv/.
Beskrivningen av handlingars offentlighet innehåller inte uppgifter som raderats ur datasystemen eller arkiverats. Arkiveringen styrs med hjälp av universitetets informationshanteringsplan. Förfrågningar om informationsmaterial som överförts till arkivet kan riktas till Konstuniversitetets arkivtjänst arkisto@uniarts.fi
Bra at veta: Det finns separata anvisningar om behandling av personuppgifter, dataskydd och rätten att kontrollera sina personuppgifter.
Mer information om betalningsgrunderna och prissättningen för begäranden om information som lämnats till Konstuniversitetet finns i slutet av denna beskrivning av handlingars offentlighet (se kapitel 6).
Konstuniversitetets datalager, datamaterial och ärenderegister
Datamaterial som hänför sig till Konstuniversitetets verksamhet, såsom handlingar och uppgifter i dem, registreras förutom i ärendehanteringens informationssystem även i tjänsternas operativa informationssystem, men uppgifterna ingår också i pappersmaterialet. Uppgifterna som registrerats vid ärendehanteringen och tjänsternas informationshantering bildar tillsammans det ärenderegister som avses i informationshanteringslagen.
Datamaterialen bildar datalager. Varje datalager innehåller de datamaterial, handlingar och uppgifter som hör till dem samt de register som används. En begäran om information riktas alltid till det datamaterial, datasystem eller register där informationen förvaras och underhålls.
Konstuniversitetets datalager är:
- beslutsfattande och ärendehantering
- personal
- ekonomi och finansiering
- utbildning och undervisning
- forskning och konstnärlig verksamhet
1. Datalagret beslutsfattande och ärendehanterin
1.1 Datalagrets användningsändamål
Konstuniversitetets datalager för beslutsfattande och ärendehantering upprätthålls för registrering, upprätthållande av beredande och uppföljning av administrativa ärenden som anhängiggörs eller behandlas vid Konstuniversitetet.
Typiskt är att universitetets administrativa dokument och uppgifter hänför sig till universitetets utlåtanden, antagning av studerande och studierätt, anställning av akademisk undervisnings- och forskningspersonal, avtal, reglementen, tillsättande av organ samt planering av verksamhet och ekonomi. Datamaterial som ingår i datalagret för beslutsfattande och ärendehantering innehåller också handlingar och uppgifter som hör till universitetets interna förvaltning, organens beslutsfattande och verksamhet och som inte nödvändigtvis genast är offentliga eller som innehåller användningsbegränsningar.
Administrativa beslutsärenden gäller i allmänhet olika rättigheter, skyldigheter och förmåner. I ett förvaltningsärende fattar myndigheten, dvs. Konstuniversitetet, ett skriftligt beslut i vilket ändring kan sökas i situationer som fastställs i lagstiftningen (rättelse eller besvär).
Administrativa ärenden och handlingar som hör till datalagret Beslutsfattande och ärendehantering registreras i ärendehanteringssystemet.
1.2 Ärendehanteringssystemet
Ärendehanteringssystemet används för registrering, uppföljning och hantering av administrativa och interna ärenden som kommer in, tas upp till behandling och avgörs vid Konstuniversitetet. Ärendehanteringssystemet kallas också diarium, dvs. register över registrerade ärenden. Uppgifter i handlingar som registrerats i ärendehanteringssystemet kan också registreras i tjänsternas operativa system.
Registreringsuppgifterna i ärendehanteringssystemet är offentliga, men de handlingar som hänför sig till dem kan innehålla användningsbegränsningar.
1.2.1 Datamaterial
Följande uppgifter kan registreras i Konstuniversitetets ärendehanteringssystem:
- den som anhängiggjort ärendet och dennes kontaktuppgifter, den dag då handlingen inkommit, den dag då den upprättades samt ärendets art, innehåll eller syfte
- mellanåtgärder i anslutning till behandlingen av ärendet, såsom begäran om utredning och utlåtande och handlingar som gäller dessa, samt
- slutåtgärder i ärendet, såsom beslut, avgöranden och motsvarande uppgifter, samt tillhörande handlingar och uppgifter
Handlingar i pappersformat som registrerats i ärendehanteringssystemet förvaras i lokaler som är begränsade och låsta genom passerkontroll. Handlingarna överförs till universitetets arkiv i enlighet med Konstuniversitetets informationshanteringsplan.
1.2.2 Datasystemets namn
De elektroniska uppgifterna i Konstuniversitetets ärendehanteringssystem (diarium) har registrerats i ärendehanterings- och dokumenthanteringssystemet Dynasty.
1.2.3 Att göra en begäran om information
Begäran om information som riktar sig till ärendehanteringssystemet skickas till Konstuniversitetets e-postadresskirjaamo@uniarts.fi eller per post till adressen Konstuniversitetet, Registratorskontoret, PB 1, 00097 KONSTUNIVERSITETET.
Bra at veta: Som sökkriterium kan man använda till exempel ett ärende, en beskrivning av ärendet eller den som anhängiggjort ärendet
2. Personaldatalagret
2.1 Datalagrets användningsändamål
Konstuniversitetets personaldatalager upprätthålls för registrering, upprätthållande och uppföljning av uppgifter i anslutning till anställningsförhållanden för universitetets anställda samt för skötseln av arbetsgivarskyldigheter i anslutning till dessa. I datalagret ingår också uppgifter om tillsättandet av lediga tjänster och arbetsplatser.
I personaldatalagret ingår uppgifter om anställning, lön, arbetstid, semesterrättigheter, företagshälsovård och motsvarande uppgifter om anställningsförhållandet. Det innehåller, förutom uppgifter om personal i arbetsavtalsförhållande, även uppgifter som behövs om personer utanför arbetsavtalsförhållande, såsom arvodestagare, stipendiater samt personer som utför praktik eller står i motsvarande avtalsförhållande med universitetet.
Uppgifterna i datalagret är i regel offentliga, men en del av uppgifterna eller handlingarna kan innehålla användningsbegränsningar eller vara sekretessbelagda.
Uppgifter som ingår i personaldatalagret registreras i personuppgiftssystemet, registret över arbetssökande och ärendehanteringssystemet (se kapitel 1).
2.2 Personuppgiftssystemet
Personuppgiftssystemet består av tre register: arbetstagarregistret, arbetstidshanteringssystemet samt systemet för fördelning och rapportering av arbetstid.
Uppgifterna i arbetstagarregistret kan överföras utanför universitetet via tekniska gränssnitt till Skatteförvaltningen.
Uppgifterna i registren i personuppgiftssystemet är i huvudsak offentliga, men en del av uppgifterna och handlingarna kan innehålla användningsbegränsningar eller vara sekretessbelagda.
Upprätthållandet av registren grundar sig på arbetsgivarens lagstadgade skyldigheter, arbetslagstiftningen och kollektivavtalen.
2.2.1 Datamaterial
I arbetstagarregistret kan följande uppgifter registreras:
- namn, kontaktuppgifter och andra nödvändiga uppgifter för arbetstagaren eller en person i ett annat avtalsförhållande
- uppgifter om löner, arvoden och andra uppgifter om arbets- eller avtalsförhållandet
- uppgifter om arbetstiden
- uppgifter om semesterbokföring och frånvaro
I arbetstidshanteringssystemet kan följande uppgifter registreras:
- arbetstagarens namn och uppgiftsbeteckning
- dagliga uppgifter om närvaro på arbetet,
- uppgifter om frånvaro från arbetet
I systemet för fördelning och rapportering av arbetstid kan följande uppgifter registreras:
- undervisningspersonalens arbetstidsplaner
- planer för och utfall av arbetstid som krävs för extern projektfinansiering
Handlingar i pappersformat som registrerats i personuppgiftssystemets register förvaras i lokaler som är begränsade och låsta med passerkontroll. Handlingarna överförs till universitetets arkiv i enlighet med Konstuniversitetets informationshanteringsplan.
2.2.2 Datasystemets namn
De elektroniska uppgifter i arbetstagarregistret som ingår i personuppgiftssystemet har registrerats i Mepco-personuppgiftssystemet (HR-portalen).
De elektroniska uppgifterna i arbetstidshanteringssystemet har registrerats i Nepton-arbetstidssystemet.
De elektroniska uppgifterna i systemet för fördelning och rapportering av arbetstid har registrerats i SoleTM-systemet.
2.2.3 Att göra en begäran om information
En begäran om information som riktas sig till personuppgiftssystemet skickas till Konstuniversitetets e-postadress HR-info@uniarts.fi
2.3 Register över arbetssökande
Konstuniversitetets register över arbetssökande upprätthålls för att behandla arbetsansökningar och uppgifter för sökande till lediganslagna befattningar vid Konstuniversitetet, samt för att administrera rekryteringsprocessen.
Uppgifterna i registret över arbetssökande är i huvudsak offentliga, men en del av uppgifterna och handlingarna kan innehålla användningsbegränsningar eller vara sekretessbelagda.
Uppgifterna i registret över arbetssökande registreras också i ärendehanteringssystemet (se kapitel 1).
2.3.1 Datamaterial
I registret över arbetssökande kan följande uppgifter registreras:
- uppgifter om den sökta befattningen (uppgifter, anställningsförhållandets form eller art)
- den arbetssökandes namn, kontaktuppgifter och andra nödvändiga personuppgifter
- uppgifter som visar kompetens (utbildning, tidigare anställningsförhållanden, övriga meriter och kompetens som är centrala för uppgiften) samt eventuella kompetensprov
- uppgifter om hur rekryteringsprocessen framskrider (fortsatta intervjuer och avbrott)
- bedömningsutlåtanden (förslag från arbetsgrupper som förbereder rekryteringen eller bedömningar av sökande som gjorts i rekryteringsprocessen, såsom bedömning av vetenskapliga, konstnärliga eller undervisningsmässiga meriter samt utlåtanden från eventuella organ eller motsvarande om sökandenas meriter eller lämplighet för uppgiften)
Handlingar i pappersformat som registrerats i registret över arbetssökande förvaras i lokaler som är begränsade och låsta genom passerkontroll. Handlingarna överförs till universitetets arkiv i enlighet med Konstuniversitetets informationshanteringsplan.
2.3.2 Datasystemets namn
De elektroniska uppgifterna i Konstuniversitetets register över arbetssökande har registrerats i det elektroniska rekryteringssystemet Saima.
2.3.3 Att göra en begäran om information
En begäran om information som riktar sig till registret över arbetssökande skickas till Konstuniversitetets e-postadress HR-info@uniarts.fi
Bra at veta: Som sökkriterium kan man använda den lediga befattningens titel.
3. Datalagret för ekonomi och finansiering
3.1 Datalagrets användningsändamål
Konstuniversitetets datalager för ekonomi och finansiering upprätthålls för uppföljning av användningen av universitetets finansiering och utgifter samt för ekonomiplanering samt för skötseln av universitetets bokföringsskyldigheter i anslutning till dessa.
Konstuniversitetets finansiering består av statlig finansiering (basfinansiering), kompletterande projektfinansiering som anskaffats utanför universitetet samt pengar som kommer via universitetets medelsanskaffning och placeringsverksamhet.
Datalagret för ekonomi och finansiering innehåller förutom finansieringsuppgifter även uppgifter om anskaffning av varor och tjänster, betalning av inköpsfakturor, försäljningsfakturering, arbetsrese- och kostnadsfakturering samt användning av kreditkort.
Registreringsuppgifterna i datalagret är i regel offentliga, men de handlingar som hänför sig till dem kan innehålla användningsbegränsningar eller vara helt eller delvis sekretessbelagda.
Uppgifterna och handlingarna i Konstuniversitetets datalager för ekonomi och finansiering registreras i ekonomidatasystemet, upphandlingsregistret (konkurrensutsättningssystemet) och ärendehanteringssystemet (se kapitel 1).
3.2 Ekonomidatasystemet
Konstuniversitetets ekonomidatasystem omfattar tre register: SAP-bokföringssystemet, rese- och omkostnadsprogrammet M2 Blue samt Tabella-systemet för planering och uppföljning av ekonomin. Uppgifterna överförs mellan registren via tekniska gränssnitt.
Uppgifterna i ekonomidatasystemet är i huvudsak offentliga, men en del av uppgifterna och handlingarna kan innehålla användningsbegränsningar eller vara sekretessbelagda.
3.2.1 Datamaterial
I SAP-bokföringssystemet kan följande uppgifter registreras:
- anslag från staten (basfinansiering)
- projektfinansiering och särskild finansiering som erhållits utanför universitetet
- övriga finansieringskällor
- egendom, fordringar, skulder och eget kapital
Utöver uppgifterna från SAP-systemet kan följande uppgifter registreras i Tabella-systemet:
- budget- och ekonomiplaner
- uppgifter om utfall
I rese- och omkostnadsprogrammet M2 Blue registreras följande uppgifter:
- planer för arbetsresor och förskottsbetalningar
- reseräkningar
- kostnadsfakturor
Handlingar i pappersformat som registrerats i ekonomidatasystemets register förvaras i lokaler som är begränsade och låsta genom passerkontroll. Handlingarna överförs till universitetets arkiv i enlighet med Konstuniversitetets informationshanteringsplan.
3.2.2 Datasystemets namn
De elektroniska uppgifterna om Konstuniversitetets ekonomi och bokföring har registrerats i SAP-bokföringssystemet.
3.2.3 Att göra en begäran om information
En begäran om information som riktar sig till ekonomidatasystemet skickas till Konstuniversitetets e-postadress talous@uniarts.fi
Bra at veta: Som sökkriterium kan man använda till exempel ett ärende, en beskrivning av ärendet eller annan information som specificerar ärendet.
3.3 Konkurrensutsättningssystemet (upphandlingsregistret)
Offentliga pågående konkurrensutsättningar och upphandlingsannonser för varor och tjänster som ingår i konkurrensutsättningssystemet finns via publikationskanaler och -tjänster som nås via den offentliga webbsidan.
Uppgifterna i systemet är i huvudsak offentliga, men en del av uppgifterna och handlingarna under konkurrensutsättningen kan innehålla användningsbegränsningar eller vara sekretessbelagda. Till exempel är inkomna anbud offentliga först när upphandlingsbeslutet har fattats, affärs- och yrkeshemligheter är inte heller offentliga ens efter detta.
Efter att konkurrensutsättningsprocessen avslutats överförs och förvaras upphandlingsbeslut, konkurrensutsättningshandlingar och upphandlingskontrakt i anslutning till upphandlingen i ärendehanteringssystemet (se kapitel 1).
3.3.1 Datamaterial
Följande uppgifter kan registreras i konkurrensutsättningssystemet:
- anbudsförfrågan och tillhörande tilläggsuppgifter
- inkomna anbud
- efterhandsanmälningar
3.3.2 Datasystemets namn
De elektroniska uppgifterna om offentliga konkurrensutsättningar underhålls i Cloudia Kilpailutus-systemet (portalen).
Publicerade upphandlingsannonser, anbudsförfrågningar och andra konkurrensutsättningshandlingar samt efterannonser finns i webbtjänsten Hilma och i anbudstjänsten Hanki.
3.3.3 Att göra en begäran om information
a) Uppgifter och material under den offentliga konkurrensutsättningen kan läsas och hämtas i webbtjänsten Hilma (där det också finns EU-upphandlingar) samt i anbudstjänsten Hanki.
Bra at veta: Sökningen görs enligt anvisningarna på tjänstens sida.
b) begäran om information om avslutade konkurrensutsättningar och upphandlingar skickas till Konstuniversitetets adress kirjaamo@uniarts.fi eller per post till Konstuniversitetet, Registratorskontoret, PB 1, 00097 KONSTUNIVERSITETET.
Bra at veta: Som sökkriterium kan man använda till exempel ett ärende eller annan specificerande information.
4. Datalagret utbildning och undervisning
4.1 Datalagrets användningsändamål
Konstuniversitetets datalager för utbildning och undervisning upprätthålls i enlighet med universitetslagen (558/2009) för registrering, uppföljning och hantering av uppgifter om urval och studier som gäller examens- och påbyggnadsexamensstuderande som studerar vid Konstuniversitetet samt för att sköta myndighetsuppgifter i anslutning till dessa uppgifter.
Datalagret innehåller uppgifter om dem som antagits till Konstuniversitetet som studerande, studerandens studieprestationer, lärdomsprov och examina samt uppgifter om studier som avlagts utomlands eller vid ett annat inhemskt universitet samt läraruppgifter. Datalagret innehåller också uppgifter om läroplaner och undervisningsutbud samt om rätten att avlägga fristående studier.
Uppgifterna i datalagret Utbildning och undervisning är i regel offentliga, men en del av handlingarna och uppgifterna kan innehålla användningsbegränsningar eller vara sekretessbelagda.
Antagning av studerande, studierätt och motsvarande förvaltningsbeslut i anslutning till studierna registreras i ärendehanteringssystemet (se kapitel 1). Lärdomsproven registreras i universitetets biblioteksdatasystem (se kapitel 5).
4.2 Studiedatasystemet
Konstuniversitetets studiedatasystem omfattar tre register: studeranderegistret, terminsanmälningsregistret OILI och webbsöktjänsten för flexibel studierätt JOOPAS. Uppgifterna i Oili- och Joopas-registren överförs elektroniskt eller manuellt till studeranderegistret.
Studeranderegistrets uppgifter kan överföras utanför universitetet via tekniska gränssnitt via en teknisk anslutning eller som dataplockning från den riksomfattande studieinformationstjänsten VIRTA.
Registeruppgifterna är i regel offentliga, men de handlingar som hänför sig till dem kan innehålla användningsbegränsningar eller vara sekretessbelagda.
4.2.1 Datamaterial
I studeranderegistret kan följande uppgifter registreras:
- den studerandes namn, kontaktuppgifter och övriga basuppgifter
- beviljade studierätter
- den studerandes utbildningsprogram, eventuella inriktningsalternativ och huvudinstrument
- anmälan till undervisning
- studieprestationer och läraruppgifter
- läsårsvisa när- och frånvarouppgifter samt avskrivning
- disciplinära åtgärder riktade mot den studerande
- utbytesstudier för studerande
- befrielse från språkkunskapskraven
- lärdomsprov (lärdomsprovets namn)
- examina avlagda av den studerande vid Konstuniversitetet
- uppgifter om utexaminering (datum för utfärdande av examensbetyg)
I registret över terminsanmälningar (OILI) registreras följande uppgifter:
- den studerandes närvaroanmälningar och
- frånvaroanmälningar
I webbtjänsten för flexibel studierätt (JOOPAS) registreras följande uppgifter:
- ansökningsuppgifter om JOO-studier vid Konstuniversitetet för en studerande vid en annan högskola
- uppgifter om godkännande och avslag av JOO-studier
Handlingar i pappersformat som registrerats i studeranderegistret och dess delregister förvaras i lokaler som är begränsade och låsta genom passerkontroll. Handlingarna överförs till universitetets arkiv i enlighet med Konstuniversitetets informationshanteringsplan.
4.2.2 Datasystemets namn
De elektroniska uppgifterna i Konstuniversitetets studentregister har registrerats i studiedatasystemet Peppi.
4.2.3 Att göra en begäran om information
a) De som utexaminerats från universitetet kan titta på sina egna uppgifter i VIRTA-studietjänstens tjänst för utlämnande av studieprestations- och examensuppgifter (KOSKI).
Bra at veta: Sökningen görs enligt anvisningarna på tjänstens sida.
b) begäran om information för forskningsanvändning eller annan tillståndspliktig användning (på blanketten för begäran om uppgifter) skickas till Konstuniversitetet per e-post till adressen kirjaamo@uniarts.fi eller per post till adressen Konstuniversitetet, Registratorskontoret, PB 1, 00097 KONSTUNIVERSITETET, eller via studieinformationstjänsten VIRTA (se kapitel 4.4).
c) Övriga begäranden om information om studerande som registrerats i studiedatasystemet ska skickas till Konstuniversitetets e-postadress opiskelijarekisteri@uniarts.fi
Bra at veta: Som sökkriterium kan man till exempel använda den studerandes namn.
4.3 Sökanderegistret (antagningsregistret)
Det nationella antagningsregistret för utbildning (grundexamens- och doktorsutbildning) är Studieinfo-portalen (registret för gemensam ansökan) som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen.
Det register över sökande som upprätthålls av Konstuniversitetet är ett delregister till antagningsregistret. Registret över sökande till Konstuniversitetet kompletterar uppgifterna från antagningsregistret Studieinfo med de tilläggsuppgifter och dokument som behövs för universitetets egna val.
4.3.1 Datamaterial
I registret över sökande kan följande uppgifter registreras:
- namn, andra personuppgifter och nödvändiga kontaktuppgifter för den som ansöker om att bli antagen som studerande
- sökandens tidigare utbildning och avlagda examina
- uppgifter om ansökan till utbildning och grunderna för antagningen (urvalskriterier)
- antagningens resultat
- uppgifter om mottagande av studieplats och anmälan till läroanstalten
Dessutom kan följande uppgifter registreras i ansökningsuppgifterna om rätt att avlägga fristående studier:
- uppgifter om studentutbyte
- uppgifter om personer som söker till ungdomsutbildning
- ansökningsuppgifter om specialiseringsutbildningar
Handlingar i pappersformat som skrivits ut ur Studieinfo-registret och som Konstuniversitetet särskilt begärt förvaras i lokaler som är begränsade och låsta med passerkontroll. Handlingarna överförs till universitetets arkiv i enlighet med Konstuniversitetets informationshanteringsplan.
4.3.2 Datasystemets namn
Elektroniska uppgifter om ansökan till studerande (grundexamens- och doktorandutbildning) har registrerats i tjänsten Studieinfo.fi.
4.3.3 Att göra en begäran om information
a) Den som sökt till universitetet kan läsa och söka sina egna uppgifter i registret över sökande (antagningsregistret) via Utbildningsstyrelsens tjänst Min Studieinfo.
Bra at veta: Sökningen görs enligt anvisningarna på tjänstens sida.
b) Begäran om material och uppgifter som gäller forskning och annan tillståndspliktig användning ska skickas till Utbildningsstyrelsens adress aineistopyynnot@oph.fi
4.4 Högskolornas riksomfattande datalager (studieinformationstjänsten VIRTA)
Högskolornas riksomfattande datalager (studieinformationstjänsten VIRTA) är undervisnings- och kulturministeriets tjänst som upprätthålls av CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy. Konstuniversitetet förvarar och överför de centrala uppgifterna i sitt studeranderegister till studieinformationstjänsten VIRTA med hjälp av en teknisk anslutning.
Uppgifterna i studieinformationstjänsten VIRTA:s datalager kan utnyttjas för lagstadgade ändamål. Med Konstuniversitetets tillstånd eller på uppdrag av Konstuniversitetet kan informationen utnyttjas i olika tjänster eller forskningsändamål som den studerande (den lärande) behöver.
4.4.1 Datamaterial
Högskolornas riksomfattande datalager (studieinformationstjänsten VIRTA) innehåller följande centrala uppgifter som överförts från Konstuniversitetets studieregister:
- uppgifter om de studerande och deras studierätt
- uppgifter om studieprestationer och avlagda examina samt deras vitsord
- terminsanmälningar
- information om internationella rörlighetsperioder
4.4.2 Datasystemets namn
De elektroniska uppgifter som överförs till högskolornas riksomfattande datalager har registrerats i studieinformationstjänsten VIRTA.
4.4.3 Att göra en begäran om information
a) Vem som helst kan titta på sina egna uppgifter i studieinformationstjänsten VIRTA i tjänsten för utlämnande av studieprestations- och examensuppgifter (KOSKI).
Bra at veta: Sökningen görs enligt anvisningarna på tjänstens sida.
b) Begäran om information och tillstånd som behövs för forskningsändamål och annan tillståndspliktig användning i studieinformationstjänsten VIRTA vid Konstuniversitetet görs via CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy virta@csc.fi
5. Datalagret forskning och konstnärlig verksamhet
5.1 Datalagrets användningsändamål
Konstuniversitetets datalager för forskning och konstnärlig verksamhet upprätthålls för registrering, uppföljning, statistikföring och rapportering av uppgifter om vetenskaplig och konstnärlig forskning vid Konstuniversitetet samt för skötseln av andra myndighetsuppgifter i anslutning till dessa i enlighet med universitetslagen (558/2009).
Registreringsuppgifterna i datalagret är offentliga, men de handlingar som hänför sig till dem kan innehålla användningsbegränsningar eller sekretessbelagd information.
Information om tilläggsfinansiering av forskning som skaffas utanför universitetet samt om avslöjat vetenskapligt fusk registreras i Konstuniversitetets ärendehanteringssystem (se kapitel 1).
Uppföljningsuppgifter om finansieringen av forskningsprojekt registreras i ekonomidatasystemet (se kapitel 3).
5.2 Datasystemet för forskningsinformation
I forskningsdatasystemet upprätthålls information om den vetenskapliga och konstnärliga verksamheten hos Konstuniversitetets egen akademiska forskningspersonal och de affilierade forskare som besöker universitetet, såsom stipendieforskare och forskarstuderande med extern finansiering.
Informationssystemet innehåller samlade uppgifter om konstnärliga och forskningsrelaterade publikationer, konstnärlig verksamhet, expertuppgifter och internationella besök.
Med hjälp av forskningsdatasystemet produceras de statistikrapporter som behövs för utvärdering och utveckling av forskningen och den konstnärliga verksamheten, men även rapporteringsuppgifter för undervisnings- och kulturministeriets datainsamling, varvid uppgifterna överförs via en teknisk anslutning till den riksomfattande portalen som upprätthålls av undervisnings- och kulturministeriet, se https://forskning.fi/sv/ (forskningsdatalagret).
5.2.1 Datamaterial
Följande uppgifter om forskning och konstnärlig verksamhet kan registreras:
- vetenskapliga och konstnärliga publikationer (benämningar)
- verksamhet som sakkunnig inom forskning och konstnärlig verksamhet
- internationella besök som forskare, konstnär eller expert
5.2.2 Datasystemets namn
Uppgifter om Konstuniversitetets forskning och konstnärliga verksamhet registreras i forskningsdatabasen SoleCris.
5.2.3 Att göra en begäran om information
a) personer som har arbetat vid Konstuniversitetet kan granska sina egna uppgifter via Konstuniversitetets webbplats www.uniarts.fi/cris
b) Medborgarna kan titta på Konstuniversitetets forskningsdata via Konstuniversitetets webbplats www.uniarts.fi/cris
Bra at veta: Sökningen görs enligt anvisningarna på tjänstens sida.
5.3 Biblioteksdatasystemet (publiceringssystemet)
Publikationsinformation från forskning och konstnärlig verksamhet vid Konstuniversitetet registreras i universitetets biblioteksdatasystem. Systemet har en teknisk förbindelse till Konstuniversitetets Finna.
I biblioteksdatasystemet registreras forskarstuderandenas (doktorandernas) förutom doktorsavhandlingar och lärdomsprov inom konstnärlig forskning samt parallellregistreringar av separat publicerade vetenskapliga artiklar även lärdomsprov för dem som avlagt magisterexamen.
I biblioteksdatasystemet registreras dessutom andra publikationer och artiklar som hör till universitetets publikationsserier, undervisningsmaterial samt notmaterial, inspelningar och konsertinspelningar som klassas som specialmaterial.
Registreringsuppgifterna är offentliga, men publikationer som saknar webbpubliceringstillstånd (elektroniska filer) får inte nödvändigtvis användas i elektroniskt format via det öppna nätet, eftersom en del av filerna är begränsade att användas endast på terminalerna i Konstuniversitetets bibliotek; en del är tillgängliga endast för personer som loggat in med Konstuniversitetets användarkoder.
5.3.1 Datamaterial
Följande uppgifter kan registreras i Konstuniversitetets bibliotekssystem:
- namnet på den som har skrivit lärdomsprovet eller publikationen
- lärdomsprovets eller publikationens namn och bibliografiska förteckningsuppgifter
- lärdomsprov eller publikation (heltext, metadata)
- den elektroniska filens permanenta identifikation (URL, webbplatsens eller filens placering på internet).
Handlingar i pappersformat som registrerats i biblioteksdatasystemet förvaras i lokaler som är begränsade och låsta med passerkontroll. Handlingarna överförs till universitetets arkiv i enlighet med Konstuniversitetets informationshanteringsplan.
5.3.2 Datasystemets namn
De elektroniska uppgifterna i Konstuniversitetets biblioteksdatasystem har registrerats i det elektroniska publikationsarkivet Taju.
5.3.3 Att göra en begäran om information
Tillgång till färdiga doktorsavhandlingar, konstnärliga lärdomsprov och artiklar med anknytning till forskningen fås via Konstuniversitetets biblioteks webbplats.
Bra at veta: Sökningen görs enligt anvisningarna på tjänstens sida.
6. Avgifter för begäran om information
Information om en offentlig myndighetshandling fås i regel avgiftsfritt.
Informationen fås avgiftsfritt då
- informationen om en handling ges muntligt till exempel vid en förfrågan per telefon
- handlingen lämnas ut för att läsas eller kopieras på universitetet
- en offentlig handling som lagrats elektroniskt skickas per e-post, eller
- kunden eller myndigheten har en separat lagstadgad rätt att få uppgifterna avgiftsfritt (till exempel en handling som lagrats elektroniskt skickas till en part).
En förutsättning för avgiftsfriheten är att det är fråga om en sedvanlig begäran om handlingar enligt offentlighetslagen. En avgift tas aldrig ut för utlämnande av en handling när utlämnandet av den begärda handlingen omfattas av myndighetens rådgivnings-, samråds- eller informationsskyldighet.
Bra att veta: Som en sedvanlig begäran om en handling räknas en begäran om information där handlingen eller informationen kan sökas i universitetets elektroniska informationssystem med hjälp av handlingsklassificeringen eller handlingens identifikationsuppgift eller där de på annat sätt kan identifieras och hittas med hjälp av sökfunktionerna och där sekretessbelagda avsnitt enkelt kan tas bort.
Även om den information som ges till kunden i princip är offentlig, kan man ta ut arbetskostnader och en avgift som baserar sig på den använda tiden då begärandena om information kräver omfattande och särskilda åtgärder. En avgift tas dessutom ut för kopiering, scanning och postning samt annan hantering av fysiska handlingar.
Bra att veta: Det är fråga om en begäran om information som kräver särskilda åtgärder när den begärda handlingen är omfattande, materialet innehåller mycket sekretessbelagd information eller det krävs tid eller arbete att producera handlingen i den form som ska lämnas ut. Situationer som kräver särskilda åtgärder är dessutom sådana som kräver särskilda sök-, sållnings-, kombinations- och utskriftsegenskaper för automatisk databehandling. En avgift kan tas ut för informationssökning även när den begärda informationen inte hittas.
6.1 Prisbedömning och information till kunden om de avgifter som tas ut
När Konstuniversitetet får en begäran om information bedöms om uppgiften att söka och lämna ut information är avgiftsfri eller avgiftsbelagd samt den uppskattade arbetsmängden och det uppskattade priset. Det uppskattade priset meddelas till kunden. Uppgifterna kan inte lämnas ut förrän Konstuniversitetet har fått en bekräftelse på att den som skickat begäran vill ha uppgifterna trots att de är avgiftsbelagda.
Universitetet kan efter eget övervägande avstå från att ta ut avgiften för informationstjänsten om detta med beaktande av helhetssituationen är ändamålsenligt och skäligt.
Om du när du fått fakturan anser att det har skett ett fel när avgiften har bestämts kan du söka ändring i beslutet genom att göra ett skriftligt rättelseyrkande till Konstuniversitetet. Anvisningar för hur du begär omprövning följer med fakturan.
6.2 Kopior av betyg och begäranden om uppgifter från arkivet
Olika betygskopior är avgiftsbelagda. En officiellt bekräftad elektronisk eller fysisk kopia av studerandens examensbetyg, liksom kopior av betyg i stället för förlorade betyg, till exempel en lärares pedagogiska studier, studier vid öppna universitetet eller tidigare utfärdade arbetsintyg, är avgiftsbelagda.
Beskrivningen av handlingsoffentlighet gäller i första hand handlingar som en myndighet har tillgång till. Avgiftsbelagda tjänster är omfattande informationssökningar och specialuppdrag som gäller arkiverat material och som till exempel omfattar sökning av uppgifter och handlingar, scanning av publiceringsbara fotografier och handlingar samt avtal om användningsrätt.
6.3 Prislista och avgifter för begäran om information
En sedvanlig begäran om en handling enligt offentlighetslagen:
- avgiftsfri
En begäran om handlingar och information som kräver särskilda åtgärder:
- 40 €/h varje påbörjad timme, första halvtimmen avgiftsfri
Kopiering, scanning och postning av handlingar:
- A4- och A3-kopia eller scanning av handling 0,50 €/sida
- inbunden handling 1,50 €/sida/scanning
- behandlings- och expeditionsavgift 10 € + porto
Kopior av betyg
- 30 € inklusive behandlingsavgift och porto
Arkivets informationstjänst:
- 40 €/h varje påbörjad timme, första halvtimmen avgiftsfri
Övriga avgifter som tas ut för universitetets verksamhet:
- enligt förordningen (SRF 1082/2009)